- нематериальная мотивация сотрудников;

     - трансляция корпоративных установок  на внутренние аудитории;

     - культивация корпоративного духа  и единение;

     - выявление талантов и организационных  способностей сотрудников;

     - развитие новых навыков в ходе  ролевых игр.

     Внедрение предложенных мер в значительной степени сократит трудности структурных коммуникаций в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный», позволит привлечь персонал к решению проблем организации, благоприятно повлияет на социально-психологический климат в коллективе, снизит уровень противоречий и конфликтности в организации. 

     3.3. Совершенствование информационного  обеспечения процесса проектирования 

     В результате проведенного исследования было установлено, что в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» существует не достаточно эффективное информационное обеспечение процесса проектирования. Эффективность труда сотрудников организации, качество проектных решений зависят от многих факторов, но в первую очередь от информированности работников в области совершенствования технологии производственных процессов, освоения новых строительно-монтажных конструкций, материалов и изделий, от осведомленности о действующих нормативах и стандартах и других сведениях, получаемых из информационных источников. В процессе исследования было установлено, что сотрудники организации ощущают периодический недостаток необходимой для работы достоверной информации. Значительная часть рабочего времени тратится на поиск и обработку информации, что снижает оперативность работы персонала. Поэтому одной из задач оптимизации системы коммуникаций в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» является совершенствование информационного обеспечения процесса проектирования.

     В организации рекомендуется разграничить следующие виды информационного  обеспечения процесса проектирования:

     -   политематическое обеспечение проектирования;

     -   специализированное обеспечение  проектировщиков;

     -   обеспечение конкретных проектных  разработок.

     При этом политематическое и специализированное виды информационного обеспечения должны основываться на сборе и обработке информации, которая поступает к главному инженеру из различных источников в рамках государственной (отраслевой, ведомственной) системы информации.

     Информационное  обеспечение конкретного процесса проектирования рекомендуется осуществлять в соответствии с планом работ, планом коммуникаций и на основе отдельных заявок сотрудников, участвующих в процессе проектирования.

     За  общее руководство и координацию  работ по своевременному предоставлению достоверной информации должен отвечать главный инженер организации.

     Предлагаемый  перечень мероприятий по информационному  обеспечению процесса проектирования в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» приведен в таблице 3.1. 
 
 
 

     Таблица 3.1.

Этапы информационного  обеспечения процесса проектирования

 
 

     Оптимизация информационного обеспечения ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» невозможна без совершенствования кадрового обеспечения компании. Рекомендуется ввести в штатное расписание организации сотрудника, который отвечал бы за отслеживание и сортировку получаемой извне 
информации, ее анализ, систематизацию, обобщение и хранение, а также проводил систематический анализ информационных потребностей участников процесса проектирования и их информационное обслуживание.

      Совершенствование информационного обеспечения процесса проектирования в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» позволит проектировщикам своевременно получать всю необходимую информацию для принятия высокоэффективных проектных решений. 
 

      3.4. Использование информационных технологий  в повышении эффективности системы  коммуникативных потоков ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» 
 

     Для повышения эффективности системы  коммуникаций ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» необходимо внедрение автоматизированной системы управления коммуникационными потоками. Данная система должна удовлетворять следующим требованиям:

     - понятность и удобство в использовании  и обслуживании;

     - возможность обмена данными с любыми сторонними базами данных, построенными на различных СУБД;

     - возможность учета и контроля  внутренней переписки организации  (служебные записки, приказы и распоряжения, отчеты и пр.);

     - возможность выдавать задания и контролировать их исполнение в режиме реального времени;

      - автоматизация всех входящих  и исходящих документов (коммерческие  предложения, письма и т.д.);

     - полный учет всех первичных документов (договоры, накладные, акты, счета-фактуры и пр.);

     - автоматизация движения всех коммерческих документов (заказы, прайсы, счета и т.д.).

     Анализ  наиболее востребованных на Российском рынке ERP-систем управления предприятием, представленный в приложении 2, показал, что перечисленным требованиям отвечает ERP-система Business Control. Преимуществом данной системы является то, что ERP-система Business Control представляет собой комплексное решение управления предприятием и бизнесом в целом.

     В состав ERP системы Business Control входят 12 основных модулей, отражающих большинство потребностей бизнеса. Из модулей можно составлять различные конфигурации ERP системы Business Control, которые предназначены для решения всевозможных бизнес-задач.

     Модули ERP системы Business Control:

     1. Система бизнес-индикаторов X-Business (Информация) в составе ERP системы Business Control предоставляет мгновенный доступ к главной информации, отображая ключевые показатели бизнеса в наглядном виде.

     2. Модуль управления подчиненными X-Control (Задачи) в составе ERP системы Business Control позволяет выдавать задания и контролировать их исполнение в режиме реального времени.

     3. Модуль X-Team (Персонал) ERP системы Business Control предназначен для ведения кадрового учета и расчета заработной платы сотрудников. Является базовым модулем для распределения прав доступа к системе. 

     4. Модуль X-Fin (Финансы) в составе ERP системы Business Control обеспечивает контроль над всеми денежными потоками, бюджетирование комплексным методом и контроль исполнения бюджета.

     5. Модуль X-Report (Аналитика) в составе ERP системы Business Control - простой и удобный инструмент для формирования различных отчетов и составления аналитических сводок.

     6. Модуль автоматизации учета договоров X-Contractor ERP системы Business Control используется также для учета всех документов, связанных с договорами: платежей, накладных, актов, заказов.

     7. Модуль автоматизации складского учета X-Stock ERP системы Business Control предоставляет возможность работы с любым количеством складов, вести штучный и партионный учет, учитывать местоположение товара.

     8. Модуль управления торговлей X-Trade в составе ERP системы Business Control позволяет управлять закупками и продажами, проводить ценовой анализ рынка, обеспечивая весь торговый документооборот.

     9. Модуль X-Contact (Контакты) в составе ERP системы Business Control - инструмент для учета клиентов и управления взаимоотношениями с ними. Имеет встроенные базу знаний и органайзер.

     10. Модуль интеграции X-Integrator ERP системы Business Control позволяет объединить в единую информационную систему несколько различных программ учета и наладить обмен данными между ними.

     11. Модуль X-BackUp (Архивация) ERP системы Business Control предназначен для создания резервных копий баз данных с возможностью восстановления утраченной информации. 

     12. Модуль Paranoid (Администратор) ERP системы  Business Control позволяет назначать права пользователям с очень подробной детализацией, гарантируя высокий уровень внутренней безопасности.

     При этом конфигурация системы Business Control – это не отдельные несовместимые между собой программные пакеты, а совокупность некоторых частей целого. Состав модулей, подходящий для автоматизации конкретного бизнеса, подбирается практически в произвольном порядке. К базовым конфигурациям могут добавляться любые модули системы, одна конфигурация при желании может быть расширена до другой. Все модули автоматизированной информационной системы управления предприятием  Business Control имеют схожие элементы управления данными и внешним видом. Это значительно облегчает работу с программой: научиться использовать ее уникальные функции можно на примере любого из модулей.

     Для повышения эффективности системы коммуникаций ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» рекомендуется прежде всего внедрить модуль X-Control (Задачи) в составе ERP системы Business Control.

     Данный  модуль позволяет ответить на следующие  вопросы:

     - Чем занимаются подчиненные? 

      - Можно ли добиться того, чтобы  сотрудники ответственно относились  к соблюдению срока исполнения задач?

     - Как упорядочить поток задач  и распоряжений и быть в курсе процесса их исполнения?

     - Как наладить контроль исполнения  принятых управленческих решений?

     Модуль  X-Control позволяет делегировать задачи, выдавать распоряжения и контролировать состояние выполнения сотрудниками заданий, в том числе в рамках общего проекта (именно поэтому программу управления распоряжениями X-Control можно назвать еще и системой  управления проектами).

     Отправить и получить задачу в автоматизированной информационной системе управления предприятием  Business Control может любой сотрудник компании, независимо от иерархии. Для получателя предусмотрена функция отклонения задания (или подзадания), а для отправителя – повторная активация.

     Задание или подзадание могут иметь разные статусы («не приступал», «выполняется», «почти закончено» и т.д.). Причем в этой системе управления персоналом пользователь настраивает их самостоятельно.

     Если  текущая дата превышает срок исполнения задания, то оно считается просроченным и подсвечивается красным цветом. Выполнить задачу задним числом нельзя. Это одна из важнейших особенностей системы управления персоналом в  Business Control, позволяющая наладить контроль исполнения принятых управленческих решений.