Учет расчетов с подотчетными лицами

Оглавление

 

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работникам, организации, получающие денежные средства на указанные нужды для целей бухгалтерского учета называются подотчётными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами имеют месть практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны, поскольку включают в себя приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на служебные командировки по территории Российской Федерации и за границу и другие расходы.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  на каждом предприятии. В условиях функционирования предприятий, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами, производства работ в разных точках страны, а так же необходимость использования наличных денежных средств, актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение теоретических основ расчетов с подотчетными лицами, оценка состояния учета расчетов на примере конкретной организации порядок учета и разработка предложений по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

 Для решения цели  работы мною были поставлены следующие задачи:

1. Раскрыть сущность и значение расчетов с подотчетными лицами
2. Описать операции  предприятия с подотчетными лицами
3. Изучить виды расходов по расчетам с подотчетными лицами
4. Дать организационно-экономическую характеристику организации
5. Изучить нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
6. Разработать предложения и рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

Объект исследования – ЖСК «Сигнал» г.Ульяновск. Предметом исследования данной курсовой работы является система организации учета расчетов с подотчетными лицами

Методологической основой  написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению  бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ЖСК «Сигнал» 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ГЛАВА 1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ОПЕРАЦИЙ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выдаются из кассы денежные средства для оплаты приобретаемых им за наличный расчет материалов, работ (услуг) с условием представления отчета об их использовании.

В бухгалтерском учете  расчеты с подотчетными лицами ведется на счете 71-счет активно-пассивный по отношению баланса. По дебиту отражается сальдо дебитовой задолженности перед организацией, оборот по дебиту отражает сумму выданного аванса под отчет. Сальдо начальное по кредиту отражает сумму перерасхода авансового отчета, т.е. кредиторская задолженность перед работником организации. Оборот по кредиту означает утверждение расходов подотчетным лицам и их принятия. В отчетности сальдо по счету 71 отражается развернуто. Аналитический учет ведется учет ведется по каждой сумме выданной в под отчет. Для получения синтетических данных по счету 71 суммы расходы по авансовым отчетам показываются в журнале-ордере №7  и ведомость № 7.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет, размер аванса, сроки, а которые выданы на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам установлены в Положение « О порядке введение кассовых операций монетами и банкнотами банка России от 12.10.2011г. [3,с.4].

Оправдательным документом о целевом использовании полученных в под отчет сумм является авансовые отчеты, форма АО-1. К авансовому отчету прикладываются  первичные документы, подтверждающие целевое использование полученных средств (счета гостиницы, проездные документы, счета фактуры, накладные, товарные чеки, акты выполненных работ и т.д.)

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма разнообразны. К ним могут относиться следующие  расходы:

1. приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
2. оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. расходы на служебные командировки по территории Российской Федерации и за границу и другие расходы.

Тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими  в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Приказом или распоряжением руководителя учреждения утверждаются список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм (кроме сотрудников, направляемых в командировку). Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто  бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои обязанности. В приказе должны быть перечислены не только подотчетные сотрудники, но и какую сумму каждый из них может получить авансовые отчеты в бухгалтерию.

При выдачи денежных средств  организация обязана:

1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который он выдается;
2. получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее 3х рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
3. выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
4. запретить передачу подотчетных денежных средств о одного работника другому;
5. определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет должны соблюдать правила работы с наличностью [12, с.7.].

Если возникает необходимость  в выдаче наличных денег лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывается фамилия и должность сотрудника, срок на которой ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных лиц, необходимо под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Причем при наличии  задолженности за подотчетным лицом  по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств в под отчет не допускается.

1.2.Виды расходов по расчетам  с подотчетными лицами

 

В организациях наличные денежные средства в основном выдаются на 2 основных группы расходов:

1. хозяйственно-операционные расходы
2. командировочные расходы

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды обычно подразумевают расходы учреждения по приобретению канцелярских  или хозяйственных товаров, материальных ценностей, на оплату мелкого ремонта.

Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо действует от имени учреждения, следовательно,  должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.07г.  №1843-У «О предельном размере расчете наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» равен 100 000 руб. по  одной сделке.  При нарушении установленного лимита расчетов учреждение может быть оштрафовано. Причем сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб. и налагается на организацию, от имени которой выступает подотчетное лицо. За это нарушение административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. может быть наложен на руководителя организации.

На практике возникает  ситуация, когда подотчетное лицо в действительности не являются таковыми, т.к. фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения – подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что: средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный «подотчет наоборот». Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.

Следующим видом расходом, на осуществление которых производится выдача денежных средств в наличной форме, являются расходы на служебные  командировки. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следует отметить, что  согласно Положению «об особенностях направления работников в служебные  командировки», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 поездка работников в территориально обособленное подразделение также является служебной командировкой.

Трудовым Кодексом предусмотрено, что руководитель учреждения не вправе отправить в служебную командировку следующих работников:

1. беременных женщин (ст. 259 ТК РФ)
2. женщины имеющих детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии,

если это не запрещено  медицинскими рекомендациями.

3. сотрудников, не достигших возраста 18 лет, за исключением творческих работников СМИ, театров, концертных организаций и т.д.
4. сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) [1, c.3613].

С 1.01.2009г. суточные, выплаченные командировочным сотрудникам, можно будет списывать на расходы в полном объеме, без ограничений.

Размеры компенсационных  выплат зависят от места командировки. По этому основанию законодательство РФ выделяет 2 вида командировок в переделах РФ и в зарубежные страны.

В случае направления  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом.Предприятиям, направляющим работников в служебные командировки за границу следует обеспечивать командируемых работников необходимыми средствами в иностранной валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения. [11, c.336]

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются  суточные, также  возмещаются расходы:

-по проезду;

-провозу багажа;

-по найму жилого  помещения;

-на получение загранпаспорта  и виз;

-расходы на оформление  обязательной медицинской страховки;

-иные обязательные  платежи, сборы

Краткосрочной считается  командировка, если подотчётное лицо находится за границей не более 60 дней.[11, c.338]

С 1.01.08 размер суточных составляет 2500 рублей.  Работникам, выехавшим за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.[12,c.439]

Валюта и форма расчетов с подотчетным лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между руководителем организации и подотчетным лицом. В случае неполного использования подотчетным лицом  полученного аванса в наличной иностранной валюте для опалы командировочных расходов задолженности погашаются им путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты, дорожных чеков.[13,с.128].