Учет расчетов с подотчетными лицами

 Таблица 3.2

Виды  учета в системе БЭСТ-ОФИС

        

    Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и  налогового учета, реализованная в  БЭСТ-ОФИС, позволит ООО "ИнТрансКарго" иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок.

    В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в  ООО "ИнТрансКарго" должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-ОФИС.

    Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью  документов осуществляется ввод первичной  информации в систему и сопровождение  хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.

    БЭСТ-ОФИС работает с определенным набором  документов. Каждый документ характеризуется  видом документа. Вид документа  определяет внешнюю форму документа, набор реквизитов и способ нумерации  документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко  проработана система взаимосвязи  между документами.

    Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных  документов, введен термин "статус документа". Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может  иметь статус Черновик, Проведен, Квитирован. Документы, которые имеют статус "проведен", являются документами  оперативного учета без бухгалтерского учета. Для котировки документы  сдаются в бухгалтерию. То есть статус "квитирован" присваивается после  обработки документов бухгалтером  ООО "ИнТрансКарго".

    По  функциональным признакам документы  объединяются в реестры, в некоторых  случаях называемых журналами. В  свою очередь, группы реестров объединяются в папки и подсистемы БЭСТ-ОФИС.

    В системе БЭСТ-ОФИС заложен принцип  параллельного ведения двух самостоятельных  систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет вести учет по любой системе налогообложения, предусмотренной законодательством РФ для малых предприятий.

    При определении эффективности автоматизации  учетных и аналитических задач  следует рассчитать показатели:

    - общие капитальные затраты на ее внедрение (КЗа);

    - текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией учетных и аналитических задач (За);

    - годовую экономию от ее использования (Эг);

    - срок окупаемости общих капитальных затрат (Ток).

    Общие капитальные затраты, связанные  с автоматизацией исследуемых учетных  и аналитических задач, определяются по следующей формуле: 

    КЗа = КЗбкп + КЗспп + КЗн + КЗтех + КЗрм + КЗпр,  (3.2) 

где КЗбкп – капитальные затраты на покупку бухгалтерской компьютерной программы (БКП) с учетом удельного веса занятости БКП решением задач, рассматриваемых в дипломной работе (принимаем 13000 руб.);

КЗспп – капитальные затраты на покупку справочно-правовой программы (СПП) по рыночной цене с учетом удельного веса занятости СПП в содействии решению задач, рассматриваемых в дипломной работе (6450 руб.);

  КЗн – капитальные затраты на настройку компьютерных программ (приняты в размере 600 руб. плюс 200 руб. за каждый час работы);

КЗтех – капитальные затраты на техническое оснащение рабочего места;

КЗрм – капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера;

КЗпр – прочие капитальные затраты, связанные с внедрением программ.

    В прочие капитальные вложения, связанные  с использованием компьютерных программ, включаются расходы на покупку дискет, по обучению работников пользованию  новой программой, по приобретению учебных пособий по использованию  купленных программ и др. Приняты в размере 2500 руб.

    Капитальные затраты на организацию рабочего места бухгалтера следует рассчитать по следующей формуле: 

    КЗрм = КЗмеб×Тм / Тоб,     (3.3) 

где КЗмеб – капитальные затраты на приобретение специальной мебели, повышающей производительность и комфортность работы бухгалтера. Приняты в размере 45% от рыночной цены компьютера – 22000 руб.;

Тм – время использования компьютера в течение года для решения бухгалтерских и аналитических задач, исследуемых в дипломной работе;

Тоб – общее время использования компьютера в течение года. 

      КЗрм = 9900×1750 /1814 = 9551 (руб.). 

    Общее время эксплуатации компьютера в  течение года рассчитывается следующим образом:

    Тоб = ds×S×Др×NM×Кис,     (3.4)

     

где ds – длительность смены (8 часов);

    S – число смен работы компьютера;

    Др – среднее число рабочих дней в месяце (21 день);

    NM – число месяцев в году эксплуатации компьютера;

    Кис – средний коэффициент использования компьютера в течение смены

    (принят равным 0,9).

      Тоб = 8×1×21×12×0,9 = 1814 (час.). 

    Величина  затрачиваемого машинного (компьютерного) времени (Тм) на решение бухгалтерских задач, исследуемых в дипломной работе с помощью приобретенных программных продуктов, определяется по формуле: 

    Тм = Вз×Др,      (3.5)

     

где Вз – время решения бухгалтерских задач с помощью приобретенных компьютерных программ в течение одного рабочего дня, в часах;

Др – количество рабочих дней в году,  в течение которых решаются исследуемые бухгалтерские задачи.

    Величина  затрачиваемого компьютерного времени составит: 

      Тм = 7×250=1750 (час.). 

    Капитальные затраты на техническое оснащение  рабочего места бухгалтера рассчитываются по следующей формуле: 

    Кзтех = (Цком + Цтех)×(1 + Кт)×(1 – Киз)×Тм / Тоб,  (3.6) 

где  Цком – рыночная цена Intel Pentium IV на момент покупки программы;

Цтех – рыночная цена дополнительного технического оснащения рабочего места пользователя (стоимость принтера, сканера, модема);

Кт – коэффициент, учитывающий затраты на транспортировку и наладку компьютера и других технических средств;

Киз – коэффициент, учитывающий степень износа действующей компьютерной техники (принят равным 0,2).

    Капитальные затраты на техническое оснащение  рабочего места бухгалтера будут равны: 

      Кзтех = (22000 + 6400)×(1+0)×(1–0,2)×1750 / 1814 = 21918 (руб.).

    Расчет  общей величины капитальных затрат на автоматизацию исследуемых учетных задач и их состав для наглядности представлен в таблице 3.3.

 Таблица 3.3

Капитальные затраты на автоматизацию учетных  и аналитических задач

        

    Общие годовые текущие затраты предприятия, связанные с автоматизацией учетных задач (3а), исследуемых в дипломной работе, рассчитывают по следующей формуле: 

    За = 3ком + 3др + 3кп + 3рм  + 3пр,    (3.7)