Учет расчетов с подотчетными лицами

     Содержание 

      Введение 

     В соответствии с Российским законодательством  каждая организация обязана вести  бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных  процессах и финансовых результатах  деятельности предприятия.

     Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию  имущества, денежных средств, осуществлению  инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений.

     Администрации важно оперативно контролировать ход  хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать  негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает  необходимость своевременного получения  качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

     Денежные  средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все  сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации  важно четко представлять, как  правильно должен быть поставлен  бухгалтерский учет денежных средств  и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

     Всем  выше изложенным определяется важность и актуальность выбранной для  написания настоящей выпускной  квалификационной работы темы: " Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами на предприятии".

     Основной  целью проводимого в настоящей  работе исследования явилось изучение организационных основ бухгалтерского учета, анализа и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

     - на основании действующих в  настоящее время правил и положений  рассмотреть порядок документального  оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

     - на примере конкретного предприятия изучить систему его управления, имущественное положение и основные показатели финансово-хозяйственной деятельности, существующую на предприятии систему бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

     - по результатам проведенного исследования наметить основные направления совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами: рассмотреть методику анализа и прогнозирования расчетов с подотчетными лицами с применением экономико-математических методов; дать рекомендации по автоматизации указанных расчетов.

     Объектом  практического исследования в выпускной квалификационной работе выбрано одно из действующих предприятий г. Воронежа, а именно, Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго", специализирующееся на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов.

     При подготовке к выполнению выпускной  квалификационной работы были изучены  и использованы законодательные  и нормативные акты Российской Федерации  в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания и практические материалы исследуемой организации.

Глава 1. Учет и контроль расчетов с  подотчетными лицами 

      1.1. Расчеты с подотчетными лицами 

      В работе каждого предприятия часто  возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными  деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе  розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам  и т. д. В таких ситуациях работнику  предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

     Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы  по командировкам для осуществления  оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые  они могут быть выданы, установлены  Инструкцией Центрального Банка  Российской Федерации.

      Основные  принципы, которые необходимо соблюдать  каждой организации при работе с  подотчетными средствами, установлены  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций /9/.

      В соответствии с пунктом 11 Порядка  ведения кассовых операций, предприятия  выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

      Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

      Указанные суммы на командировочные расходы  называются нормированными и включаются в себестоимость продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

      Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или  служб в зависимости от целевого назначения командировки.

      На  каждом предприятии ведется специальный  журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

     Выдача  подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

     На  основании доверенности и счета  на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает документы в бухгалтерию.

     Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером на основании  заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов.

     Нормы и порядок возмещения расходов при  направлении работников предприятия  для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения  квалификации, а также за подвижной  и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых  работ, за постоянную работу в пути установлены соответствующим постановлением Министерства труда Российской Федерации.

     Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходов по проезду к  месту служебной командировки и  обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации  №122 в 1992 г. с учетом  более поздних  указаний Министерства Финансов РФ (например, Приказ МФ РФ от 06.07.2001 №49-н "Об изменении  норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации"), которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

     В настоящее время в состав командировочных  расходов включаются:

     - проезд работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

     - наем жилого помещения. По этой  статье расходов подлежат возмещению  также расходы работника на  оплату дополнительных услуг,  оказываемых в гостиницах (за  исключением расходов на обслуживание  в барах и ресторанах, расходов  на обслуживание в номере, расходов  за пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

     - суточные или полевое довольствие  в пределах норм, утверждаемых  Правительством Российской Федерации; 

     - оформление и выдачу виз, паспортов,  ваучеров, приглашений и иных  аналогичных документов;

     - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода,  транзита автомобильного и иного  транспорта, за пользование морскими  каналами, другими подобными сооружениями  и иные аналогичные платежи и сборы при наличии оправдательных документов.

     Во  время пребывания работника в командировке он продолжает получать заработную плату.

     Кроме того, предприятие имеет возможность  в порядке исключения производить  дополнительные выплаты, связанные  с командировками, сверх норм. Но для целей налогообложения эти  выплаты учитываются в пределах норм; кроме того, сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом  на доходы у работника.

     Нормы возмещения расходов в иностранной  валюте работникам, находящимся в  краткосрочных командировках за границей, определены соответствующим  постановлением Правительства Российской Федерации и зависят от конкретной страны, в которую направляется работник.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия авансовый отчет  с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.