Развитие информационных технологий в туризме

     На   этапе    реализация новых разработок или адаптации уже существующих следует   оценить   потребность    в приобретении дополнительных программных и технических средств коммуникации, провести обучение сотрудников филиала работе в новых условиях, привлечь для проведения этих мероприятий квалифицированных специалистов. При этом потребуется кадровая перестановка  

работников  филиала с учетом их функциональных возможностей и способностей. Это позволит создать прочные коммуникативные сети у сотрудников организации, функционально связанных между собой в процессе работы.

     Этап  эксплуатации и поддержания коммуникативной  системы в рабочем состоянии подразумевает внесение позитивных изменений в саму систему,  причем это должно происходить без ущерба эффективности всех коммуникаций.

     Модернизируемая система коммуникаций должна отвечать определенным требованиям:

     - быть достаточно гибкой, чтобы удовлетворять разнообразные потребности всех участников процесса проектирования;

     - быть универсальной и подходить  для всех проектов, осуществляемых  ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный», а не только для одного;

     - обеспечивать руководство филиала  информацией об основных показателях реализации проекта (стоимостные, временные, производственные показатели), а также выявлять взаимосвязь между ними;

     - представлять информацию в стандартизированной  форме;

     - идентифицировать реальные и  потенциальные проблемные и кризисные зоны;

     - быть перспективной (ориентированной  на будущее), а не ретроспективной (предупреждающей кризисные ситуации) и реактивной (реагирующей на уже случившиеся кризисные ситуации);

     - интегрировать потоки внешней  и внутренней информации.

     Для       осуществления      управления       информационными       потоками, возникающими при разработке проектной документации, руководству ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» предлагается наладить в организации следующие процессы.

     1. Планирование системы коммуникаций должно осуществляться на предпроектной стадии одновременно с разработкой плана выпуска проектной продукции, графиком прохождения объекта по организации, утверждением состава разработчиков проекта и уточнением физической структуры расположения проектировщиков. При этом в план управления коммуникациями рекомендуется включать:

     - план сбора информации для  Главного инженера;

     - план распределения информации  между сотрудниками (определяются  потребители информации и методы доставки);

     - описание документов, которые должны быть получены или переданы (включая формат, содержание, уровень детализации и используемые определения);

     - расписание и частоту взаимодействий;

     - метод внесения изменений в  план коммуникаций.

     План  коммуникаций может быть описан в  общем виде и детализироваться для различных объектов проектирования. Ответственность за разработку плана коммуникаций целесообразно возложить на Заместителя по развитию.

     2. Сбор и распределение информации в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный». Для оптимизации этого процесса предлагается использовать автоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации. Они предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи: ресурсов Интернет, электронной почты, системы электронного документооборота и архивирования данных.

     3. Отчетность о ходе выполнения проекта подразумевает сбор и обработку данных о фактических результатах проектирования и отображение информации о состоянии работ в отчетах. Введение обязательной отчетности всех сотрудников в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» обеспечит основу для координации работ, оперативного планирования и управления. При этом появится возможность анализировать:

     - информацию о текущем состоянии  проекта в целом и в разрезе  отдельных показателей;

     - информацию об отклонениях от базовых планов;

     - прогнозы будущего состояния  проекта.

     4. Документирование хода работ. Основные промежуточные результаты хода работ необходимо документировать. Этот процесс включает в себя:

     - сбор окончательных данных;

     - анализ   и   выводы   о   степени   достижения   результатов   проекта   и эффективности выполненных работ;

     - архивирование результатов с  целью дальнейшего использования. 

     Введение  управления коммуникациями в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» позволит упорядочить процесс обеспечения всех сотрудников организации необходимой для разработки проекта исходной информацией, упростит координацию их деятельности, а также построение системы взаимодействий с заказчиками, организациями, выполняющими смежные работы, и контролирующими органами. В итоге это позволит повысить качество системы управления проектами в целом. 

     3.2. Организационные мероприятия, направленные  на совершенствование системы  коммуникаций в ООО «Компания  АйСиэС» филиал «Южный» 

     В рамках исследования было установлено, что в существующей системе коммуникационных потоков в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» наиболее развиты нисходящие потоки. Восходящие коммуникации развиты слабо. Основная проблема структурных коммуникаций в организации заключается в отсутствии каналов эффективной обратной связи. В результате в организации периодически возникают системные противоречия, т.е. противоречия между управляющей и управляемой подсистемами, а также вертикальные внутриорганизационные конфликты. Также было установлено, что в компании отсутствует схема информирования коллектива организации о происходящих изменениях, как  во внешней среде, так и в деятельности самой компании. Помимо этого в качестве важных недостатков системы коммуникаций в организации были выявлены периодическое дублирование и искажение информации, а также ее двойственное понимание. В результате данных недостатков системы коммуникаций ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» в организации часто возникают производственные и личностные противоречия и конфликты, что негативно влияет на психологический климат в коллективе и деятельность организации в целом.

     Устранение  данных противоречий относится к  управленческим задачам, от решения  которых зависит развитие организации и бизнеса в целом. Для того чтобы обеспечить оптимальный информационный обмен и решение коммуникативных проблем в организации, руководители всех уровней должны действовать согласно основным принципам управления коммуникациями, к которым относятся:

     1) последовательность.    Работа    с    персоналом    не    терпит    резких, непредсказуемых действий. Ее следует вести по отдельному тщательно разработанному плану. При этом необходимо проводить:

     - регулярные совещания, где будут разбираться текущие и стратегические планы филиала;

     - обучающие семинары, на которых будут проводиться различные тренинги и ролевые игры ;

     2) регулярное изучение мнения сотрудников. Компания, бизнес которой построен на предоставлении услуг клиентам и их доверии к ее репутации и качеству предлагаемой продукции, должна внимательно отслеживать и прогнозировать возможные изменения внутренней и внешней среды организации;

     3) регулярное личное общение. Внимание со стороны руководства филиала и непосредственное общение с персоналом позволит обеспечить эффективную обратную связь на всех уровнях управления, получить максимально полную информацию из первых уст;

     4) оперативность и ясность в доведении до персонала необходимой информации. Необходим четкий механизм для информирования всех сотрудников филиала о внутриорганизационных требованиях, принимаемых решениях, методических указаниях, а также изменениях, происходящих как непосредственно в организации, так и в ее окружении;

     5) доброжелательная атмосфера в коллективе. Большую часть своего времени люди проводят на работе, и они должны работать в доброжелательной обстановке, встречая внимание и понимание как со стороны коллег, так и со стороны руководства.

     Реализация  этих принципов на практике требует  от руководства ООО «Компания  АйСиэС» филиал «Южный» проведения комплекса мероприятий.

     Для обеспечения более эффективной обратной связи в организационной структуре ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» предлагается наладить систему сбора информации от исполнителей к непосредственным руководителям путем создания действующих информационных каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Менеджеры всех уровней управления должны своевременно узнавать о проблемах в каждом подразделении организации (в том числе о проблемах информационного обмена), что позволит им прогнозировать, корректировать и изменять меры воздействий на поведение подчиненных.

     Инструментами улучшения обратной связи в ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» должны стать опросы сотрудников филиала, ящики предложений. Руководству организации рекомендуется регулярно проводить опросы подчиненных для того, чтобы выяснить:

     - насколько четко доведены до  них цели деятельности;

     - с какими потенциальными и  реальными проблемами они сталкиваются  или могут столкнуться в процессе работы;

     - получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для ежедневной работы;

     - обладает ли поступающая к  сотрудникам информация необходимым  для эффективной работы объемом;

     - информированы ли сотрудники  филиала о переменах в организации,  которые могут отразиться на их работе. 

     Ящики предложений следует использовать как инструмент сбора и последующего обсуждения предложений, касающихся совершенствования любого аспекта деятельности организации, на совещаниях, проводимых регулярно.

     Для выполнения своей работы более эффективно сотрудники ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» должны:

     - знать, что они должны делать  и почему;

     - понимать цели выполняемой ими  работы и конечный желаемый  результат;

     - знать,   как   их   личные   усилия   согласуются   с   деятельностью   всей организации;

     - понимать, на что тратятся средства  организации;

     - получать признания коллег и  руководства, а также различные  вознаграждения по результатам  своего труда;

     - чувствовать свою причастность  в решении задач каждого отдельного  проекта и организации в целом.

     С целью разъяснения этой информации сотрудникам филиала генеральному директору и его заместителям предлагается регулярно проводить общие собрания, семинары с подчиненными. При проведении подобных встреч следует обсуждать политику руководства филиала, стратегию развития организации, текущее состояние в организации и предстоящие изменения, чтобы обеспечить положительное принятие сотрудниками этих изменений или же устранить тревожные слухи по их поводу. Результатом собраний станет повышение эффективности работы коллектива филиала, создание командного духа, а главное появится возможность оперативно и с меньшими ошибками определять стратегические и текущие цели и задачи организации.

     Для того, чтобы исключить искажение  информации или двойственное понимание информационных сообщений сотрудниками организации следует создать дополнительные каналы коммуникаций путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках. Важным источником новостей для сотрудников ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» должен стать информационный стенд, где необходимо размещать материалы, напрямую затрагивающие интересы персонала: объявления, касающиеся деятельности организации; отчеты по финансовым или другим вопросам; сообщения средств массовой информации о компании; сведения о достижениях отдельных сотрудников и рабочих групп.

     Несмотря  на отсутствие явных проблем в  межличностных коммуникациях, руководству ООО «Компания АйСиэС» филиал «Южный» следует заботиться о развитии корпоративной культуры: создании системы корпоративных ценностей и установок, приобщении сотрудников к общему делу, развитии межличностных связей в коллективе, предотвращении возникновения барьеров между различными сотрудниками. В качестве основного инструмента развития корпоративной культуры можно предложить проведение общеорганизационных праздников (в настоящее время такие мероприятия проводятся в организации редко). При организации корпоративных мероприятий должны преследоваться следующие цели: