Учет расчетов с подотчетными лицами

     Первичными  учетными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных  услуг, счета, счета-фактуры, проездные  документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

     При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в  них данных в бухгалтерском учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных документов реквизитам относятся:

     - наименование документа;

     - дата составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции;

     - измерители хозяйственной операции  в натуральном и денежном выражении;

     - наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления;

     - личные подписи указанных лиц.

     Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие, как адрес  его постоянного местожительства  и паспортные данные (включая дату рождения). Эти данные необходимы бухгалтерии  предприятия для оформления справки  о доходах, выплаченных физическому  лицу. При этом необходимо иметь  в виду, что если в качестве платежного документа, предоставленного работником в составе авансового отчета, выступает  кассовый чек, то сведения о выплаченных  физическому лицу-предпринимателю  средствах в Инспекцию Министерства РФ по налогам и сборам не представляются.

     При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при  наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами  нет оснований для отражения  операций по счетам бухгалтерского учета  и, следовательно, эти суммы организация  не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     При возвращении из командировки либо после  покупки товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему все  оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

     I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или задолженность предприятия;

     II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при наличии квитанции.

     Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется  работником. После его сдачи в  бухгалтерию документ проверяется  бухгалтером, который проставляет  бухгалтерские проводки. Сроки обработки  сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит  руководителю.

     Кроме того, по приказу руководителя при  предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным  Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией  также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены  и свыше норм, но для целей налогообложения  учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также  облагаются налогом на доходы у работника.

     Новый аванс работникам выдается только после  расчета по предыдущему. Бухгалтерия  может удержать из зарплаты сумму  задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток  средств.

     Возврат неиспользованного аванса оформляется  приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

 

      1.2. Учет подотчетных сумм 

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций /7/ счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются  затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами  бухгалтерского учета (таблица 1.1).

 

 Таблица 1.1

Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

        

 

      Аналитический учет по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" ведется  по каждой сумме, выданной под отчет.

      Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

      - расходные кассовые ордера – на суммы, выданные под отчет;

      - авансовые отчеты – на израсходованные суммы;

      - новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

      К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

      Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие  счета, отвечающие направлению расхода.

      При командировании работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных  норм суточных и квартирных.

      Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под  отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и  ее рублевом эквиваленте по курсу  Центрального банка России на момент выдачи.

      При возвращении из командировки и сдаче  авансового отчета с приложением  оправдательных документов задолженность  подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

     Необходимо  помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы  превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом  сверх установленной законодательством  компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" и  кредиту счета 68 "Расчеты по налогам  и сборам".

     Суммы расходов по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  затраты за пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным  нормам, включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной  ставке в размере 15,25% от суммы указанных  расходов и отражаются в бухгалтерском  учете по дебету счета 19 "Налог  на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям".

     При получении от подотчетных лиц  согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов  соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются  по счету 19, соответствующим субсчетам.

     Суммы НДС списываются при фактической  оплате при условии их отнесения  на издержки производства и обращения  в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "По налогу на добавленную  стоимость").

 

      1.3. Контроль расчетов с подотчетными  лицами 

     Основная  цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность  и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

     В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи:

     - проверка правильности оформления  первичных документов по выдаче  и использованию подотчетных  средств;

     - подтверждение достоверности оформления  и отражения на счетах бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами.