Учет кассы

      Расходный кассовый ордер служит для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. Документ регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В строке "Основание" работник бухгалтерии указывает содержание хозяйственной операции, по которой выдаются денежные средства, а в строке "Приложение" - прилагаемые к ордеру первичные и другие документы с указанием дат их составления и номеров (в случае наличия таких документов). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации (например, "Оплатить" с датой и подписью руководителя), подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна.

      Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, кассир обязан потребовать паспорт  или другой документ, удостоверяющий личность. Реквизиты документа заносятся  в расходный кассовый ордер. Получатель денежной суммы собственноручно заполняет чернилами или ручкой строку "Получил", указывая в ней сумму прописью (копейки указываются цифрами), указывает дату получения и ставит свою подпись. Расходный кассовый ордер остается в кассе. Если по каким-либо причинам получатель не может лично получить деньги, кассир имеет право выдать их по доверенности, оформленной соответствующим образом. В этом случае в тексте после фамилии, имени и отчества получателя указываются фамилия, имя и отчество лица, получающего данную сумму по доверенности. Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру и хранится вместе с ним.

      Такие выплаты как заработная плата  и пособия по социальному страхованию  производятся в ООО «Гермес» на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости. По ведомостям могут также производиться выплаты депонированных сумм, оплата больничных листов и отпусков, командировочных расходов, если эти выплаты производятся нескольким лицам одновременно. При произведении выплат по ведомостям составляется один расходный кассовый ордер на сумму выплат по ведомости.

      На  титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег. Ведомость визируется руководителем  предприятия и главным бухгалтером  или уполномоченными лицами. По истечении 3  дней с момента получения  денег на выплаты по ведомости кассир производит следующие действия:

      1) в ведомости против фамилий  лиц, которым деньги не были  выплачены, ставится отметка "Депонировано";

      2) составляется реестр депонированных  сумм;

      3) в конце ведомости делается  запись о фактически выданных и депонированных суммах и скрепляется подписью кассира;

      4) в кассовую книгу заносится  фактически выданная сумма, на  ведомости ставится номер расходного  кассового ордера. Выше мы упоминали  о журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Он применяется для учета приходных и расходных кассовых ордеров и документов, их заменяющих (платежных и платежно-расчетных ведомостей, счетов, заявлений на выдачу денег и т.д.). Регистрация документов производится в день их выдачи. Расходные кассовые ордера, оформленные на ведомостях (об этом сказано выше), регистрируются после выдачи.

      Обязательным  документом для ведения учета  кассовых операций является также кассовая книга. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Порядок ведения кассовой книги и хранение денег 

      Обязательным документом для ведения учета кассовых операций является также кассовая книга.

      Кассовая  книга должна быть прошнурована и  пронумерована. На последней странице делается запись "В этой книге  пронумеровано и прошнуровано ____листов", общее количество листов книги заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, ставится печать предприятия. Печать может быть как мастичной (наиболее частый вариант), так и сургучной (в торговых организациях практически не применяется). "Порядок ведения кассовой документации в РФ" предусматривает, что "...при опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея".

      Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без линовки) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны только через копировальную бумагу шариковой ручкой. Использование чернил допускается Правилами, но является неэффективным при заполнении документов через копировальную бумагу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

      Кассир  начинает записи кассовых операций на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". Остаток на начало дня записывается исходя из фактического наличия денежных средств в кассе и должен совпадать с остатком на конец предыдущего дня.

      Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

      Кассовая  книга с момента ее начала и  до окончания может быть на предприятии  только одна. Как и в других кассовых документа, подчистки и другие нечитаемые исправления в ней не допускаются. Если при заполнении кассовой книги допущена ошибка, исправления делаются четко и разборчиво и заверяются подписью кассира и главного бухгалтера предприятия (либо лица, его заменяющего). Записи в кассовую книгу вносятся кассиром в течение каждого дня сразу же после совершения операции. В конце дня проводится сверка наличия документов и денежных средств. Остаток на конец дня по кассовой книге должен соответствовать фактическому наличию денежных средств в кассе предприятия. К отрывному листу кассовой книги (отчету кассира) подшиваются все кассовые документы, на основании которых были приняты или выданы деньги. Отчет с прилагающимися к нему документами передается кассиром в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. В условиях ведения машинного (компьютерного) учета возможно ведение кассовой книги в качестве машинограммы. В этом случае листы "Отчет кассира" подшиваются и сдаются вместе с кассовыми документами в бухгалтерию в том же порядке, что и при ручном ведении кассовой книги. Вкладные листы кассовой книги в этом случае формируются, распечатываются и хранятся у кассира за каждый месяц отдельно. По окончании календарного года все вкладные листы брошюруются в хронологическом порядке, сшиваются и опечатываются по правилам, изложенным выше. Возможно также проводить брошюровку кассовой книги чаше 1 раза в год - по мере необходимости. Обычно такая необходимость возникает при очень больших объемах кассовых операций.

      Контроль  над правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей независимо от того, возникла эта недостача в силу его умышленных действий или в результате небрежного выполнения своих обязанностей. Однако при заключении договора о полной материальной ответственности оговариваются обязанности не только материально ответственного лица, но и администрации предприятия. Администрация обязана создать условия для надлежащего выполнения материально ответственным лицом требований по сохранности документов и материальных ценностей. Например, если администрация не предоставила кассиру сейф для хранения наличных денежных средств и документов и доступ к материальным ценностям практически имеет еще кто-либо, кроме него, он может оспаривать свою ответственность за выявленную недостачу в установленном законодательством порядке.

      Сумма денежной наличности, хранящейся в  кассе предприятия, строго ограничена. Это ограничение устанавливается  лимитом остатка денежных средств  в кассе (лимит остатка кассы). Лимит устанавливается банком, в котором обслуживается предприятие по согласованию с руководством предприятия. Лимит устанавливается ежегодно на основании представленных в банк расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (Приложение 6). При необходимости на основании письма, составленного в произвольной форме от имени руководства предприятия, лимит может быть пересмотрен также и в течение года. В письме должны быть указаны причины, на основании которых предприятие хочет изменить лимит. К нему прилагается новый расчет на установление лимита. Если организация имеет несколько счетов в разных банках, она может сама выбрать банк, который установит лимит остатка кассы, и после его установления уведомить о его размере в письменной форме другие банки. Хранение в кассе денежных средств сверх лимита допускается только в том случае, если сверхлимитные деньги предназначены на выплату заработной платы и пособий. Но и в этом случает превышение лимита остатка кассы допустимо не более чем в течение 3 рабочих дней. Сумма штрафа, налагаемого на организацию за превышение лимита, составляет от 40 000 до 50 000 руб. Кроме того, штраф может быть наложен и непосредственно на руководителя предприятия. В этом случае сумма штрафа колеблется от 4 000 до 5 000 руб. В случае если лимит кассы не был своевременно согласован с банком, он признается равным нулю. Порядок ведения кассовых операций предусматривает использование наличной выручки предприятием только по согласованию с банком. Использование выручки допускается (после согласования) на оплату труда и выплату социальных льгот (пособий), а также на "...закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения". Правда, в отличие от нарушения лимита остатка денежных средств в кассе наказание за нарушение этого положения не предусматривается.

      Одним из способов избежать нарушения по лимиту остатка кассы является выдача денежных средств под отчет. Это  способ достаточно распространенный, тем более что сумму денежных средств, выдаваемых сотруднику под отчет, законодательство не ограничивает. Следует только помнить, что под отчет можно выдать деньги только сотруднику, полностью отчитавшемуся за ранее выданные суммы.

      В бухгалтерском учете ООО «Гермес» использует счет 50 "Касса" субсчет 3 "Денежные документы" по необходимости. Для ООО «Гермес» использование этого субсчета становится актуальным, если оно, допустим, обеспечивает своих сотрудников проездными билетами на транспорт для выполнения работ, требующих поездок по городу, или талонами на бензин для тех же целей, а также направляет своих сотрудников в командировки, заранее приобретая билеты. Почему нельзя приобретенные денежные документы сразу списать на затраты предприятия, зачем сначала учитывать их на счет 50 "Касса" субсчете 3 "Денежные документы"? Если торговое предприятие приобретает проездные билеты на месяц для своих менеджеров по закупкам, оно оплачивает билет сразу, т.е. тратит на него средства. Использование же этих средств будет осуществляться не сразу, а в течение месяца. А заранее приобретенный железнодорожный билет для командированного сотрудника может быть в силу изменившихся обстоятельств возвращен обратно. Поэтому стоимость таких документов можно списать лишь после их использования.

      Приобретенные денежные документы хранятся в кассе  предприятия и материальную ответственность  за них, так же как и за наличные деньги, несет кассир. Если в течение  дня имело место движение денежных документов, он составляет отчет, в  котором указывает, сколько документов выбыло и сколько поступило. Данные отчета заносятся в книгу учета денежных документов.

      В сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров на ООО «Гермес» производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

      Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в приложении N _____.

      В условиях автоматизированного ведения кассовой книги производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

      Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские  фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

      Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

      Лица, виновные в неоднократном нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к  ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Синтетический и аналитический  учет кассовых операций

      Для учета наличия и движения денежных средств в кассе ООО «Гермес» предназначен счет 50 "Касса". В Плане счетов бухгалтерского учета рекомендуется использование следующих субсчетов к этому счету: