Совершенствование управленческих решений на примере ЧКУП «Ирина-Сервис»

Источник: График производства хлебобулочных изделий ЧКУП «Ирина-Сервис» (2002 г.)

На основании данных таблицы 3.1.1. можно судить о том, что производство хлебобулочных изделий цехами ЧКУП «Ирина-Сервис» за 2002 было несколько неритмичным. Хотя в 4 квартале 2002 года количество хлебобулочных изделий принятых в зачет предприятием совпало с количеством хлебобулочных изделий  по плану. Очевидным является отклонение количества хлебобулочных изделий принятых в зачет предприятием от количества хлебобулочных изделий по плану – от 0,93 до 0,97.

Отметим, что коэффициент ритмичности за год составил – 0,96, что говорит о том, что на каждые 100 изделий необходимых для реализации через рестораны и кафе ЧКУП «Ирина-Сервис»  по утвержденному ежеквартальному плану в зачет принималось только 96.

Всего за год принято в зачет принято 2528 млн. штук хлебобулочных изделий, по плану -  2632 млн. штук (табл. 3.1.1.). Исходя из табличных данных сделаем вывод о том, что фактическое отклонение количества хлебобулочных изделий принятых в зачет с количеством хлебобулочных изделий по плану реализации продукции составило на конец 2002 года – 105 тыс. штук. Средняя цена одного хлебобулочного изделия в на ЧКУП «Ирина-Сервис» за 2002год составляла 200 рублей.

Расчет средней цены одного хлебобулочного изделия получаем путем выручки полученной от реализации произведенных хлебобулочных изделий за 2002 год (557000 млн. руб.) (см. Приложение 1) на их фактическое количество из таблицы 3.1.1. (2785 млн. штук).

Зная среднюю цену одного хлебобулочного изделия и количество изделий не произведенных ритмично в соответствии с планом рассчитаем сумму недостачи выручки от реализации продукции ЧКУП «Ирина-сервис» за 2002 год:

±Э = 200*105000 =21000000 руб.

Таким образом, в случае научно выработанных прогнозов соотношения планов и фактического производства продукции, усиления требований к процессу планирования ритмичности (т.е. обеспечение соотношения фактического выпуска продукции с количеством продукции принятой в зачет) в условиях принятия управленческих решений на ЧКУП «Ирина-Сервис» возможным явилось бы получение дополнительного дохода в размере 21 млн. руб. за 2002 год.

Для этого необходимо довести ежедневные планы выпуска продукции по каждому структурному подразделению и возложить контроль за их выполнением на непосредственно ответственных за планирование производства продукции на местах, целесообразным может стать внесение изменений в должностные инструкции начальников отделов производства, кулинарных цехов, директора кафе.

2. Совершенствование управленческих решений путем снижения потерь рабочего времени по вине управленческих работников.

Известно, что эффективность функционирования аппарата управления включает своевременное обеспечение управляемых подразделений и рабочих мест цехов, кафе, ресторана необходимыми документами, материалами, транспортными средствами, заготовками, своевременное принятие управленческих решений.

Несвоевременное принятие управленческих решений вызывает потери

рабочего времени на участках и рабочих местах. Потери ведут к простоям

оборудования, растут амортизационные отчисления, что в свою очередь влияет на себестоимость,  а также снижает объемы производства, а соответственно выручки и прибыли от реализации.

Коэффициент отсутствия потерь рабочего времени по вине управленческих работников Кп определяется по формуле:

          Кп = 1-Тп/Тф,                                                                      (3.1.2.)

где Тп- потери рабочего времени по вине управленческих работников, час.

Тф- фактически отработанное время, час. [11, c.59].

Понятно, что чем ближе данный коэффициент к 1 тем эффективнее управление на предприятии, тем быстрее и качественней принимаются управленческие решения, что в свою очередь исключает возможности замедления темпов производства товарной продукции и услуг, исключает возможные простои оборудования, бригад и пр.

Расчет  коэффициента отсутствия потерь рабочего времени вследствие повышения требований предложению эффективных критериев к принимаемым на ЧКУП «Ирина-Сервис» решениям представим в таблице 3.1.2 на основании сводных статистические данные потерь рабочего времени ЧКУП «Ирина-Сервис».

Таблица 3.1.2.

Расчет коэффициента отсутствия потерь рабочего времени на  ЧКУП «Ирина-Сервис» за 2002 год (час).

Источник: Приложение 5.

На основании таблицы 3.1.2. можно заключить, что на ЧКУП «Ирина-Сервис» принимаемые управленческие решения не всегда своевременны, что в свою очередь, определяет необходимость усиления требований предъявляемых к ним. Так, наибольшее количество потерь рабочего времени на ЧКУП «Ирина-Сервис» происходили в 1 и 4 кварталах 2002 года. Кроме того, в 4 квартале для управления необходимо было скоординировать все действия генерального директора и администрации с целью оперативного принятия управленческих решений относительно открытия и обслуживания ресторана «Гомель» с целью минимизации возможных издержек.

Известно, что идеальное значение рассчитанного коэффициента должно составить 1. В нашем случае, среднее арифметическое  значение коэффициента 0,93, а общее количество часов рабочего времени потерянных по вине некачественного принятия управленческих решений за 2002 год  составило 95470.

Потери рабочего времени вследствие принятия несвоевременных управленческих решений  либеральность требований к ним определили потери доходов от реализации и внереализационных доходов, рост отпускной цены продукции.

Так, производство товарной продукции и услуг за 1 час рабочего времени в стоимостном выражении (в среднем за 2002 год на ЧКУП «Ирина-Сервис») оценивалось 1000 тыс. рублей (получить эту цифру можно путем деления стоимостного объема выпуска продукции за год на 12 месяцев, затем на 22 рабочих дня, а затем на 8 рабочих часов в день). Кроме того, стоимость 1 часа рабочего времени, за который администрация начисляет заработную плату работникам в среднем за 2002 год на ЧКУП «Ирина-Сервис» оценивался в 2.5 тыс. руб. (методика расчета аналогична предыдущей, однако в данном случае за исходный показатель берется фонд оплаты труда работников) (см. Приложение 6).

Итак, зная размер заработной платы за 1 час работникам ЧКУП «Ирина-Сервис», стоимость товарной продукции, произведенной на ЧКУП «Ирина-Сервис» за 1 час (средние значения) и количество часов рабочего времени потерянных по вине отсутствия унифицированных требований к процессу принятия управленческих решений в 2002 году возможно рассчитать сумму ущерба нанесенного предприятию в 2002 году.

-Э= (2500+1000000)*95470 =119337500 тыс. руб.

Отметим, что в случае усиления требований к процессу планирования рабочего времени посредством возложения на экономиста экономического отдела функции планирования и прогнозирования выручки от реализации продукции (в час), а также почасовой оплаты труда на основе тарифной сетки, на исследуемом предприятии в условиях принятия научно-обоснованных управленческой практикой управленческих решений возможным явилось бы получение дополнительного дохода от реализации произведенной в момент простоя продукции.

Итак в 2002 год возможный экономический эффект от усиления требований по планированию соотношения выручки от реализации, почасовой оплаты труда и своевременности принятия управленческих решений с учетом графика загрузки оборудования на ЧКУП «Ирина-Сервис» составил бы 119337500 тыс. руб.

3. Совершенствование управленческих решений путем активизации исполнительности аппарата управления рестораном и кафе ЧКУП «Ирина-Сервис».

Исполнительность аппарата управления рестораном и кафе характеризуется коэффициентом исполнительности Кис, который определяется сопоставлением времени отклонения фактического срока от планового срока исполнения документа (управленческого решения дирекции ЧКУП «Ирина-Сервис»).

Анализ исполнительности аппарата управления рестораном и кафе  в условиях принятия управленческих решений рассмотрим на примере таблицы 3.1.3.

Таблица 3.1.3. Расчет исполнительности аппарата управления рестораном и кафе ЧКУП «Ирина-Сервис» за 2002 год (в днях).

Источник: Калькуляция времени документооборота на ЧКУП «Ирина-Сервис» (поквартальная).

Итак, на основании таблицы 3.1.3. можно просуммировать общее количество дней просрочки исполнения по документам с учетом значимости каждого из них. Всего просрочка исполнения документов в днях на ЧКУП «Ирина-Сервис» за 2002 год составила 32,5 дня.

Повышение требований к процессу принятия управленческих решении предполагает совершенствование документооборота на предприятии, усиление контроля за сроками о внесения изменений в первичные документы до сдачи их в архив или заказчику.

Определение возможности экономии денежных средств на основании внедрения комплекса  мероприятий по оптимизации документооборота предполагает исследование наиболее значимого документа (в соответствии с коэффициентом значимости), и того, документа по которому происходит дублирования функций анализа и контроля между структурными подразделениями ЧКУП «Ирина-Сервис».

Из таблицы 3.1.3. видно, что наиболее значимым для ЧКУП «Ирина-Сервис» в 2002 году был 1 документ (контракт на поставку продукции предприятию), кроме того, просрочки исполнения управленческого решения по нему составляет наибольшее, по сравнению с другими распорядительными документами времени, что возможно обусловлено проблематикой согласования условий контракта.

Важным условием организации документооборота выступает разработка организации плана документооборота управлением предприятия.  В нем устанавливаются сроки сдачи определенных документов в бухгалтерию всеми структурными подразделениями предприятия, когда и куда документ представляется, кто его принимает и обрабатывает и куда он записывается.

Очевидно, для обеспечения рациональной организации учета, своевременного и полного отражения в учете всех его объектов необходимо правильно организовать документооборот. Он представляет собой движение документов в учетном процессе, начатое моментом их  составления и законченное сдачей на хранение в архив. Этапы, которые проходят все документы на ЧКУП «Ирина-Сервис» показаны на рисунке 3.1.1.

Рис 3.1.1. Схема документооборота ЧКУП «Ирина-Сервис»

Итак, подписание контракта по купли-продажи стекла для строительства ресторана проходит на ЧКУП «Ирина-Сервис» в 4 этапа: принятие решение согласование условий поставки товара; составление контракта на основе типового контракта и проверка правильности его оформления; подписание контракта посредством факсимильной связи (условия подписания оговариваются непосредственно в контракте); проведение платежей по контракту с внесением записей на счетах бухгалтерского учета; сдача документов в архив отдела.