Разработка новых подходов к процессу оптимизации на современном предприятии

Особое внимание необходимо уделить постановке и формализации цели оптимизации затрат компании, так как она должна быть понятна всем причастным к достижению данной цели. Для измерения и оценки оптимальных показателей деятельности необходимо разработать перечень ключевых индикаторов достижения оптимизации – небольшое количество показателей, позволяющих оценить степень достижения запланированных целей оптимизации. Для достижения этих целей предприятию необходимо детализировать и расписать по годам те результаты оптимизации затрат, которые должны быть достигнуты, например, в первой, второй, третий год.

Для систематизации процесса оптимизации необходимо построить «мостик» между основными целями оптимизации и тактическими задачами по их достижению, а так же довести их до команды исполнителей – группы людей, объединенных общей целью.

Для осуществления процесса оптимизации компании необходимо определиться с системой основных показателей деятельности для того, чтобы сформировать наиболее приоритетные цели оптимизации. Обычно компания формулирует несколько важных для своего бизнеса показателей, определяет частоту их расчетов и цели, которые ставятся перед компанией по этим показателям. Разработка системы показателей деятельности включает несколько этапов:

1. Определение видения развития компании на промежуток времени от 3 до 5 лет (стратегические цели).

2. Определение показателей, по которым можно измерить прогресс в достижении целей компании.

3. Составление промежуточных целей по данным показателям (через год, два, три и т.д.).

4. Назначение сотрудника, который будет рассчитывать данные показатели.

5. Расстановка целей по приоритетам.

6. Определение периодичности расчетов показателей (ежемесячно, ежеквартально и т.д.).

7. Формулировка и доведение показателей до подразделений.

9. Измерение результатов первого месяца (периода) по сформулированным показателям и сравнение их с целями.

Значение ключевых показателей деятельности необходимо разрабатывать на основе стратегического плана, соотнося их с операционными, инвестиционными и финансовыми бюджетами.

              Цели оптимизации, которые компания ставит перед собой, должны быть не только четкими и обоснованными, но и сбалансированными. Недостаточно просто  запланировать снизить затраты, необходимо обосновать данный план: за счет чего и каким образом это будет достигнуто. Например, в соответствии с бизнес-планом развития сокращение затрат на 5% должно быть достигнуто за счет предоставления скидок поставщиком, на 2% за досрочные оплаты и снижение операционных издержек, на 3% за счет дополни­тельной автоматизации рабочих мест посредством разработки дополнительного функционала. В таком случае данный план будет работать – в нем определе­ны источники сокращения издержек. Если стратегическая задача компании – увеличение рентабельности продаж с 10 до 20%, то реализация данной задачи должна быть описана в стратегии компании.

В зависимости от масштабов деятельности, специфики производства, типа рынка, уровня управления набор ключевых показателей эффективности (KPI) может быть различным на предприятиях. В таблице 2.1.1 приведен пример ключевых показателей эффективности деятельности по компании в целом.

Таблица 2.1.1 - Показатели эффективности 1 уровня – управления

Каждое предприятие выбирает для себя наиболее важные показатели эффективности деятельности. Их оптимизация осуществляться различными способами – от построения экономико-математических моделей до устранения выявленных отклонений от нормативных показателей.

Прежде чем притворить в жизнь даже самые малозатратные проекты необходимо подсчитать экономический эффект, ту ценность, что принесет в конечном итоге его реализация. Нередко бывает, что затрачивая незначительные средства предприятие не только не получает желаемого результата, но получает убыток.

Оптимизации подвергаются и показатели финансовой отчетности, например, дебиторская и кредиторская задолженности. Наличие дебиторской задолженности отрицательно сказывается на ликвидности предприятия, так как, имея денежные средства, оно не может фактически ими воспользоваться, следовательно, лишается возможности дальнейшего развития. Денежные средства при этом отвлекаются на более длительный срок, в результате снижается текущая ликвидность предприятия и оно не в состоянии покрывать свои обязательства. В такой ситуации необходимо управлять дебиторской задолженностью посредством предоставления скидок, осуществления расчетов векселями, что позволило бы сразу получать оплату за поставленную продукцию (услуги) и направлять полученные средства на удовлетворение текущих потребностей предприятия.

Оптимизировать кредиторскую задолженность необходимо для того, чтобы закрепить за предприятием возможность погашать свои обязательства.

Увеличение такой задолженности показывает, что предприятие находится в  зависимости от внешних источников и может привести к финансовой неустойчивости, а так же отпугнуть потенциальных поставщиков (подрядчиков), ввиду неспособности предприятия своевременно погашать свои обязательства.

В целях оптимизации финансовой устойчивости предприятию необходимо стремиться к увеличению собственных средств, что позволит повысить платежеспособность и даст возможность успешно функционировать на рынке и развиваться.

Помимо оптимизации коммерческих, операционных и других видов расходов в бухгалтерском учете можно оптимизировать даже убыток. Например, создание резервов предстоящих расходов, формируемого в целях равномерного включения расходов на продажу и производство товаров. В момент расходования резервных средств величина прибыли не изменяется. Аккумулируя суммы в резерв, организация оставляет возможность равномерного снижения прибыли в течение отчетного периода.

Расчет промежуточных отчислений в резерв зависит от принадлежности товаров к конкретной группе риска, характеризующей товары по срокам их хранения и не продажи в течение квартала, полугодия, девяти месяцев и года. Под группой риска понимают категорию, которая в течение года присваивается товарам, не продающимся по причине физического или морального устаревания, либо когда рыночные цены снижаются. Чем больше времени проходит с начала отчетного периода до его окончания, тем менее становится жизнеспособен товар, и вероятность продать его по рыночным ценам к концу года уменьшается. Это вызвано инфляционными процессами, платежеспособностью потребителей, усилением конкуренции на рынке.

Разработанная методика расчета нормативных значений в резерв под снижение стоимости материальных ценностей зависит от продолжительности хранения товаров на складе. Чем дольше товары хранятся на сладе, тем они менее ликвидны и выше риск их порчи, морального устаревания или продажи по ценам ниже учетной стоимости.

Анализ тенденций изменений сумм резерва по каждому наименованию товара поможет принять своевременное решение об установлении на них приемлемых цен, исследованию новых рынков сбыта в целях ускорения процесса продажи до конца года. Подход планомерного создания резерва в течение отчетного периода позволит равномерно списывать расходы на уценку товаров в течение года, что позволит избежать единовременного убытка в конце отчетного периода. Оптимизация будет состоять в получении большего количества высококачественной продукции при наименьших затратах на единицу продукции (работ и услуг), рациональном использовании ресурсов, разработке эффективной ценовой и ассортиментной политики.

Оптимизировать такой показатель как прибыль можно за счет увеличения объема продаж по рентабельной продукции; снижения себестоимости продукции; роста цены реализации; повышения качества товара; оптимизации сроков продаж.

Оптимизировать прибыль возможно с помощью продажи излишнего оборудования и другого имущества, или сдачи его в аренду; снижения себестоимости продукции за счет более рационального использования материальных ресурсов, производственных мощностей и площадей, рабочей силы и рабочего времени. Повысить прибыль возможно так же при диверсификации производства, расширения рынка продаж и т. д.

Предприятие должно стремиться не только к получению максимальной  прибыли, но и к оптимальному использованию уже полученной. Это позволит удерживать свои позиции на рынке и обеспечит динамичное развитие  производства в условиях конкуренции.

Иными словами, оптимизировать возможно любые показатели деятельности, являющиеся для предприятия наиболее значимыми.

Помимо показателей эффективности управления 1-го уровня выделяют показатели эффективности 2-го уровня, которые представлены в таблице 2.1.2.

Таблица 2.1.2 - Показатели эффективности 2 уровня – дирекций

На первых этапах процесса оптимизации необходимо определить все возможные направления действий, исходя из стоящей проблемы, рассчитать суммарные затраты на осуществление оптимизации, а также финансовый результат от ее осуществления.

Оптимизация объема продаж рентабельной продукции достигается при полной обеспеченности товарными ресурсами, правильности их распределения и использования, обеспеченности трудовыми ресурсами и развитии материально-технической базы предприятия. Особую роль играет товарооборачиваемость, ускорение которой приводит к высвобождению оборотных средств, снижаются потери товаров, а вместе с ними другие товарные расходы, сохраняется качество товаров, улучшается обслуживание покупателей, что позволяет создать прирост клиентской базы.

В целях оптимизации товарных запасов необходимо проводить мероприятия, направленные на обеспечение соответствия фактических запасов товаров нормативным. Для этого необходимо изучать спрос населения, повышать обоснованность закупок, завозить только доброкачественные товары и в объеме, соответствующему спросу, соблюдать графики завоза товаров, возвращать поставщикам излишки, недоброкачественные и уцененные товары.

Оптимизации подвергаются и транспортные расходы, если предприятие занимается оптовой торговлей. Снижение себестоимости доставки достигается при полной загрузке машин, сокращении пробега порожняком, уплотнении машино-дня, использовании прицепов и тягачей, продажи товаров населению по образцам. Оптимизировать товарные потери можно путем улучшения хранения и перевозки товаров, использования холодильных установок, повышения ответственности работников за сохранность товаров.

Прежде чем приступить к оптимизации показателей деятельности необходимо просчитать экономическую целесообразность данного мероприятия. Необходимо определить, какие именно затраты в общей цепочке затрат удастся минимизировать, каким способом этого можно достичь; не приведет ли данная минимизация к росту других статьей затрат; насколько эффективна для компании данная оптимизация и какова вероятность получения убытка от ее реализации. Только после решения этих вопросов стоит принимать решение о запуске программы оптимизации.

Помимо показателей 1-го и 2-го уровней выделяют показатели 3-го уровня, которые так же определяют эффективность деятельности предприятия. Данные показатели представлены в таблице 2.1.3.

Таблица 2.1.3 - Показатели эффективности 3 уровня