Учет денежных средств в кассе

Введение. 3 
 
1. Нормативное регулирование денежных средств в кассе. 4 
 
1.1 Экономическое содержание денежных средств в кассе. 4 
 
1.2  Особенности кругооборота. 7 
 
1.3 Цели и задачи учета денежных средств. 13 
 
2. Учет кассовых операций. 16 
 
2.1   Особенности учета денежных средств в кассе в иностранной валюте. 16 
 
3.Особенности учета денежных средств в торговом предприятии. 21 
 
Заключение. 27 
 
Список литературы: 30

Введение.

 
Денежные средства – это аккумулированные в наличной и безналичной формах деньги государства, предприятий, населения  и другие средства, легко обращаемые в деньги, обладающие высоким уровнем ликвидности. 
 
Денежные средства в хозяйственном процессе выполняют функции меры стоимости, средства обмена, образования сокровищ, накопления капитала. Они являются абсолютно ликвидным активом, способным легко и быстро преобразовываться в любые виды материальных ценностей. Важная роль денежных средств в  обеспечении финансово – хозяйственной деятельности обуславливает необходимость организации непрерывного и своевременного учета денежных средств и операций по их движению; контроля наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов. 
 
Целью написания данной курсовой работы является изучение действующего порядка документирования денежных средств и денежных документов в кассе. А также обобщение учетной информации о состоянии денежного оборота организации и отражении денежного оборота организации и отражении хозяйственных операций по движению денежных средств на счетах синтетического и аналитического учета. 
 
Методической основой написания данной работы явилось содержание учебников ведущих ученых в области бухгалтерского финансового учета

1. Нормативное регулирование  денежных средств в кассе.

1.1 Экономическое содержание  денежных средств в кассе.

 
Каждое предприятие для осуществления  расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Касса- подразделение  предприятия, организации, выполняющее  операции с наличными деньгами и  другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предприятия. 
 
Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативными актами ЦБ РФ: «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 40, «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от19 декабря 1997 г. с изменениями и дополнениями от 22 января 1999 г.; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-у «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке», Письмо ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору». 
 
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением, в том числе НДС;  основание; подписи главного бухгалтера и кассира. 
 
Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру. 
 
Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные и операционные расходы; в связи с оказанием материальной помощи работникам; в порядке возмещения расходов отдельным работникам произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя); на выплату пособий по временной нетрудоспособности; на выдачу ссуд и др. 
 
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). ). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе, оформленными надлежащим образом и содержащими отметку штампа с реквизитами расходного кассового ордера. К таким документам относятся платежные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Кроме того, в аналогичном порядке могут оформляться разовые выплаты, связанные с заработной платой при уходе в отпуск, увольнением работника организации, выдачей пособия по временной нетрудоспособности, увольнением работника организации, с получением денег под отчет на командировочные расходы и т.п. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации. 
 
           Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по заработной плате. Основным документом на выплату заработной платы является платежная (расчетно-платежная) ведомость. На титульном листе его делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных. В платежной ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Операция по выплате заработной платы должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег  в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». В конце  платежной ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма, а депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк. 
 
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3), по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведенных кассиром операций. 
 
Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге (ф. № КО-4). Записи в ней производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, ее листы пронумеровываются, прошнуровываются, а сама книга опечатывается сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые — остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. 
 
В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день. В кассовой книге находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также от кого и за что имели место поступления денежных средств, кому и на какие цели они были выданы. В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. 
 
Организация может держать в своей кассе денежных средств только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком, а всю денежную наличность сверх лимита должна сдавать в банк. 
 
При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в размере 50 минимальных месячных размеров оплаты труда. 
 
Также существует ограничение при расчетах наличными денежными средствами с другими юридическими лицами. Эти расчеты также регулируются ЦБ (Указание ЦБ №1050 от 14 ноября 2001 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами РФ между юридическими лицами»). В частности, в настоящее время предельная сумма расчетов между  юридическими лицами по одному платежу составляет 60 000 руб 

1.2  Особенности кругооборота.

 
Налично-денежное обращение – движение наличных денег в сфере обращения  и выполнение ими двух функций: средства платежа и средства обращения. Наличные деньги используются для оплаты работы, товаров, услуг (премии, пособия, пенсии, страховые возмещения, заработная плата и т.п.). Налично-денежное движение осуществляется с помощью различных видов денег: банкнот, металлических монет, векселей, чеков, кредитных карточек. 
 
Отчет о движении денежных средств – это динамический отчет, который методами балансовых обобщений определенных хозяйственных операций отчетного периода объясняет в существенных аспектах поступление и выбытие реальных финансовых средств. В сравнении с балансом и отчетом о прибылях и убытках он ориентирован на раскрытие для внешних пользователей бухгалтерской отчетности  дополнительных сведений о финансовом положении организации, которые не могут быть прямо или косвенно получены из каких-либо других составных частей отчетности. Необходимо проверить увязку показателей остатков денежных средств на начало и конец отчетного периода по отчету о движении денежных средств с показателями бухгалтерского баланса (ф.№1). Проверка формирования показателей проводится с использованием данных регистров бухгалтерского и аналитического учета по счетам денежных средств, а также приложенных первичных документов, отражающих содержание операций. Необходимо также использовать процедуру арифметических подсчетов для подтверждения данных  отчетных форм. 
 
Наиболее важным элементом отчета о движении денежных средств является информация о поступлении и расходовании денежных сумм в связи с осуществляемой текущей деятельности. Следует отметить, что в Российской Федерации до сих пор не предусмотрен какой-либо определенный метод составления отчета, но рекомендуемый формат отчета в составе приложений раскрывается в Положении по бухгалтерскому учету  «Бухгалтерская отчетность организации». Отчет должен выражать мнение о достоверности данных по строке 260 баланса «Денежные средства». 
 
             Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию  дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования. 
Формирование данных отчета о движении денежных средств представлено  в следующем виде. 
 
           Текущая деятельность – это деятельность организации, связанная с извлечением прибыли в качестве основной цели при осуществлении производства промышленной продукции, выполнении строительных работ ,продаже товаров, оказание услуг общественного питания и др. 
 
В процессе текущей деятельности денежные средства используются на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, на выплату заработной платы ,дивидендов , процентов, на расчеты с бюджетом по налогам и сборам  и др. Разница между деньгами, поступившими  и израсходованными в рамках текущей деятельности, вписывается в строку»Чистые денежные средства от текущей деятельности». 
 
        Инвестиционной деятельностью считается деятельность организации, связанная с капитальным вложением организации в связи с приобретением земельных участков, зданий, оборудования, не материальных активов и других внеоборотных активов, а так же с их продажей, с осуществлением долгосрочных финансовых вложений в другие организации. 
 
         Приток денежных средств от инвестиционной деятельности обусловлен поступлением  от продажи основных средств, нематериальных активов, возвратом кредитов и др. 
 
         Отток денежных средств в результате инвестиционной деятельности связан с приобретением основных средств инее материальных активов. В строке»Чистые денежные средства по инвестиционной деятельности»указывается разница между денежными средствами, поступившими и израсходованными в рамках инвестиционной деятельности организации. 
 
         Финансовой деятельностью  считается деятельность организации, связанная с осуществлением краткосрочных финансовых вложений, выпуском облигаций иных ценных бумаг, выбытие ранее приобретенных  на срок до 12 месяцев акций, облигаций. 
 
         Приток денежных средств происходит за счет поступлении от эмиссии акции и поступления по раннее выданным векселям. 
 
         Отток денежных средств происходит при выплате процентов по ценным бумагам, при перечислении сумм за оборудование. 

 
Организации, получающие наличную выручку  от населения за проданные  товары, выполненные  работы, оказанные  услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с  населением» должны обязательно применять  контрольно-кассовые машины. 
 
Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки. 
 
На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. 
 
Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины. 
 
Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы. 
 
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации. 
 
Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал. 
 
В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы. 
 
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе  с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. 
 
Итак, фактическая сумма выручка, отраженная в книге кассира-операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется проводкой. 
 
Пример: 
 
Дебет 50 субсчет «Кассовые операции» 
 
Кредит 90 субсчет «Выручка» 
 
- поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг). 
 
Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и  с приходными кассовыми ордерами. 
 
Пример: 
 
В ВНЗМ-2 кассир-операционист перед началом работы 1 ноября 2001г. получил деньги под отчет на разменную монету для ККМ, используемую при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей. 
 
В течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб. 
 
Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб. 
 
В бухгалтерском учете ВНЗМ-2 сделаны следующие проводки. 
 
Дебет 71 
 
Кредит 50 субсчет «Касса организации» 
 
- 500 руб. – выдано под отчет кассиру-операционисту для разменной монеты; 
 
Дебет 50 субсчет «Касса организации» 
 
Кредит 90 субсчет «Выручка» 
 
- 28 000 руб. – отражена выручка от продажи товаров 

1.3 Цели и задачи  учета денежных  средств.

 
Порядок хранения и расходования денежных средств  в кассе установлен письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года № 18 «О порядке ведения кассовых операций в РФ». В соответствии с этим документом организации независимо от организационно- правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. 
 
Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: 
 
·       проверка правильности оформления, законности документов, 
 
·       своевременное и полное отражение операций в учете. 
 
·       обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей; 
 
·       своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете; 
 
·       обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения; 
 
·       изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход. 
 
·       создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств. 
 
В настоящее время в нашей стране нестабильная экономическая ситуация, поэтому существует кризис неплатежей. При нехватке денежных средств предприятия бывают вынуждены привлекать заемные средства. Основными кредиторами, безусловно, являются банки. Поэтому учет банковского кредита и контроль за его своевременным погашением в последние годы имеет особое значение. 
 
Контроль за движением денежных средств, расчетами и банковским кредитом является одной из основных задач для предприятий. Обычно контроль осуществляется аудиторами. Если в составе организации нет аудиторской службы, то необходимо прибегнуть к помощи сторонней аудиторской фирмы. 
 
В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы. На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке, форма которой приведена в Акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15). Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными Кассовой книги и фактической кассовой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя, который принимает соответствующее решение. Выявленный излишек кассовой наличности приходуется: 
        Д-т сч. 50 «Касса» 
 
К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» 
 
Обнаруженная сумма недостачи предъявляется кассиру при установлении его вины: 
 
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
К-т сч. 50 «Касса».        
 
Одновременно: 
 
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». 
 
К-т сч. 94 «недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
Если вина кассира не установлена, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации как внереализационные расходы: 
 
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы». 
 
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 
 
Проверка и ведение кассовых операций банком. 
 
Согласно пункту 9 Указа Президента от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» коммерческие банки обязаны осуществлять проверки соблюдения предприятиями и организациями порядка ведения кассовых операций и условий работы с наличностью и предоставлять сведения налоговым органам о результатах таких проверок. 
 
В ходе  проверки банк контролирует: 
 
·  полноту оприходования денег, полученных с расчетного счета; 
 
·  полноту сдачи денег в банк для зачисления на расчетный счет; 
 
·  расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком; 
 
·  соблюдение установленной предельной суммы расчетов наличными между юридическими лицами; 
 
·  соблюдение на каждый день проверяемого периода установленного банком лимита остатка наличных денег в кассе; 
 
·  ведение кассовой книги и других кассовых документов; 
 
По результатам проверки банк оформляет справку. 
 
В случае, когда проверкой выявлены факты нарушений порядка работы с наличностью, первый экземпляр справки направляется банком налоговому органу по месту учета предприятия. 
 
Ответственность за несоблюдение правил ведения кассовых операций и осуществления налично-денежных расчетов. 
 
Размеры финансовых санкций за нарушение Порядка ведения кассовых операций определены в Указе Президента РФ от 23.05.99 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей». 
 
Ответственность за несоблюдение (нарушение) кассовой дисциплины в соответствии с Порядком ведения кассовых операций несут руководитель предприятия, главный бухгалтер и кассир

2. Учет кассовых  операций.

2.1   Особенности учета денежных средств в кассе в иностранной валюте.

 
Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). 
 
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы. 
 
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся' контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. 
 
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов кассиром не принимаются. 
 
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение»: Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства. 
 
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей. 
 
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается. 
 
Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета: 
 
50-1 «Касса организации» 
 
50-2 «Операционная касса» 
 
50-3 «Денежные документы» и др. 
 
              Учет денежных документов находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение. 
 
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. 
 
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. 
 
Специфика учета активов и обязательств в иностранной валюте заключается в пересчете иностранной валюты в рубли, установлении периодичности пересчета и исчислении и учете курсовых разниц. 
 
Порядок оценки активов и обязательств организаций в иностранной валюте установлен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (8), в котором обобщены действовавшие до этого правила и нормы оценки и учета по данному объекту учета. 
 
В соответствии с указанным Положением стоимость активов и обязательств организаций, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и отчетности подлежит пересчету в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте или дату составления отчетности. 
 
За дату представления бухгалтерской отчетности принимают последний календарный день в отчетном периоде. 
 
Дата совершения операции в иностранной валюте - это день возникновения у организации прав в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором принятия к бухгалтерскому учету активов и обязательств, которые являются результатом этой операции. Приведем перечень дат совершения операций в иностранной валюте. 
 
Таблица 1. Перечень дат совершения операций в иностранной валюте