Учет расчетов с подотчетными лицами

 

      1. Исходным пунктом методики прогнозирования  является расчет затрат на  производство продукции или оказание  услуг; при этом:

      - затраты на сырье и материалы  (З_см) рассчитываются исходя из фактической их величины в декабре месяце, а также кумулятивных темпов расширения производства и изменения цен на сырье:

      З_см = 81,6×1,015×1,015×1,075×1,075 = 97,1 тыс. руб.

      - величина прочих расходов (З_пр) рассчитывается исходя из фактических данных декабря, а также кумулятивных темпов расширения производства и инфляции:

      З_пр = 18,8×1,015×1,015×1,05×1,05 = 21,3 тыс. руб.

      2. Выручка от реализации (ВР) планируется исходя из общей суммы затрат и условия (2), в соответствии с которым их доля должна составить 80%:

      ВР = (97,1 + 21,3)/0,8 = 148 тыс. руб.

      3. Величина налогов и прочих  отчислений от прибыли (НП) составляет 35% планируемой валовой прибыли:

      НП = (148 – 97,1 – 21,3)×0,35 = 10,4 тыс. руб.

      4. Раздел 2 таблицы заполнен исходя  из условия (3). Так, в феврале  будет закуплено сырье в размере  мартовской потребности, и в  то же время произойдет оплата  сырья, закупленного в январе, но потребленного и оплаченного  в феврале.

      5. Поступление денежных средств  рассчитывается исходя из условия  (1); таким образом, для февраля  соответствующие составляющие дохода  рассчитываются следующим образом:

20% реализации  текущего месяца за наличные = 148×0,2 = 29,6 тыс. руб.

70% реализации  в кредит прошлого месяца = 136,3×0,8×0,7 = 76,3 тыс. руб.

30% реализации  в кредит позапрошлого месяца = 25,6×0,8×0,3 = 30,1 тыс. руб.

      6. Отток денежных средств рассчитывается  исходя из обычной логики расчетов  и условий (3) и (7).

      7. Сальдо денежного потока (С_дп) рассчитывается как разность между поступлением и оттоком денежных средств:

      С_дп = 136 – 128,8 = 7,2 тыс. руб.

      8. Остаток денежных средств на  конец месяца (О_дк) рассчитывается суммированием остатка денежных средств на начало месяца и сальдо денежного потока за истекший месяц:

      О_дк = 16,9 + 7,2 = 24,1 тыс. руб.

      9. Целевое сальдо денежных средств  (ЦС) рассчитывается по условию (5):

      ЦС = 18×1,05 = 18,9 тыс. руб.

      10. Излишек (недостаток) денежных средств  (ИН) рассчитывается вычитанием величины целевого сальдо из остатка денежных средств на конец месяца:

      ИН  = 24,1 – 18,9 = 5,2 тыс. руб.

      11. По результатам анализа можно  сделать следующие выводы:

      - положение с денежным потоком  на предприятии благополучное  – лишь в марте наблюдается  превышение оттока денежных средств  над их поступлением, причина  этого состоит в расходах по  приобретению оборудования;

      - для того чтобы поддерживать  требуемый целевой остаток денежных  средств предприятие вынуждено будет прибегать к краткосрочным кредитам; величина требуемой краткосрочной ссуды составляет: в январе – 1,1 тыс. руб., в марте – 12,8 тыс. руб., в апреле – 5,4 тыс. руб.

      Заканчивая  рассмотрение примера, отметим, что  приведенная методика не является единственной и бесспорной. Она может быть существенно  усложнена. Будучи достаточно трудоемкими  при ручной обработке информации, эти расчеты достаточно легко  могут быть формализованы и выполнены  в среде электронных таблиц, например, с помощью пакета типа Microsoft Excel. Кроме того, не следует смущаться отсутствием пресловутой "точности расчетов", равно как и наличием определенной условности в формализации модели. Подобные условности являются неизбежным спутником любых расчетов прогнозного характера. Важно помнить о том, что в такого рода расчетах нужна не точность, а выявление тенденций, при этом сами методики и получаемые в результате их применения результаты являются лишь некоторой "материальной" основой для принятия управленческих решений финансового характера.

 

      3.2. Рекомендации по автоматизации  расчетов с подотчетными лицами

          на предприятии 

    Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых  расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

    - правильно произвести арифметические расчеты;

    - обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

    - осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

    - производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

    - обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды;

    - соблюдения законодательства в учете;

    - формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.

    Прикладные  программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых  пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства "1С ", "БЭСТ", "ФинЭко" и др.

    Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным  требованиям и обеспечивать получение  всей необходимой для целей управления информацией.

    На  рынке Воронежской области представлены следующие виды компьютерных программ:

    - компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С", официальный распространитель данных программ фирма "ОркомТрейтинг";

    - компьютерные бухгалтерские программы семейства "БЭСТ", распространением данных программ занимается фирма "ВИТ;

    - компьютерные бухгалтерские программы семейства "ФинЭко", распространителем данных программ занимается фирма "АспектСПб".

    Помимо  перечисленных программных продуктов  есть еще некоторые: "Галактика", "Инфо-Бухгалтерия" и "Турбо-Бухгалтер", однако они получили меньшее распространение в Воронежской области. Большинство предприятий используют компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С" и "БЭСТ", либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.

    Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "ИнТрансКарго", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

    Система БЭСТ-ОФИС является простым и мощным инструментом учета, планирования и  анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы  является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных  средств единственный путь к стабильному  развитию предприятия – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.

    Комплекс БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

    Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

    БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки  системы не требуется приобретать  и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в  поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.

    Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных  управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений.

      Для установки системы требуется  IBM PC-совместимый компьютер со следующими характеристиками:

    - процессор Pentium-100 или более мощный (например: Pentium 11-300);

    - устройство для чтения компакт-дисков (для установки системы);

    - объем оперативной памяти не менее 64 Мб;

    - пространство на жестком диске рабочей станции для установки и последующей работы не менее 140 Мб;

    - монитор стандарта SVGA; рекомендуемые параметры работы монитора: разрешение 800x600, цветовая палитра High Color 16 бит (рекомендуется True Color 24 бит), мелкий шрифт;

    - мышь;

    - наличие Microsoft Internet Explorer 5.0 и Microsoft Excel 8.0 или выше.

    Система БЭСТ-ОФИС работает в русифицированных версиях операционных систем Windows'98(SE)/ME/NT4(SP6)/2000(SP2)/XP. При работе в сети может использоваться MS Network на основе перечисленных ОС, а также Novell Netware 3.12 и выше.

    После запуска системы на экране появляется главное окно программы, которое  представляет собой стандартное  окно Windows и имеет заголовок (в верхней части), строку состояния (в нижней части) и рабочую область, содержащую элементы системы БЭСТ-ОФИС.

    Рабочая область системы включает в себя меню, панель инструментов, панель навигации  и рабочее окно. При работе со справочниками партнеров и номенклатуры рабочее окно включает в себя дерево групп и окно реестра, при работе в остальных режимах – только окно реестра. Здесь можно работать одновременно в нескольких подсистемах не закрывая их, при этом легко перемещаться из одной в другую. Большой плюс и в том, что система очень наглядная и проста в пользовании, то есть не вызывает потребностей в специальном обучении (для пользования, но не для настройки программного продукта). Интерфейс системы БЭСТ-ОФИС состоит из:

    - Меню системы и панель инструментов – меню системы представляет собой стандартное меню Windows;

      - Панель навигации – панель навигации предназначается для быстрого перемещения по уровням БЭСТ-ОФИС;

    - Дерево групп – окно Дерево групп служит для отображения структуры реестров, которые допускают создание групп документов и могут быть представлены в иерархическом виде;

    - Рабочее окно системы – содержимое рабочего окна зависит от положения указателя на панели навигации.

    В основу построения системы положен  принцип раздельного ведения  оперативного, бухгалтерского, управленческого  и налогового учета. Под оперативным  учетом в БЭСТ-ОФИС понимается система  регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также исключить дублирование ввода данных. Виды учета представлены в таблице 3.2.