Учет расчетов с подотчетными лицами

 

     Показатели таблицы 2.5 свидетельствуют об ускорении оборачиваемости оборотных средств предприятия в 2004 г. на 6,14 оборота или на 3 дня по сравнению с 2002 г. и ее замедлении на 13,19 оборота или на 4 дня по сравнению с 2003 г. Данное изменение оборачиваемости средств объясняется резким увеличением среднегодовых остатков оборотных средств в 2004 г.

     Важными показателями финансовой деятельности предприятия являются показатели его  ликвидности, платежеспособности и  финансовой устойчивости. Ликвидность  активов определяется как их способность превращаться в денежные средства, а платежеспособность – как способность предприятия своевременно и полностью рассчитываться по своим обязательствам.

     Анализ  платежеспособности подразумевает  расчет различных коэффициентов  ликвидности текущих активов. Основой  их расчетов является отношение оборотных  активов и краткосрочных обязательств.

     Платежеспособность  является внешним проявлением финансовой устойчивости организации. Показатели финансовой устойчивости показывают насколько  предприятие независимо с финансовой точки зрения.

     Анализ  показателей, характеризующих платежеспособность и финансовую устойчивость исследуемого предприятия, представлен в таблицах 2.6 и 2.7.

 

      

 

      Коэффициенты платежеспособности, рассчитанные в таблице 2.6 имеют значения ниже нормативных (0,1-0,2 – для коэффициента абсолютной ликвидности, 0,8-1,0 – для коэффициента быстрой ("критической") ликвидности и 1,5-2,0 – для коэффициента текущей ликвидности), следовательно, платежеспособность ООО "ИнТрансКарго" находится на низком уровне. Однако рост показателей к концу анализируемого периода является положительной тенденцией и свидетельствует об относительном повышении ликвидности текущих активов предприятия. Следует так же отметить, что коэффициент быстрой ("критической") ликвидности к концу 2004 г. достиг уровне нормативного.

     Коэффициенты  обеспеченности собственными оборотными средствами имеют отрицательные значения. Это говорит о том, что исследуемое предприятие не только не имеет собственных средств в обороте, но и использует часть краткосрочных заемных средств для финансирования своих внеоборотных активов, что является отрицательным моментом в его деятельности. Положительным моментом является то, что дефицит собственных оборотных средств с уровня 16 тыс. руб. в 2002 г. снизился до уровня 4 тыс. руб. в 2004 г.

     Относительные показатели, рассчитанные в таблице 2.7, свидетельствуют о высокой  степени финансовой устойчивости  исследуемого предприятия в 2002 и 2003 г.г. (значения всех финансовых коэффициентов (кроме коэффициента обеспечения  собственными источниками финансирования, который меньше 0,6) соответствуют  нормативным ограничениям: коэффициент  капитализации <0,7; коэффициент финансовой независимости >0,6; коэффициент финансирования >0,7; коэффициент финансовой устойчивости >0,6) и о резком ее снижении в 2004 г. В пределах нормативного (>0,7) осталось лишь значение коэффициента финансирования. Все это говорит об усилении зависимости предприятия от внешних источников финансирования.

 

      2.3. Организация учета и контроля  расчетов с подотчетными лицами

     на  предприятии 

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  в ООО "ИнТрансКарго" осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

     Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные  сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется  расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет  на служебную командировку оформляется  командировочным удостоверением (Приложение 7) и расходным кассовым ордером  после расчета бухгалтерией причитающихся  сумм.

     Служебная командировка – поездка работника  по распоряжению руководителя предприятия  для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы.

     Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока  командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в  оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     Указанные суммы на командировочные расходы  включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических  расходов над нормой их полностью  включают в себестоимость. Однако для  целей налогообложения затраты  на командировки принимаются в установленных  пределах.

     В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное  лицо отчитывается за полученные и  израсходованные суммы. С этой целью  им составляется авансовый отчет (Приложение 9) на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение (Приложение 10).

     После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

     Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета  по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и  оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные  сроки или не возвративших в кассу  предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы  данную задолженность.

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО "ИнТрансКарго" используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи (Приложение 11).

     Основанием  для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту  счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные  суммы; новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     Схема наиболее часто используемых в ООО "ИнТрансКарго" бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 2.3.  

        

     Рис. 2.3  Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с

               подотчетными лицами"

       Выдача денежных средств работнику  предприятия под отчет отражается  проводкой:

     ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы  предприятия.

     На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов:

     ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных  работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

     ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.

     Все подотчетные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчета работника с приложением  подтверждающих расходы документов.

     Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, подотчетные  суммы, невозвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

     ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных  сумм, не возвращенных работниками  в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые  отчеты);

     ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных  сумм из заработной платы;

     ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности  удержать эти суммы из заработной платы работника.

     В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

     Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

     В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами", проводимого  в исследуемом предприятии.

     Таблица 2.8

Анализ  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами " за декабрь 2004 г., руб.

        

 

      Глава 3. Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными

     лицами  в ООО "ИнТрансКарго" 

     3.1. Анализ и прогноз расчетов  с подотчетными лицами с применением

          экономико-математических методов 

      Математическое  моделирование экономических явлений  и процессов является важным инструментом экономического анализа. Оно дает возможность  получить четкое представление об исследуемом  объекте, охарактеризовать и количественно  описать его внутреннею структуру и внешние связи. Модель – условный образ объекта управления (исследования). Модель конструируется субъектом управления (исследования) так, чтобы отобразить характеристики объекта – свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т. п., существенные для цели управления (исследования). Содержание метода моделирования составляют конструирование модели на основе предварительного изучения объекта и выделения его существенных характеристик, экспериментальный или теоретический анализ модели, сопоставление результатов с данными об объекте, корректировка модели /25, с. 106/.