Учет расчетов с подотчетными лицами

      В экономическом анализе используются главным образом математические модели, описывающие изучаемое явление  или процесс с помощью уравнений, неравенств, функций и других математических средств. Различают математические модели с количественными характеристиками, записанными в виде формул; числовые модели с конкретными числовыми  характеристиками; логические, записанные с помощью логических выражений, и графические, выраженные в графических  образах. Модели, реализованные с  помощью электронно-вычислительных машин, называют машинными, или электронными.

      Экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны и  связи изучаемого объекта. Процесс моделирования можно условно подразделить на три этапа:

      1) анализ теоретических закономерностей,  свойственных изучаемому явлению  или процессу, и эмпирических  данных о его структуре и  особенностях; на основе такого  анализа формируются модели;

      2) определение методов, с помощью  которых можно решить задачу;

      3) анализ полученных результатов  /25, с. 107/.

      Планирование  показателей на основе расчета экономико-математических моделей в общем виде складывается из нескольких этапов (рис. 3.1). 

        

      Рис. 3.1  Этапы планирования показателей  при использовании 

               экономико-математических моделей  

      Применение  экономико-математических моделей (ЭММ) предполагает разработку многих плановых показателей и выбор из них оптимального, обеспечивающего решение плановой задачи и достижение поставленных целей. Такой подход на уровне организации углубляет процесс планирования и повышает его научный уровень. С помощью ЭММ может производиться разработка плана по таким показателям хозяйственной деятельности организации, как доходы, издержки производства и обращения, производственные и товарные запасы, прибыль, потоки денежных средств, в том числе по расчетам с подотчетными лицами, и другие.

      Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов  производства или обращения, но и  от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

      В свою очередь ритмичность платежно-расчетной  дисциплины зависит не только от выбора формы расчетов, являющихся, как  известно, основным способом оплаты поставляемой продукции или оказываемых услуг, но и от взаимной увязки денежных оттоков  и притоков. Упрощенно эту увязку можно представлять как синхронное движение средств по счетам кредиторов и дебиторов – денежные средства, поступившие от дебиторов в погашение поставленной им продукции или оказанных услуг, с небольшим временным лагом используются для расчетов с кредиторами; превышение притоков денежных средств над их оттоками используется для наращивания экономического потенциала предприятия (приобретение основных средств и оборотных активов) и выплаты дивидендов собственникам. Естественно, полной синхронизации денежных потоков добиться невозможно – именно поэтому предприятие вынуждено иметь страховой запас денежных средств (обычно в виде высоколиквидных ценных бумаг) либо периодически пользоваться краткосрочными кредитами, неся при этом определенные расходы. Для того чтобы сделать денежные потоки более прозрачными и предсказуемыми, на предприятии организуется более или менее формализованная система их прогнозирования.

      Данный  раздел работы финансового менеджера  сводится к исчислению возможных  источников поступления и оттока денежных средств. Используется та же схема, что и в анализе движения денежных средств только для простоты некоторые показатели могут агрегироваться.

      Поскольку большинство показателей достаточно трудно спрогнозировать с большой  точностью, нередко прогнозирование  денежного потока сводят к построению бюджетов денежных средств в планируемом  периоде, учитывая лишь основные составляющие потока: объем реализации, доля выручки  за наличный расчет, прогноз кредиторской задолженности и др. Прогноз осуществляется на какой-то период в разрезе подпериодов: год в разрезе кварталов, год в разрезе месяцев, квартал в разрезе месяцев и т. п.

      В любом случае процедуры методики прогнозирования выполняются в  следующей последовательности:

      - прогнозирование денежных поступлений  по подпериодам;

      - прогнозирование оттока денежных  средств по подпериодам;

      - расчет чистого денежного потока (излишек/недостаток) по подпериодам;

      - определение совокупной потребности  в краткосрочном финансировании  в разрезе подпериодов.

      Смысл первого этапа состоит в том, чтобы рассчитать объем возможных  денежных поступлений. Определенная сложность  в подобном расчете может возникнуть в том случае, если предприятие  применяет методику определения  выручки по мере отгрузки товаров. Основным источником поступления денежных средств  является реализация товаров, которая  подразделяется на продажу товаров  за наличный расчет и с отсрочкой  платежа. На практике большинство предприятий  отслеживают средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованную продукцию поступит в том же подпериоде, а какая – в следующем. Далее с помощью балансового метода цепным способом рассчитывают денежные поступления и изменение дебиторской задолженности. Базовое балансовое уравнение имеет вид:

      ДЗ_н + ВР = ДЗ_к + ДП,      (3.1)

где  ДЗ_н – дебиторская задолженность за товары и услуги на начало подпериода;

     ДЗ_К – дебиторская задолженность за товары и услуги на конец подпериода;

     ВР – выручка от реализации за подпериод;

     ДП – денежные поступления в данном подпериоде.

       Более точный расчет предполагает классификацию  дебиторской задолженности по срокам ее погашения. Такая классификация  может быть выполнена путем накопления статистики и анализа фактических  данных о погашении дебиторской  задолженности за предыдущие периоды. Анализ рекомендуется делать в разрезе  месяцев. Таким образом, можно установить усредненную долю дебиторской задолженности со сроком погашения соответственно до 30 дней, до 60 дней, до 90 дней и т. д. При наличии других существенных источников поступления денежных средств (прочая реализация, внереализационные операции) их прогнозная оценка выполняется методом прямого счета; полученная сумма добавляется к сумме денежных поступлений от реализации за данный подпериод.

      На  втором этапе рассчитывается отток  денежных средств. Основным его составным  элементом является погашение кредиторской задолженности. Считается, что предприятие  оплачивает свои счета вовремя, хотя в некоторой степени оно может  отсрочить платеж. Процесс задержки платежа называют "растягиванием" кредиторской задолженности; отсроченная  кредиторская задолженность в этом случае выступает в качестве дополнительного  источника краткосрочного финансирования. К другим направлениям использования  денежных средств относятся заработная плата персонала, административные и другие постоянные и переменные расходы, а также капитальные  вложения, выплаты налогов, процентов, дивидендов.

      Третий  этап является логическим продолжением двух предыдущих – путем сопоставления  прогнозируемых денежных поступлений  и выплат рассчитывается чистый денежный поток.

      На  четвертом этапе рассчитывается совокупная потребность в краткосрочном  финансировании. Смысл этапа заключается  в определении размера краткосрочной  банковской ссуды по каждому подпериоду, необходимой для обеспечения прогнозируемого денежного потока.

      Рассмотрим  на условном примере один из возможных  подходов к прогнозированию денежного  потока. Имеются следующие данные о предприятии.

      1. В среднем 80% продукции предприятие  реализует с отсрочкой платежа,  а 20% – за наличный расчет. Как  правило, предприятие предоставляет  своим контрагентам 30-дневный кредит  на льготных условиях (для простоты  вычислений размером льготы в  данном примере пренебрегаем). Статистика  показывает, что 70% платежей оплачиваются  контрагентами вовремя, т. е.  в течение предоставленного для  оплаты месяца, остальные 30% оплачиваются  в течение следующего месяца.

      2. При установлении цены на свою  продукцию предприятие придерживается  следующей политики: затраты на  сырье и материалы должны составлять  около 65%, а прочие расходы –  около 15% в отпускной цене продукции,  т. е. суммарная доля расходов  не должна превышать 80% отпускной  цены.

      3. Сырье и материалы закупаются  предприятием в размере месячной  потребности следующего месяца; оплата сырья осуществляется  с лагом в 30 дней.

      4. Предприятие намерено наращивать  объемы производства с темпом  прироста 1,5% в месяц. Прогнозируемое  изменение цен на сырье и  материалы составит в планируемом  полугодии 7,5% в месяц. Прогнозируемый  уровень инфляции – 5% в месяц.

      5. Остаток средств на счете на 1 января составляет 10 тыс. руб.; поскольку  этой суммы недостаточно для  ритмичной работы, решено ее увеличить и иметь целевой остаток денежных средств на расчетном счете в январе планируемого года в размере 18 тыс. руб.; его величина в последующие месяцы изменяется пропорционально темпу инфляции.

      6. Доля налогов и прочих отчислений  в бюджет составляет приблизительно 35% валовой прибыли предприятия.

      7. В марте планируемого года  предприятие намерено приобрести  новое оборудование на сумму  в 25 тыс. руб.

      8. Необходимые для расчета фактические  данные за ноябрь и декабрь  предыдущего года приведены в  соответствующих графах таблицы;  в этой же таблице приведены  и требуемые расчетные данные.

      Требуется составить помесячный график движения денежных средств на первое полугодие  планируемого года.

      Исходные  данные, а также результаты прогнозных расчетов приведены в таблице 3.1. Сделаем необходимые комментарии (в основном, на примере февральских  данных).

      Таблица 3.1

Прогнозирование денежного потока на первое полугодие 2006 г. (тыс. руб.)