Учет расчета с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ведение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций  выбранная тема курсовой работы актуальна.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:

1.своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Любая организация  во время осуществления своей  деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от 06.12.10 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению». В бухгалтерском учете организации, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Цель данной работы – рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами, т.е. отражение в учете и основные бухгалтерские проводки.

Задачи работы:

1. изучить теоретический  материал, действующие в настоящее  время нормативные акты в сфере  учета расчетов с подотчетными  лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

2.осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

Методологической  основой написания курсовой работы являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, учебная литература и периодические издания.

 

 

 

 

 

1.  Сущность и содержание учета  расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными  лицами считаются работники организации, которые получили денежные средства (авансы) на командировочные расходы  и прочие нужды. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы, строго регламентированы. В нашем случае уместно будет рассмотреть бухгалтерскую сторону этого вопроса, т.е. отражение в учете и основные бухгалтерские проводки.

Командировка - это выезд работника за пределы  предприятия в другую местность  по решению органа управления с целью  выполнения определенного задания, поручения, работы и т.д. Деятельность постоянно разъездного характера  командировкой не считается. Срок командировки определяется руководителем организации и учитывает требования действующего законодательства.

В специальном  командировочном удостоверении  проставляются отметки о днях прибытия и убытия из места командировки. По ним же определяют фактическое  время пребывания в месте командировки.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить письменный доклад о результатах командировки и авансовый отчет об израсходованных  денежных суммах.

Денежные средства, выдаваемые на хозяйственные нужды, разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы. При предоставлении авансовых отчетов подотчетные лица прикладывают все оправдательные документы.

Неизрасходованные суммы денег сдаются в кассу. Новый аванс выдается подотчетному лицу лишь только после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчеты утверждает руководитель.

1.1 Выдача  и учет подотчетных сумм.

         Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:

• хозяйственные  нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);

• командировочные  расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.

Не допускается  выдача подотчетных сумм в счет денежного  довольствия (заработной платы), за исключением  разрешенных к выдаче сумм (аванс в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения.

Авансы под  отчет могут выдаваться только лицам, работающим в данном учреждении. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Размеры выдаваемых под отчет сумм определяются:

на расходы  при командировках – из расчета  причитающихся командируемому лицу за время командировки норм возмещения расходов по найму жилых помещений, проезду, суточным и оплате иных расходов;

на разовые  закупки материальных ценностей  – в размере действительной потребности, если закупаемые материальные ценности не могут быть оплачены безналичным  порядком, с соблюдением установленных  законодательством РФ ограничений предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке.

При выдаче средств  на текущие хозяйственные, почтово-телеграфные  и прочие расходы их размер может  определяться в размере действительной потребности, но не свыше размера, определяемого руководителем учреждения. При этом под отчет соответствующие суммы рекомендуется выдавать при условии, что соответствующие расходы не могут быть оплачены безналичным порядком. Также должны быть соблюдены установленные законодательством РФ ограничения предельного размера расчетов наличными денежными средствами.

На заявлении  о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий  счет аналитического учета счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии (или наличии) у подотчетного лица задолженности по предыдущим авансам. 

Согласно п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет  производится из касс предприятий, при  временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы  организации оформляется расходным  кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

Стоит отметить , что передача выданных под отчет  наличных денег одним лицом другому запрещается.

В пункте 11 прядка проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к  прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

• проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно - оздоровительными объектами);

• суточные или  полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации. Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации» в пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации  норма расхода на выплату суточных установлена в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

• оформление и выдачу виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Следует учесть, что выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. На сумму выданных под отчет денежных средств счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

 

1.2. Нормативно  – законодательное регулирование  учета расчетов с подотчетными  лицами

1.2.1 Служебные командировки

Под служебной командировкой понимается поездка(и) работника(ов) по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебных поручений вне мест(а) своей постоянной работы (вне месторасположения организации) (ст. 166 ТК РФ). Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Порядок и условия направления работников в служебные командировки устанавливаются Правительством РФ (ст 166 ТК РФ).

Гарантии    работникам    организации    при    направлении    их    в    служебные командировки,     а     также     возмещение     расходов,     связанных    со   служебными командировками, регулируются  статьями 167 и 168 ТК РФ.

При направлении  сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.06 № 1:

- приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в  командировку (унифицированная форма  №Т-9(9а)).Он применяется для оформления  и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняется работником  кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом;

- командировочное  удостоверение (унифицированная  форма №Т-10). Она является документом, удостоверяющим время пребывания  в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него)и выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

- служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма №Т- 10а), он применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Все вышеуказанные  документы необходимо оформлять  и заполнять в соответствии с  требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок    возмещения    расходов,    связанных   со    служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути, работа которых имеет разъездной характер, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, предусматривается статьей 168.1 ТК РФ.