Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Одно  из центральных мест во всей системе  учета на предприятии занимает учет расчетов с подотчетными лицами и  кассовых операций. Учет расчетов с  подотчетными лицами является важным элементом в системе бухгалтерского учета.

Основными задачами этого учета  являются следующие направления. Во-первых, производиться формирование полной и достоверной информации о состоянии  расчетов с подотчетными лицами, а  также с покупателями и поставщиками по кассовым операциям за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные  услуги, необходимой внутренним пользователям  бухгалтерской отчетности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам  имущества организации, а также  внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской  отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами имеют  место практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

       В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций, вне зависимости от сферы деятельности, часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. К таковым в основном относятся закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки.

        Эти работники, в таком случае называются подотчетными лицами. Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет по счету 71 « Расчеты с подотчетными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица.

 

В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

        На первый взгляд, порядок учета расчетов с подотчетными лицами не сложен. Однако предприятия часто допускают ошибки, которые могут привести к серьезным штрафам.

        Основной целью курсовой работы  является изучение учета расчетов  с подотчетными лицами.

Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть  нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета  расчетов с подотчетными лицами, порядок  выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически  всеми субъектами предпринимательской  деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей  с целью ускорения расчетов и  снижения издержек, связанных с оформлением  безналичных операций. При этом расчеты  наличными денежными средствами между участниками хозяйственных  договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными  ограничениями, установленными гражданским  и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих  объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные  подразделения, нередко выплачивают  заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты  наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться  через подотчетных (материально  ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного  документального оформления выдачи денежных средств под отчет и  их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными  средствами, вопросы изучения и точного  практического применения порядка  отражения в бухгалтерском и  налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Подотчетные лица - работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании. Список подотчетных  лиц, а также порядок выдачи в  организации наличных денег под  отчет устанавливает руководитель.

 

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации  на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также  суммы на оплату командировочных  и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен  перечень сотрудников, которым могут  выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные  и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации  лица, в том числе на условиях совместительства.

Методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1  ОБЩИЕ ПРАВИЛА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

 

 

1.1 Основные  понятия и определения

 

       На каждом предприятии есть подотчетные лица. В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Подотчетные лица - работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании. Список подотчетных  лиц, а также порядок выдачи в  организации наличных денег под  отчет устанавливает руководитель.

       Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под  отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и  операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя. В данный перечень могут включаться только постоянно  работающие в организации лица, в  том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным  суммам:

- выдача  денежных средств под отчет  на командировочные расходы производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- подотчетные  лица должны отчитаться по  полученным суммам в течение  трех дней после возвращения  из командировки или окончания  указанного срока;

- выдача  денежных средств под отчет  производится при отсутствии  задолженности по ранее выданным  суммам;

- передача  выданных под отчет наличных  денежных средств одним лицом  другому запрещается.

Операции  с подотчетными суммами требуют  тщательного документального оформления.

Выдача  подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

- перечень  лиц, которым выдаются денежные  средства под отчет;

- срок, на  который выдаются подотчетные  суммы;

- предельный  размер подотчетных сумм;

- срок  сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств.

Если  распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним  в течение рабочего дня.

Выдача  подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если  выдаются денежные средства на командировочные  расходы, необходимо оформить следующие  документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок  командировки определяется руководителем  организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного  средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 00 часов и  позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается  также время, необходимое для  проезда до станции, пристани, аэропорта.

К числу  возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к  месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в  месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и  т.п.), а также иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя.

Остаток неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому  ордеру.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность  и необходимое количество бухгалтерских  документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных  документов, то нередко налоговые  органы доначисляют "зарплатные" налоги.

Если  работник своевременно не отчитался  по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

- решение  об удержании не возвращенной  в кассу подотчетной суммы  организация должна принять не  позднее одного месяца со дня  окончания срока, установленного  для ее возврата;

- размер  всех удержаний при каждой  выплате не должен превышать  20% заработной платы, причитающейся  работнику;

- необходимо  получить письменное согласие  работника.

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

1.2 Денежные  средства выданные под отчет

 

Передача  денежных средств под отчет сотруднику практикуется в большинстве организаций  для упрощения и оперативности  расчетов. Принимая к учету документы, явившиеся основанием для отражения  операций с подотчетными суммами, бухгалтер  должен проверить правомерность  выдачи работнику денег под отчет, а также целевое расходование таких средств и наличие оправдательных документов.

Подотчетные суммы представляют собой денежные средства, выдаваемые штатным сотрудникам  организации на хозяйственные и  операционные расходы, а также на служебные командировки. Порядок  их выдачи, подтверждения их использования, возврата неиспользованных средств  является общим независимо от целей, на которые они выданы. Исключением  являются отдельные положения гражданского и трудового законодательства, которыми могут устанавливаться особые правила.

При выдаче наличных денежных средств  под отчет должны соблюдаться  общие требования, установленные  Порядком ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств  из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма  № КО-2) или надлежаще оформленным  другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным  бухгалтером предприятия или  лицами, на это уполномоченными.