Разработка новых подходов к процессу оптимизации на современном предприятии

Особенность структуры мастер-бюджета предприятия зависит от множества факторов. В первую очередь, масштаб предприятия – чем оно крупнее, тем сложнее его организационная структура и тем более важной оказывается координация между подразделениями и центрами ответственности. Без четкой системы обмена плановой и контрольной информацией между ними практически невозможно обеспечить слаженную работу всего предприятия.

На предприятиях, выпускающих особую продукцию небольшими партиями, требуются иные подходы к планированию, чем на предприятиях, которые выпускают массовую серийную продукцию.

Полная система бюджетов предприятия на долгосрочную, среднесрочную, краткосрочную перспективу представлена на рисунке 2.2.1.

Рисунок 2.2.1. - Система бюджетов

Эти бюджеты формируют мастер-бюджеты для предприятий с линейно-функциональной структурой. Фактически каждый блок представляет собой отдельный плановый документ.

Полная система бюджетов предприятия состоит из бюджетов двух основных типов: операционных и финансовых.

На предприятии не обязательно формировать полную систему бюджетов – все зависит от особенностей его деятельности. Формирование бюджетов позволит оптимизировать различные показатели деятельности за счет использования норм и нормативов, изучения причин отклонений нормативных показателей и выработки оптимальных управленческих решений.

Составление бюджета продаж позволит оптимизировать объем продаж в целом и по конкретным видам продукции с учетом стратегии развития предприятия, его производственных возможностей, рынка сбыта и перспективных возможностей развития расширения этого рынка.

Бюджет производства призван оптимизировать объем производства продукции с учетом объема продаж и запасов готовой продукции.

Бюджеты прямых расходов и закупок материалов отражают потребности в сырье и материалах, оптимальные объемы закупок и общую величину расходов на их приобретение с учетом объема производства, затрат на единицу продукции и запасы сырья.

Бюджет прямых затрат труда определяет общие затраты на привлечение трудовых ресурсов, занятых в производстве. Исходными данными являются результаты расчета бюджета производства и норм оплаты труда.

Формирование бюджета производственных накладных расходов позволит оптимизировать каждую статью накладных расходов.

Расчет бюджета производственных затрат ведется в соответствии с методикой калькулирования себестоимости (по полным или переменным затратам).

Бюджет коммерческих расходов дает прогнозную оценку накладных расходов на полный объем реализации продукции и позволяет оптимизировать их на этапе возникновения.

В бюджет управленческих расходов включаются прогнозные оценки административных накладных расходов.

При составлении бюджета любого вида нельзя забывать о плане развития предприятия, который должен быть составлен с учетом разных вариантов развития предприятия. Возможны следующие варианты: пессимистический (минимальная цель и максимальное сокращение ресурсов); вероятностный (достижение максимальных целей при умеренном использовании ресурсов); оптимистический (максимальная цель при оптимизации использования всех ресурсов).

Генеральный бюджет организации состоит из операционного и финансового бюджетов. Оба бюджета содержат ряд частных бюджетов, которые взаимосвязаны, взаимозависимы и взаимообусловлены.

Отправной точкой при составлении операционного бюджета является формирование бюджета продаж.

Тщательная проверка всех влияющих на объем продаж факторов позволит сформировать оптимальный бюджет продаж.

Бюджет продаж в документальном виде содержит объемы продаж, цены и выручку по всей номенклатуре продаваемой продукции.

После определения возможного объема реализации товара разрабатывается бюджет закупок товаров с учетом  имеющихся запасов на начало планируемого периода и бюджета запасов на конец периода.

1. Из бухгалтерской отчетности берут данные на начало и конец периода по остаткам товаров.

2. Данные по плану реализации товаров путем суммирования объединяют с данными об остатках товаров на конец периода и из полученного результата вычитают данные о запасах товаров на начало периода.

3. Итоговое значение количества товаров, необходимых для выполнения плана реализации, составляет бюджет закупок.

Оптимизация управленческих расходов при помощи формирования бюджета достигается за счет предварительного планирования расходов, необходимых для поддержания всех видов деятельности, а так же для поддержания организации как бизнес-единицы.

Располагая исходными данными для расчета плановой себестоимости реализации продукции можно спрогнозировать доход от продажи товаров.

Для исчисления себестоимости реализации по видам продукции необходимо распределить плановые величины общих расходов по видам товаров. Тем самым определяются полные удельные затраты на единицу товара по видам продукции, планируемой к продаже в бюджетном периоде. Если коммерческие расходы были отнесены к постоянным, то они не включаются в данный бюджет.

Составление первичного проекта отчета о прибылях и убытках является «выходной» формой операционного бюджета и состоит из двух частей.

В расходную часть включается стоимость товаров, закупленных у товаропроизводителя, операционные и управленческие расходы.

Доходная часть бюджета планируется с учетом плана продаж продукции и плана финансовых поступлений из прочих источников. Здесь необходимо оптимизировать денежные средства, так как их рост вовсе не означает увеличение дохода, например, из-за роста дебиторской задолженности в связи с продажей товаров в кредит. Увеличение средств на расчетном счете может быть связано с получением кредита и как следствие – наличием кредиторской задолженности.

Продажи товаров в кредит позволяют уменьшить время их нахождения на складах, размеры складских помещений, расходы на их содержание, увеличить коэффициент оборачиваемости оборотных фондов. В целях оптимизации данных затрат организации не только стремятся продавать товары в кредит, но и устанавливают скидки, благодаря которым ускоряется оборот денежной наличности.

Таким образом, плановый отчет о прибылях и убытках целесообразно составлять в двух вариантах: развернутом (в разрезе доходности отдельных видов товаров) и сводном (составляется по аналогии с формой №2 квартальной бухгалтерской (финансовой) отчетности)).

Помимо операционного бюджета организации составляют финансовый бюджет – прогнозный баланс как результат финансовых и нефинансовых операций. Финансовый бюджет формируется с использованием данных плана прибылей и убытков, бюджета капитальных вложений и прогноза движения денежных средств. Финансовые бюджеты рекомендуется готовить в форматах отчетности, так как их можно использовать в качестве ориентиров при контроле процедур финансового учета.

В организациях любых масштабов и форм собственности управленческие решения связаны с денежными средствами. Для организаций, действующих в условиях жесткой конкуренции, проблема движения денежных средств является наиболее важной, поскольку от ее решения зависит возможность продолжения деятельности. Периодическая нехватка денежных средств может привести к срыву контрактных обязательств, а в критических ситуациях – к банкротству.

Главная цель разработки бюджета денежных средств – обеспечить постоянную платежеспособность хозяйствующего субъекта, а так же избежать кассовых разрывов и кризиса неплатежей. Проект бюджета движения денежных средств создается на основе проектов отчетов о движении денежных средств. При разработке проекта бюджета необходимо определить временной горизонт и периодичность планирования бюджета. Практически у всех организаций платежная активность имеет недельный цикл, который можно начинать в любой день в соответствии с особенностями деятельности.

Планируя выплаты можно выделить следующие статьи расходов: платежи поставщикам, платежи в бюджет и внебюджетные фонды, оплата труда сотрудников, плата за аренду, приобретение активов, инвестиции, коммерческие и административные расходы, оплата кредитов и займов.

Бюджеты движения денежных средств позволяют выявить периоды, когда свободные денежные средства могут быть направлены на приобретение активов или подготовить к выплате крупных кредитов.

У небольших организаций это практически основной документ. Информация о ликвидности и платежеспособности жизненно важна для таких организаций, поскольку они не имеют возможности привлекать дополнительные финансовые ресурсы, а дефицит платежных средств может оказаться фатальным для деятельности.

Таким образом, бюджетирование занимает ключевое место в системе управления предприятием, так как отвечает за реализацию стратегии, эффективность текущей производственно-хозяйственной деятельности. Бюджетирование позволяет оптимизировать ключевые показатели деятельности посредством их прогнозирования и выявления отклонений фактических показателей от плановых. Планирование основных показателей необходимо, прежде всего, чтобы понять, насколько реально для предприятия достижение поставленных перед ним целей. Если они показывают, что цели достижимы, то планы принимаются к исполнению, если нет – процесс составления бюджета проходит «вторую итерацию» или определяются условия, при которых достижение целей становится возможным. С помощью бюджетирования происходит поиск наилучшего варианта оптимизации основных показателей, после чего они представляются в реальном бюджете.

2.3. Показатели эффективности ведения бизнеса

За последнее десятилетие в стране наметилась тенденция развития рынка отечественных товаров, что с одной стороны, сопровождалось обострением конкурентной борьбы между производителями товаров, с другой – продолжением сокращения инвестиций в производство. Хозяйствующим субъектам сегодня необходимо не только адаптироваться к потребностям рынка посредством инвестиций и модернизации основных средств, исходя из возможностей предприятия, но и сформировать оптимальную систему планов деятельности. В условиях нестабильного формирования российской экономики и устойчивого спада производства, руководству предприятий приходится решать проблему эффективности деятельности  при невозможности, либо недостаточности обновления производственных фондов.

Новые специфические условия, в которых осуществляется производственная и  коммерческая деятельность хозяйствующих субъектов: отсутствие свободных финансовых ресурсов в реальном секторе экономики, высокие риски инвестирования и недостаточная конкурентоспособность продукции не позволяют рассчитывать на значительные вложения в развитие и совершенствование производственной, технической и материальной базы предприятия. Это выдвигает на передний план задачу наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов в процессе производства и сбыта продукции через реализацию принципа оптимизации основных показателей деятельности. 

Эффективность ведения бизнеса предполагает эффективность важнейших экономических показателей деятельности организации, доходы и прибыль к которой формируются оптимальным образом именно как результат ее быстрой и адекватной подстройке к внешней среде.

Эффективность (effectiveness) – способность организации достигать поставленных целей. Эффективность проявляется на следующих уровнях.

1. Техническая эффективность. Означает, что организация смогла внедрить в практику своей деятельности какую-либо техническую систему, например, электронный документооборот. Этот уровень называется утилитарностью.

2. Функциональная (локальная, или ограниченная) эффективность. Означает, что организация наладила выполнение новой (или оптимизировала исполнение прежней) функции. Например, внедрила систему бюджетного управления. Такой уровень эффективности называется полезностью.

3. Экономическая (глобальная, или системная) эффективность. Означает, что организация в результате системных преобразований добилась роста целевых финансово-экономических показателей. Например, за год стоимость компании возросла на 20%. Данный уровень эффективности называется успешностью.

Экономичность – способность организации максимизировать отдачу на единицу используемого ресурса. Измеряется отношением входных показателей организации к показателям, отражающим выход. Например, объем прибыли на одного сотрудника компании.

Задача организации – обеспечить взаимосвязь этих показателей, так как экономичность в одних случаях приводит к эффективности, а в других – нет. Организация может быть высокоэкономичной, но потерпеть неудачу в достижении своих целей, потому что выпускает продукцию, на которую нет спроса – работает «на склад». С другой стороны, организация может быть эффективной в достижении своих целей, но при этом быть неэкономичной, потому что они достаются ей неоправданно высокими затратами.

Достижение эффективности для компании означает максимизацию финансовой цели с наличными ресурсами в установленный промежуток времени. Для тех подразделений, цели которых имеют характер «чем меньше, тем лучше», эффективность будет означать достижение установленного результата с наименьшими затратами.

Таким образом,  внедрению процесса оптимизации основных показателей деятельности сопутствует оптимизация самой системы управления, целью которой является такое инвестирование средств, которое бы вызвало опережающий рост показателей финансовой цели предприятия.

Показатели эффективного ведения бизнеса, варианты оптимизации этих показателей необходимо рассматривать на примере конкретного предприятия, в зависимости от особенностей его деятельности, специфики, отраслевой принадлежности. В качестве примера рассмотрим предприятие электроэнергетической отрасли Кемеровской области ЗАО «Энергоресурс».