Лекции по "Управленческому учету"

     Тема: «Основы управленческой отчетности».

     1. Требования к управленческой  отчетности.

     2. Виды управленческой  отчетности. 

     1. Требования к управленческой отчетности.

     Отчетность  является завершающей стадией учетного процесса.

     Управленческая  отчетность – это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы.

     Он  включает в себя совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.

     Целью составления управленческих отчетов  является удовлетворение потребностей пользователей информации. В связи с этим требования к содержанию, периодичности и порядку представления отчетности для управления должны определять сами менеджеры.

     Высшее  руководство формирует стратегические цели управления предприятием и должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач, содержащую сведения о фактических результатах производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

     Руководителям среднего звена(руководители структурных подразделений всех уровней)- необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.

     Основными требованиями к составлению управленческой отчетности являются:

1. Своевременность – информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;
2. Достаточность – отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;
3. Целесообразность – информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;
4. Адресность – отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;
5. Объективность – следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;
6. Сопоставимость – отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;
7. Экономичность – затраты на получение отчетной информации не должны быть больше эффекта от ее использования.

     Частота представления периодических отчетов  зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникновения – немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие данные УУ достаточно представлять раз в неделю, месяц или реже. Одни и те же сведения для менеджеров низшего и среднего звена могут предоставляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщенном виде и еженедельно или раз в месяц.

     Часть учетной информации для управления должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изменении (информация о резком изменении курса валют, тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ЦБ. Немедленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроизводительных расходах и потерях и т.д.

     Большинство показателей УУ и отчетности не требуют  такой оперативности. Данные о выпуске продукции и полуфабрикатов, браке и других отклонении ях от норм, о количестве и стоимости продаж обычно представляются ежедневно или еженедельно. Судить о прибыльности и рентабельности отдельных товаров, работ и услуг или секторов рынка, где они реализуются, позволяют данные ежемесячных управленческих отчетов.

     Важное  значение имеет способ представления  учетной управленческой информации, включая средства вывода, формат данных, пояснения. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разнообразны по существу, форме и срокам представления.

     Главным требованием к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования.

     Степень частоты и детальности отчетов  во многом зависит от уровня менеджмента. Мастерам, прорабам, начальникам производств, руководителям отделов и служб заводоуправления необходимы более частые и подробные отчеты, чем для высшего руководства организации. Чем выше уровень менеджмента, тем реже представление отчетности и меньше в ней подробностей.

     В качестве рабочих документов, расчетных  оснований и обоснований, принимаемых решения используют компьютерные распечатки. В качестве заданных величин чаще всего используются плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии расхождений, убедиться в несовершенстве планирования. Большую аналитическую ценность имеет сравнение данных УУ. Полученных за ряд лет, а также сопоставление с рыночными, отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов.

     Отчетные  таблицы должны сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями.

     Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и формами  отчетности служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущенной продукции, товарах, услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений. 

     2. Виды управленческой отчетности.

     В УУ различают:

• комплексные отчеты;
• отчетность по итоговым показателям;
• аналитические отчеты.

     Комплексные отчеты характеризуют деятельность всего предприятия. Они представляются с установленной заранее периодичностью (неделя, 2 недели, месяц). В комплексных отчетах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и ее отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.

     Отчеты  по итоговым показателям могут представляться в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов и т.п.

     Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения сверхурочных часов работы, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности и т. п. Они, как правило, отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они призваны раскрыть благоприятные возможности и резервы улучшения деятельности предприятия, указать существующие риски и опасности снижения эффективности хозяйствования.

     Темы, формат, содержание и сроки отчетов  произвольны и  ограничений не имеют.

     В качестве примеров отчетов, формируемых в системе управленческого учета. Министерство экономического развития России рекомендует следующие.

     Отчеты  об операционной деятельности:

• О производстве продукции (работ, услуг);
• О продаже продукции;
• О закупках;
• О дебиторской / кредиторской задолженности;
• О запасах готовой продукции;
• О НП;
• О запасах сырья и комплектующих;
• О бартерных сделках;
• О движении денежных средств

     Отчеты  об инвестиционной деятельности:

• О движении ОС;
• О движении НМА
• О долгосрочных финансовых вложениях
• О планируемых КВ
• В разрезе инвестиционных проектов.

     Отчеты  о финансовой деятельности:

• О краткосрочных финансовых вложениях;
• О привлечении и обслуживании заемного капитала;
• О привлечении и обслуживании акционерного капитала;
• Об управлении денежной наличностью.

     Отчетность  о производстве продукции, работ, услуг  составляется в разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных» работ и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами с начала месяца.

     Примерная форма отчета о произведенной  продукции.

     Информация  об отклонениях сообщается начальникам  цехов, участков, руководителям производственных отделов, служб сбыта.

     Изготовленную продукцию нужно отправить покупателям  в точном соответствии с количеством, сроками и другими условиями договоров поставки или купли-продажи.

     Примерная форма отчета о продаже продукции.

     Отчет целесообразно составлять по видам  продукции и других товаров с  ежедневной, недельной и месячной оперативностью. Размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует показывать нарастающим итогом.

     Чтобы одновременно контролировать достаточность  запасов готовой продукции для немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчетности о продажах.