Разработка новых подходов к процессу оптимизации на современном предприятии

На первом этапе проекта определяются цеха или участки, в которых будет реализовываться проект, создается проектная структура, состоящая из рабочих групп на уровне производственных отделов и цехов, а также управляющего совета, который принимает решения по внедрению того или иного улучшения. Производится также анализ затрат: они подразделяются на сокращаемые и несокращаемые. На основе анализа определяются цели по их сокращению. Рационализаторские предложения, по сути, являются внутренними инвестиционными проектами, поэтому для них устанавливаются критерии с точки зрения эффективности, максимального срока окупаемости и размера инвестиций.

После завершения подготовительной стадии проекта рабочие группы анализируют пути оптимизации деятельности своих производственных единиц, генерируют идеи и отбирают наиболее реалистичные. Затем предложения оформляются в виде проектов. Оценивается сумма необходимых инвестиций, рассчитывается экономический эффект от внедрения, подготавливается предварительный план внедрения. Далее предложения выносятся на управляющий совет, который принимает или отвергает тот или иной проект. Во время реализации проекта управляющий совет или специально выделенная группа внутренних контролеров осуществляют мониторинг хода внедрения, расходования выделенных средств и графика выполнения работ. Окончательную оценку результативности рацпредложения можно сделать на основании анализа эффекта, который оно принесло, например путем анализа соответствующих показателей в системе управленческого учета затрат до и после внедрения.

Реализацию программы тотальной оптимизации производства можно разбить на две фазы: когда на предприятии создаются необходимые управленческие механизмы и находятся существенные резервы сокращения затрат, внедряются соответствующие улучшения и когда программа начинает работать на постоянной основе. Для успешной реализации проекта необходимо придерживаться следующих принципов:

1. никто лучше сотрудников предприятия не разбирается в собственном производстве, а значит, не может определить направления повышения его эффективности. Работа внешних консультантов при этом заключается в стартовом направлении инновационного процесса, формировании и передаче методологии анализа затрат и материальных потоков, организации процесса, а также в выполнении сопутствующих работ (например, разработка механизмов дополнительной мотивации персонала);

2. при обсуждении проектов сотрудников следует рассматривать даже самые смелые и фантастические идеи;

3. за принятые и реализованные рацпредложения сотрудники должны быть вознаграждены материально, что будет служить значительной мотивацией персоналу, участвующему в проекте;

4. программа должна поддерживаться высшим руководством предприятия и находиться под его постоянным контролем.

В настоящее время масштабные программы тотальной оптимизации производства реализуются на нескольких металлургических предприятиях России. Например, в рамках реализации программы на Выскунском металлургическом заводе было внедрено 270 рацпредложений, суммарный эффект от которых за два года составил 30 млн. долл.

Оба подхода – Бережливое производство и Тотальная оптимизация производства – основываются на раскрытии творческого потенциала сотрудников предприятия. В отличие от других управленческих технологий, ориентированных на жесткую регламентацию деятельности и усиление контроля «сверху-вниз», данные подходы позволяют вовлечь в процесс оптимизации работников всех уровней. При этом достигается комплексный эффект: предприятие работает более эффективно, сотрудники вовлечены в процесс реализации проекта и имеют возможность улучшить свои условия труда и получить материальное вознаграждение.

Оптимизация затрат на предприятии может быть достигнута всевозможными путями и способами благодаря тому объему информации, которую можно получить из данных управленческого учета. Чтобы программа оптимизации затрат заработала, необходимо руководствоваться следующими принципами:

1. связь системы оптимизации с общими стратегическими целями компании;

2. системный подход к оптимизации затрат, единство методов, практикуемых на разных уровнях оптимизации затрат;

3. оптимизация затрат на всех стадиях производства продукции;

4. поиск варианта снижения затрат в соответствии с заданными критериями;

5. недопущение излишних затрат, широкое внедрение эффективных методов минимизации затрат;

6. совершенствование информационного обеспечения в компании;

7. повышение заинтересованности производственных подразделений предприятия в снижении затрат.

Основными для компании являются системность и связь со стратегией развития, что обеспечивает гибкость, оперативность, эффективность оптимизации затрат. Для эффективной деятельности предприятия различные способы оптимизации затрат, обеспечивающие принятие экономически обоснованных решений, повышают финансовую результативность и формируют основу эффективной работы. Кроме того, рациональная организация затрат является базой развития и обеспечения бесперебойного функционирования субъекта. Программа оптимизации должна основываться не только на достижении оптимального уровня ключевых показателей деятельности предприятия, но и на сохранение оптимизации на долгосрочную перспективу.

Иерархическая схема оптимизации затрат на предприятии представленная на рисунке 1.2.1.

Рисунок 1.2.1 - Иерархическая схема оптимизации затрат

На основе иерархической системы оптимизации затрат формулируются цели развития компании. Предложенная схема разработки набора показателей эффективности отражает соотношение результата и затрат для каждого уровня производства.

Для достижения большего эффекта оптимизировать затраты необходимо с помощью развития технического обслуживания и ремонта оборудования, производственного планирования, материально-технического обеспечения, автоматизации процессов планирования и учета и других подсистем управления. Основным результатом работы по совершенствованию систем оптимизации затрат является создание на предприятии духа экономии ресурсов, когда каждый сотрудник и каждое подразделение заинтересованы в рациональном их использовании и содействии в достижении стратегических целей предприятия.

1.3. Проблемы внедрения процесса оптимизации

Условия рыночных отношений, в которых осуществляется производственная и коммерческая деятельность хозяйственных субъектов не позволяют рассчитывать на значительные вложения в развитие и совершенствование производственной, технической и материальной базы предприятия, так как отсутствуют свободные финансовые ресурсы в реальном секторе экономики, высоки риски инвестирования и недостаточна конкурентоспособность продукции. Это выдвигает на передний план задачу наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов предприятия в процессе производства и сбыта продукции через реализацию принципа оптимизации затрат.

Первостепенным сегодня является вопрос – сколько копеек с каждого рубля, полученного от клиента, бизнес тратит на ключевые виды ресурсов – персонал, сырье, энергию, логистику, маркетинг и пр. Это объясняется тем, что как только рынок вступает в фазу зрелости – повышается конкуренция, снижается рентабельность продаж, а значит, оптимизация расходной части становится одним из непременных условий выживания и развития бизнеса.

Проблемы оптимизации возникают во всех областях производства и экономики, например, при разработке технологического процесса, увеличения производительности, оптимизации рабочей нагрузки и стратегического планирования и т.д.

1. Особое место в списке проблем внедрения процесса оптимизации занимает низкая заинтересованность персонала в формировании предложений по снижению затрат, низкая оценка экономического эффекта от их реализации, отсутствие системы контроля выполнения предложений. В результате предприятие не использует все возможности для экономии средств, а персонал не видит результатов своих предложений, что влечет за собой ухудшение корпоративного климата.

2. Тормозят процесс оптимизации затрат устаревшие основные фонды предприятия: частые ремонты, простои машин и оборудования, неполное использование производственных мощностей заставляют тратить значительные денежные средства. Хотя даже минимальные изменения технологий производства, не требующие капитальных вложений, приводят к существенной экономии за счет снижения расходов сырья и материалов, энергоресурсов, повышения качества продукции и т.п.

3. На предприятии могут возникать и непродуктивные расходы, затрудняющие оптимизацию затрат, например, инвестиции. Зачастую при неправильной оценке экономического эффекта инвестиции переходят в убытки.

4. Помимо внутренних проблем, процесс оптимизации затрат становится труднореализуем и благодаря внешним факторам. Существенной проблемой является действующая система налогообложения. Многие предприятия откладывают приобретение нового, современного оборудования из-за высоких налогов, ведь, как известно, расходы, связанные с модернизацией не учитываются в целях налогообложения прибыли. Достаточно высокие ставки зарплатных налогов (ЕСН и НДФЛ) заставляют предприятия «уводить зарплату в тень», что препятствует привлечению высококлассных специалистов.

Так же для внедрения системы оптимизации необходимы финансовые ресурсы, а привлечение кредитов и займов становится мало возможным из-за высоких процентных ставок.

Таким образом, существует ряд факторов, препятствующих реализации программы оптимизации затрат. Решение хотя бы части из них позволило бы направить финансовые ресурсы на проведение рекламной кампании, развитие производства, модернизацию оборудования и техники, улучшение социальной сферы и на многие другие перспективные проекты.

Выделенные проблемы внедрения процесса оптимизации оказывают существенное влияние на эффективность деятельности, что приводит к тому, что:

1. предприятие не использует возможные способы экономии ресурсов;

2. осуществление «бесполезных» расходов не приводит к появлению новых ценностей, следовательно, не приносит экономического эффекта;

3. отсутствие мотивации у персонала полностью искоренило внесение рационализаторских предложений в отношении оптимизации;

4. неэффективно разработанная система планирования, учета и контроля не позволяет отслеживать отклонения и выявлять недостатки в производстве именно в тех местах, где они и возникают.

Кроме того, полное отсутствие контроля со стороны государства, выраженное в отсутствие борьбы с коррупцией, жестких наказаний за налоговые и экономические преступления стимулирует у руководства предприятий стремление к собственно обогащению, нежели к развитию и укрупнению компаний, находящихся под их руководством. 

Помимо внутренних проблем оптимизации затрат выделяют и внешние. Они присутствуют в самых различных процессах производства, от распределения ограниченных ресурсов до замены оборудования и планирования инвестиций.

Среди основных внешних проблем, препятствующих процессу оптимизации затрат, выделяют такие, как:

1. адаптация предлагаемых моделей оптимизации к одному из типов рынка (в основном чистая конкуренция);

2. Недостаточное внимание оценке всего комплекса показателей внешней среды предприятия, имеющей значительное влияние на планирование деятельности хозяйствующего субъекта. Лишь в части существующих подходов анализируются такие элементы внешней среды, как объем спроса, уровень эластичности, доля рынка предприятия. Это может привести к неправильному выбору масштабов деятельности компании в данном регионе, что приведет к нарушению соотношения спроса и предложения производимой продукции.

3. Минимальное использование маркетинговых принципов при формировании задачи оптимизации затрудняет выработку наиболее оптимальных путей продвижения товара. Например, возможно оптимизировать на рекламе, в зависимости от носителей информации; разрабатывать рекламные акции в целях увеличения объема продаж, что даст возможность постепенно снизить себестоимость. Кроме того, создание на предприятии службы маркетинга позволит реализовать процесс оптимизации затрат от разработки и производства товара до его продвижения на рынке.

4. Обособленное решение задачи оптимизации без комплексной увязки к системе планов деятельности предприятия может привести к экономии одного вида ресурсов и перерасходу – другого. При сокращении конкретного вида затрат нужно смотреть на изменение остальных статей  затрат, иначе, выявленная экономия сегодня может привести к значительному перерасходу завтра.

Таким образом, управление затратами, в целях их оптимизации является одной из основных подсистем управления, обеспечивающей достаточный уровень рентабельности для воспроизводства и расширения деятельности предприятия. От грамотной оптимизации затрат в значительной мере зависит финансово- экономическое положение предприятия, уровень конкурентоспособности выпускаемой им продукции. Динамичный поиск оптимальной организации затрат позволит высвобождать денежные ресурсы, необходимые для развития и успешного существования бизнеса.

Глава 2. Система показателей эффективности процесса оптимизации на современном предприятии

2.1 Показатели эффективности управления

Каждое предприятие на протяжении своей жизнедеятельности стремится организовать именно такой процесс оптимизации основных показателей деятельности, который бы позволил, свисти к минимуму непроизводительные расходы и повысить отдачу производительных. В зависимости от специфики деятельности вырабатываются те способы и методы оптимизации, которые принесли бы наибольший эффект. Кроме того, при разработке программы оптимизации важно не только выбрать оптимальные варианты сокращения затрат, но и стремиться к реализации данной программы в долгосрочный период, так как только постоянно действующий процесс оптимизации позволит предприятию использовать всевозможные резервы сокращения себестоимости и повысить эффективность деятельности.