ВВЕДЕНИЕ

 

      Разнообразие  участников расчетных отношений  и форм расчетов между ними создает предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных операций и поэтому требует постоянного контроля за их проведением и отражением в учете.

      Повседневная  практическая  деятельность предприятия предполагает различные расходы и не всегда расчеты можно осуществить непосредственно из кассы или расчетного счета. В таких случаях выдаются авансы наличными деньгами под отчет должностным лицам, которые и осуществляют платежи.

      В основном авансы выдаются на хозяйственные, командировочные и представительские расходы. Эти расходы являются одной из составляющих производственной себестоимости продукции, поэтому контроль за их осуществлением и отражением в учете является  важным моментом при проведении ревизии, а изменчивость состояния национальной экономики требует постоянного внимания ревизора к проверке изменяющихся условий расчета.

      Заключение  контрактов и их выполнение связано  с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно вызывает необходимость в командировках, расширении внешнеэкономических связей и установлении более тесных контактов с партнерами из стран ближнего и дальнего зарубежья. Возросла потребность и в командировках за границу, по тем же причинам более актуальными стали вопросы по совершению представительских расходов.

     Цель  работы – изучение методики проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами, разработка предложений по совершенствованию проведения проверки.

      Актуальность  темы предопределила постановку и решение следующих задач:

• рассмотреть виды расчетов, для осуществления которых выдаются под отчет наличные деньги;
• изучить методику проведения контроля за соблюдением порядка  выдачи сумм в подотчет;
• изучить организацию проверки своевременности представления авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм;
• рассмотреть методику проверки оформления первичных документов;
• исследовать организацию проверки целесообразности и законности использования подотчетных сумм и их списания;
• изучить организацию проверки отражения операций по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

      В качестве объекта исследования выбрано  общество с ограниченной ответственностью «Грибная страна». Данное предприятие осуществляет свою деятельность с 2009 года и является преемником  СООО «Агрикусс», которое выращивает шампиньоны с 2002 года. В настоящее время, данное предприятие является одним из крупнейших предприятий в Республике Беларусь по производству свежего культивированного гриба шампиньона. Производственное помещение имеет общую посадочную площадь 10 000 м². Производственные мощности предприятия в настоящее время позволяют выращивать до 850 тонн грибов в год.

      ООО "Грибная страна" реализует грибы по всей территории Республики Беларусь, во все торговые сети, гипермаркеты и магазины. Также предприятие осуществляет поставки на территорию Российской Федерации.

      Что касается организационной структуры, то высшим органом управления ООО «Грибная страна» является генеральный директор. Деятельность  Общества осуществляется на основе Устава ООО «Грибная страна». Среднесписочная численность работников составляет 101 человек.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Значение, задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами

 
 

      В процессе функционирования предприятия  возникают хозяйственные связи, оформляемые и закрепляемые контрактами (договорами), согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей (работ, услуг), а другое – их получателем (потребителем), а значит и плательщиком. Эти расчеты производятся, как правило, в безналичной форме.

      При невозможности произвести расчеты  непосредственно из кассы или  расчетного счета выдаются авансы наличными  деньгами под отчет соответствующим  должностным лицам, которые и осуществляют платежи. Это могут быть авансы на командировочные, административно-хозяйственные (приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств и т.п.), представительские расходы и др.  Также  расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы, например, лимитированную чековую книжку и т.п., а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий уполномоченных предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе и филиалов.

      Разнообразие  участников расчетных отношений  и форм расчетов между ними создают предпосылки для нарушений при осуществлении расчетных  операций и поэтому требуют постоянного контроля за их проведением и отражением в учете.

      Операции  с подотчетными суммами, как и  кассовые операции, ведутся практически  всеми субъектами хозяйствования. Расчеты с подотчетными лицами не очень разнообразны, но носят массовый характер. Поэтому данный этап проверки достаточно трудоемок.

      Основной  целью ревизии расчетов с подотчетными лицами является установление правильного  целевого использования подотчетных  сумм, выявление и локализация  незаконных и хозяйственно нецелесообразных расходов.

      Как уже указывалось выше, важность правильности учета операционно-хозяйственных и командировочных расходов связана с включением данных расходов в себестоимость продукции, выпускаемой предприятием. А инфляция и рост цен вынуждают бухгалтера постоянно следить за изменением норм оплаты командировочных, представительских расходов, за изменением базовой величины и тарифных ставок.

      Исходя  из вышесказанного, можно выделить следующие основные задачи ревизии расчетов с подотчетными лицами:

• контроль за обоснованностью выдачи средств подотчет;
• правильное и своевременное оформление первичных документов: расходных кассовых ордеров, командировочных удостоверений, авансовых отчетов и др.;
• систематический контроль за целевым использованием и целесообразностью расчетов по расходам через подотчетных лиц;
• своевременное получение точных данных об остатках средств  в подотчете;
• проверка своевременности удержаний и налогообложения сумм, вовремя не погашенных;
• контроль за расчетом командировочных расходов в соответствии с изменениями нормативно-правовой базы;
• проверка правильности отнесения расходов к представительским, соблюдение их норм оплаты;
• правильное и своевременное отражение в учете произведенных расходов;
• контроль за целесообразностью и законностью использования подотчетных сумм и их списания и др.

      Проверка  операций по расчетам с подотчетными лицами осуществляется специалистами Министерства труда и социальной защиты, Министерства по налогам и сборам, обслуживающим банком, аудиторами и специалистами ведомственного контроля. [14, c.277] Схематично ее можно представить следующим образом (рисунок 1). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

  
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 
 

  
 
 
 
 

      

        

      

        
 
 

      Рисунок 1 – Проверка операций по расчетам с подотчетными лицами 

2 Нормативно-правовое регулирование и информационное обеспечение ревизии расчетов с подотчетными  
 

      Основными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы учета командировочных расходов, являются:

     По  командировкам в  пределах территории Республики Беларусь:

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35, в которой определяются условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь. [11]
• Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 №197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», в котором установлены размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь: суточных и по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.[21]

     По  командировкам за границу:

• Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировкам за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, в которой определяются гарантии и компенсации работников, направляемых в служебную командировку за границу; [12]
• Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 №7, в этом документе утвержден список стран и нормы командировочных расходов в валюте страны командирования. [20]

     Общими  для командировок за рубеж и в  пределах территории РБ являются следующие  документы:

• Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18.10.1994 №3321-XII. Данный Закон определяет правовые  и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливает требования, предъявляемые к составлению и представлению бухгалтерской отчетности в Республике Беларусь. Действия настоящего Закона распространяется на юридические лица, зарегистрированные на территории Республики Беларусь, филиалы и представительства,  в том числе иностранных организаций, хозяйственные группы, простые товарищества, государственные органы,  а также на индивидуальных предпринимателей. [16]
• Постановление Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.10.2008г. № 210/161/151 «Об утверждении Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)», регулирующие порядок отнесения на себестоимость командировочных, представительских и операционно-хозяйственных расходов; [23]
• Трудовой кодекс Республики Беларусь (с изменениями и дополнениями по состоянию на 31.12.2009г.), регулирующий права и обязанности работодателя и работника, направляемого в командировку. [33]

     Основными документами, регулирующими контрольно-ревизионную деятельность в Республике Беларусь, является:

• Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 №510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь», который определяет порядок организации и проведения проверок, содержит перечень контролирующих (надзорных) организаций и сфер их контрольной (надзорной) деятельности; [19]
• Указ Президента Республики Беларусь от 22.06.2010 №325 «О ведомственном контроле Республике Беларусь» содержит перечень государственных органов и иных государственных организаций, республиканских государственно-общественных объединений, их структурных подразделений (подчиненных организаций), осуществляющих ведомственный контроль. [17]

     Операции  по расчетам с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами  учета, такими как кассовые операции, расчеты с поставщиками и подрядчиками, учет движения материальных ценностей и др. В связи с этим круг документов, которые необходимо проверить при ревизии расчетов с подотчетными лицами, достаточно широк.