Разработка новых подходов к процессу оптимизации на современном предприятии

3.2. Разработка автоматизированной системы учета затрат, как метода оптимизации затрат

Оптимизация затрат – это получение прибыли предприятием. Получать прибыль посредством увеличения цен сегодня стало невозможным и это  заставляет предприятия искать другие пути ее увеличения: увеличивать объем продаж или снижать затраты.

На первом этапе компания может получать прибыль, увеличивая объемы продаж, не заботясь об эффективности своей деятельности. На втором этапе рынок начинает насыщаться и рост продаж уменьшается. Возникает необходимость повышения эффективности за счет наведения порядка в компании, т.е. оптимизировать затраты. Но это относится не ко всем элементам, например: на техническом оборудовании экономить нельзя. Техническое обеспечение страдать не должно, иначе компания лишится всего объема выпуска.

Однако возникают ситуации, когда неоправданное снижение затрат приводит к обратным результатам. Это относится к компаниям, работающим в сфере услуг, где введена процентно-премиальная форма оплаты труда работников. Руководство данной компании решает снижать затраты, начав с уменьшения процентов от выручки, выплачиваемой сотрудникам. В скором времени сотрудники «находят выход»: выручка не идет в кассу предприятия, а идет сотрудникам напрямую. В результате снижается объем выручки.

В производственных отраслях подобные эксперименты оборачиваются уходом специалистов, хищений и т.д.

Чтобы управлять затратами необходимо понимать какие виды затрат существуют, от чего они зависят. Эффективные затраты связаны с получением доходов от реализации продукции, на производство которой они были выделены. Неэффективные затраты, связанные с потерями и отсутствием дохода (брак, хищение, порча, простои, недостачи), необходимо уменьшать в первую очередь. Для этого определяются ранее допустимые технологические и административные потери, и устанавливается ответственность за их превышение. Например, в швейном производстве, где допустимые перерасход ткани на изделие составляет 5%, расход увеличился до 15%, и если взять период 7 месяцев, то получим 105% нерационально используемого сырья. Возможными вариантами решения данной проблемы могут быть: детальный анализ причин значительного перерасхода ткани, материальная ответственность начальника цеха и раскройщиков за необоснованное превышение нормативной величины технологических потерь, система поощрений за экономию сырья и сокращение нормативных потерь, внедрение автоматизированной системы управления технологическими процессами в раскройно-подготовительном производстве.

Определить непроизводительные расходы позволяет нормирование использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Для тех ресурсов, которые составляют в структуре затрат значительную величину, необходимо устанавливать нормы и нормативы потребления и фиксировать все отклонения от нормативных показателей. На основе анализа разрабатываются управленческие решения по устранению причин отклонений. Одним из результатов может стать уточнение самих норм, когда внедряются новые прогрессивные технологии, современные методы организации рабочего процесса.

В качестве примера оптимизации затрат рассмотрим структуру затрат в швейном производстве.

В состав подразделений, где осуществляются затраты входят коммерческая служба, служба маркетинга, производство и управление предприятия. В данных подразделениях определяются участки, связанные с осуществлением затрат, определяются нормативы на затраты.

Например, в раскройном цехе существуют карты раскроя, согласно которым происходит раскрой ткани на каждое изделие согласно ГОСТ. Существуют нормы на допустимые отклонения в сторону уменьшения или увеличения количества сырья на изделие. Вводится должность инженера по нормированию сырья, который контролирует расход сырья за предприятие и составляет сводный ежемесячный отчет. По маршрутным листам крой отправляется в швейные цеха, где также существуют допустимые нормы на брак. Остатки сырья из раскройного цеха и брак списываются с учета предприятия. Согласно заявке инженера по запуску производства происходит снабжение швейного цеха нитками, пуговицами и другими прикладными документами.

Весь документооборот заносится в компьютерную систему, где всегда можно увидеть остатки сырья на складе; приход и расход сырья ежедневно и за месяц; количество сырья в полуфабрикатах; количество готовой продукции на складе; количество отгруженной продукции по дням. Общая иерархическая структура учета затрат представлена на рисунке 3.2.1.

I уровень

II уровень

III уровень

Рисунок 3.2.1 - Автоматизированная система учета затрат

Данная система учета затрат предполагает 3 уровня. Серверы объединены и доступ к ним от автоматизированных рабочих мест (АРМ) осуществляется по паролям. Программу учета затрат можно и в существующую компьютерную сеть предприятия. Каждое АРМ имеет доступ к определенной информации. Это определяется функциональными обязанностями.

Единая методологическая база управленческого учета, система премирования и штрафов учтены в программе и корректируются и отслеживаются с АРМ и информационной службы (ИО). Второй этап предполагает и предназначен для своевременного и достоверного сбора информации о затратах. Вся информация о затратах стекается в АРМ начальника планового отдела, систематизируется и через АРМ ИО предоставляется руководству.

На данном этапе важный момент – это достоверность и простота обработки и предоставления информации. Этот процесс производят специалисты службы ИО.

На третьем этапе делается перспективное планирование затрат с учетом производственных планов. В планировании принимают участие все службы. Составляется перспективный план, который  согласовывается с производством, утверждается и является составной частью производственного плана. Минимальный план составляет 0,5 года, максимальный 5-10 лет. План доводится до АРМ соответствующих специалистов.

На четвертом этапе должностные лица контролируют затраты и их соответствие нормам, а так же принимают оперативные меры в случае отклонения затрат от нормативных.

Пятый этап предполагает отражение затрат в хозяйственных операциях и в бухгалтерском учете с целью их своевременного финансирования. Кроме того, собирается и анализируется информация об оптимизации затрат, проверяется правильность планирования затрат и делаются соответствующие корректировки в план. На шестом этапе анализируют затраты за период и принимаются управленческие решения на перспективу для новых планов.

Данная система учета затрат в полном объеме пока не применяется в промышленности. Существуют видоизмененные варианты системы на ряде фабрик России. Единственным недостатком данной системы является ее громоздкость, однако если запустить ее в работу и отладить программу, технологию, обучить специалистов, то она принесет ощутимый эффект. По авторским расчетам внедрение данной системы позволит сэкономить до 10% годовых оборотных средств, используемых на предприятии.

3.3. Использование аутсорсинга, как метода оптимизации затрат на примере ООО «СпецТрансСервис»

Возможное направление сокращения затрат – анализ эффективности вспомогательных работ на предприятии и привлечение аутсорсинговых и консалтинговых компаний для выполнения отдельных функций. Так, затраты на содержание штата сотрудников, занимающихся обслуживанием (уборщицы, сантехники), или затраты на содержание собственного медпункта, штата водителей могут оказаться значительно выше, чем оплата сторонних профессиональных компаний. Так, все акционерные общества привлекают на конкурсной основе аудиторскую компанию для проведения ежегодного аудита бухгалтерии.

Привлечение на конкурсной основе специализированных предприятий – реальный путь уменьшения затрат, который приемлем только для средних, крупных и сверхкрупных компаний. Кроме цены предприятия могут также варьировать в данном случае и другими показателями: качество услуг, сроки, направления деятельности и т.д.

В качестве примера оптимизации затрат проведем сравнительный анализ затрат на содержание собственной бухгалтерской службы ООО «СпецТрансСервис» и ведения бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией.

ООО «СпецТрансСервис» образовалось в 2004 году. Основным видом деятельности является ремонт и текущее содержание дорог Заводского района, разделке и заливке трещин, содержание остановочных павильонов, оказание автоуслуг. Численность предприятия составляет 40 человек.

Оплата услуг по ведению бухгалтерского учета и составления отчетности специализированной организацией будет зависеть от объема работы (количеством первичных документов), вида деятельности. Сторонняя фирма берет на себя такие функции как разработка учетной и налоговой политики, рабочего плана счетов; организация документооборота; текущее ведение бухгалтерского учета на базе программного обеспечения; составление отчетов и отчетности и т.д.

Кроме того, аутсорсинговые компании оказывают такие услуги, как трансформация бухгалтерской отчетности на систему ГААП (МСФО); подготовка отчетов для головной компании; юридическое сопровождение и т.д.

Преимущества использования подобных услуг следующие:

- экономия на заработной плате бухгалтеру;

- отсутствие затрат на приобретение оргтехники;

- отсутствие затрат по установке бухгалтерских программ;

- экономия на арендных платежах;

- отсутствие затрат, направляемых на повышение квалификации бухгалтера и выписку профессиональной литературы.

Для того чтобы рассчитать затраты по привлечению услуг аутсорсинговой компании воспользуемся тарифами на бухгалтерское обслуживание компании «ЮТЕОС» (таблица 3.3.1.).

Таблица 3.3.1 - Тарифы на бухгалтерское обслуживание

Статьи затрат на содержание собственного штата бухгалтерии ООО «СпецТрансСервис» представлены в таблице 3.3.2.

Данные таблицы показали, что наибольший удельный вес в составе затрат приходится на заработную плату – 537139,20 руб. (или 73%), информационное сопровождение составило 118760,88 руб. (или 13%), арендная плата – 69406,80 руб. (или 7%). Общие затраты на содержание бухгалтерии составили 929321,88 руб./год.

Услуги аутсорсинговой компании «ЮТЕОС» составили 618450 руб./год, а именно: 28000 руб. Общество потратит ежемесячно за услуги, исходя из количества хозяйственных операции, осуществляемых за месяц. Так как доплата за сотрудников свыше 5 человек составляет 150 руб./чел., а в Обществе их насчитывается 40 человек, то ежемесячно доплата будет составлять 5250 руб. (35 чел.*150 руб./чел.).

Таким образом, ежемесячные затраты Общества за услуги составят 33250 руб. (28000 руб.+5250 руб.).

Кроме того, аутсорсинговыми компаниями установлены надбавки к базовой стоимости услуг. Так при начислении заработной платы при системе оплаты труда, отличающейся от оклада, надбавка составит 10%; в случае расчета отчислений с зарплаты по регрессивной шкале – 10%; расхождение между налоговым и бухгалтерским учетом (наличие кредитов, лизинга) – 20%; совмещение ЕНВД и общего режима налогообложения – 15%.

Таким образом, стоимость профессиональных услуг составит 51537,50 руб./мес. (33250 руб.+3325 руб.+3325 руб.+6650 руб.+4987,50 руб.) или 618450 руб./год.

Экономический эффект от использования услуг специализированной организации составил 310871,88 руб./год. (929321,88 руб. – 618450 руб.).

Разработанная модель оптимизации позволяет значительно сократить затраты Общества на содержания службы бухгалтерии. Высвобожденные средства могут быть направлены на развитие материально-технической базы, приобретения оборудования и т.д., что позволит увеличить прибыль. Единственным критерием успешной реализации программы оптимизации должен стать предварительный точный расчет экономического эффекта.

Заключение

Макроэкономические реформы государства (изменение политики цен, стимулирование банковской деятельности, развитие рынка ценных бумаг и др.) создали условия для повышения активности всех субъектов рыночной экономики. В этих условиях на первый план выдвигаются проблемы разработки новых концепций, управления, регулирования, планирования, решение которых невозможно без гибкого развития предприятий и организаций.

Формирование системы оптимизации затрат на современном предприятии позволит не только повысить степень эффективности деятельности за счет сокращения основных статей затрат и предотвратить непроизводительные затраты, но и повысить конкурентоспособность выпускаемой продукции. Это повысит ценность компании.