Учет кассы

      Основные  задачи аудитора при проверке, в  том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

      Исполнитель из состава аудиторской группы при проверке должен исходить из нормативных актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

      Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", "аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу" Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

      Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей  документации аудита, способствуют документальному  оформлению процесса аудита и его результатов.

      При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге  с балансовыми данными, а затем  с регистрами бухгалтерского учета  в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

      Следует учесть, что данные бухгалтерской  отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. N 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

      В Отчете о движении денежных средств  справочно должны быть приведены  данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

      расчетов  с юридическими лицами;

      расчетов  с физическими лицами;

      поступления денежных средств с применением  контрольно-кассовых машин или бланков  строгой отчетности;

      сумм  денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

      сумм  денежных средств, полученных в кассу  организации из кредитной организации.

      В Отчете о движении денежных средств  используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути"*).

      Статья  бухгалтерского баланса "Денежные средства" должна отражать остатки денежных средств  по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

      К счету 50 могут быть открыты субсчета:

      50-1 "Касса организации";

      50-2 "Операционная касса";

      50-3 "Денежные документы" и др.

      Денежные  документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

      В условиях автоматизированного ведения  учета кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено  несколько правил (стандартов) аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием машиноориентируемых или ручных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Если аудитор оказывает субъекту сопутствующую аудиту услугу, то он может рекомендовать применять ту или иную систему КОД. Аудитор должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

      В разделе 4 правила (стандарта) "Аудит в условиях компьютерной обработки данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

      Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля, предусмотренные правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита" (п.4.8). Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

      Одним из источников получения аудиторских  доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

      Наиболее  ценными считаются аудиторские  доказательства, полученные аудитором  непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено  право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

      Указанный выше Порядок предусматривает обязанности руководителей организаций:

      оборудовать кассу и обеспечить сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При  этом хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается;

      обеспечить  ведение одной кассовой книги;

      производить прием наличных денег при осуществлении  расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

      Организация может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

      Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

      Организации выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе в размерах и на сроки, определяемые руководителями.

      Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти  цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.9 разд.1 Порядка). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п.6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Банком России 29 сентября 1994 г.).

      Согласно  п.11 разд.I Порядка выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного положения.

      Нередко встречаются случаи, когда организацией допускается выплата наличных сумм другим юридическим лицам в размерах, превышающих установленный лимит. Письмом Банка России от 7.10.98 г. N 375-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в суммах, не превышающих 100 000 руб. по одному платежу. Под термином "один платеж" понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 100 000 руб.

      Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной  учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

      Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации. Заметим, что наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.