Учет расчетов с подотчетными лицами

     Объектами контроля являются расчеты предприятия  с каждым подотчетным лицом.

     Источниками информации для проверки расчетов с  подотчетными лицами являются первичные  учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных  средств, авансовые отчеты, учетные  регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др.

     Контроль  расчетов с подотчетными лицами может  быть организован в два этапа. На первом этапе выполняется подтверждение  целесообразности расходов, произведенных  подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами.

     В процессе реализации первого этапа  проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем.  В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам. В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами. В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки) сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам.

     Покрываются за счет собственных средств предприятия также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования (оформленной на домашний адрес) и т. п.

     Особое  внимание должно быть обращено на такие  операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные  материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции  израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.

     Обоснованность  произведенных через подотчетное  лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия; программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи и др.

     При проверке правильности корреспонденции  счетов по изучаемым хозяйственным  операциям важно исследовать  также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и др.), затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.), денежных средств (50 "Касса") и расчетов (60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др.). Дебетовые обороты по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" сверяют с суммами по кредиту счета 50 "Касса".

     Проверяя  организацию аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые  выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.

     Достоверность записей по данному разделу учета  подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным  лицам, в аналитическом учете  с суммами сальдо и оборотов по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Необходимо  учесть, что невозвращенные в установленные  сроки неизрасходованные подотчетные  суммы считаются доходом работника  и облагаются налогом на доходы с  физических лиц.

     Обнаруженные  в ходе проверки ошибки и нарушения  регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние  на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц.

     Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

     - отсутствие первичных учебных  документов или их неполное  оформление;

     - ненадлежащее ведение учета (неправильная  корреспонденция счетов, недостаточность  аналитического учета, формальное  проведение инвентаризации расчетов  и т. п.);

     - несоблюдение порядка выдачи  денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм (нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др.).

     Следует обратить внимание на то, что пунктом 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) /6/ установлено требование формирования учетной политики организации исходя из предположения временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании изложенного, даты, проставленные  на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных  работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними (или по крайней мере такими же), чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм.

     Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

     - в первом случае – о недостоверности  первичных документов, подтверждающих  расходование подотчетных сумм;

     - во втором – о возмещении  организацией затрат своих работников. 

 

      Глава 2. Учет и контроль расчетов с  подотчетными лицами

     в ООО "ИнТрансКарго" 

     2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия 

      Общество  с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго" создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Коминтерновского района г. Воронежа в 2000 году.

      ООО "ИнТрансКарго" является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора (Приложение 1) и Устава общества (Приложение 2) . ООО "ИнТрансКарго" специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Воронеж, ул. Газовая, 25/4.

      Высшим  органом управления ООО "ИнТрансКарго" является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1). 

        

      Рис. 2.1 Схема управления деятельностью ООО "ИнТрансКарго"

      Руководство текущей хозяйственной деятельностью  ООО "ИнТрансКарго" осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

      Заместитель директора руководит коммерческой деятельностью, решает вопросы организации  грузоперевозок и их экспедиционного  обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

      Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии  ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

      В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2.2).