Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Cреди этапов движения входящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД.

Аналогичная ситуация складывается и в процессе движения исходящих документов ООД УУМ в соответствии с рисунком 20.

Документооборот ООД УУМ как движение следует отличать от объема документооборота ООД УУМ, который выражается общим количеством документов, поступивших в ООД УУМ и созданных в нем за определенный период. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих документов ООД УУМ.

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволяет:

- определить загрузку ООД УУМ в целом, УПМ и УПМ;

- проанализировать распределение документооборота по зональному признаку;

- разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в ООД УУМ в целом или их отдельных операций.

Для анализа количественных характеристик документооборота в ООД УУМ рассмотрим структуру и динамику документооборота ООД УУМ МОБ РОВД за последние 3 года, приведенный в таблице 3.

 

Таблица 3 - Анализ структуры и динамики документооборота ООД УУМ МОБ РОВД

Подразделение	Кол-во документов, шт			Изменение (+, -)		Темп роста, %
	2003 г	2004 г	2005 г	2004/2003	2005/2004	2004/2003	2005/2004
Участковый пункт милиции №1	765	621	754	-144	133	-23	18
Участковый пункт милиции №2	909	718	446	-191	-272	-27	-61
Участковый пункт милиции №3	715	537	345	-178	-192	-27	56
Участковый пункт милиции №4	582	410	273	-172	137	-42	50
Участковый пункт милиции №5	551	319	259	-232	-60	-73	-23
Участковый пункт милиции №6	305	172	115	-133	-57	-77	-50
Участковый пункт милиции №7	5219	3850	3464	-1369	-386	-36	-11
Участковый пункт милиции №8	578	745	214	167	-531	22	-248
Итого	9624	7372	5870	-2252	-1502	-30	-25

 

Как видно из таблицы 3, в 2004 году по сравнению с 2003 годом общее количество документов уменьшилось на 30% (2252), а в 2005 году по сравнению с 2004 годом - на 25% (1502).

Таким образом, за период 2003-2005 гг. наблюдается уменьшение общего количества документов в соответствии с рисунком 21. Однако это не связано с уменьшением роста преступности на территории административного участка. Проанализировав график потери документов в соответствии с рисунком 22, можно сделать вывод, что значительная часть документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении, просто была утеряна.

 

Рисунок 21 - Изменение количества документов за 2003-2005 гг.

 

Рисунок 22 - График потери документов за 2003-2005 гг.

 

Группировка документов ООД УУМ по УПМ позволяет определить: какие из УПМ наиболее сильно загружают документооборот. Графическое распределение документооборота ООД УУМ по зональному признаку представлено на рисунке 23.

Из рис 23 видно, что более 30% объема документооборота приходится на УПМ №7. Это объясняется тем, что данный участковый пункт находится на территории так называемого «тревожного» административного участка. Большое количество совершаемых преступлений влечет за собой большое количество документов, создаваемых и обрабатываемых в процессе возбуждения, рассмотрения административного или уголовного дела о правонарушении. Меньше всего документов обрабатывается УПМ №6. Это можно было бы обосновать достаточно спокойной обстановкой на территории данного участка, и, соответственно, меньшим количеством создаваемых документов. Однако если привести сравнительный анализ графиков потери документов в УПМ №6 и в УПМ №7, то можно сделать следующий вывод, что количество документов, потерянных УУМ УПМ№6, гораздо больше по сравнению с УПМ№7 в соответствии с рисунком 24.

Сравнительный анализ объема входящего и исходящего документооборота ООД УУМ за 2005 г. приведен в таблице 4.

 

Таблица 4 - Сравнительный анализ входящего и исходящего документооборота

Месяц	Кол-во документов, шт
	Входящие	Исходящие	Всего
Январь	189	107	296
Февраль	234	155	389
Март	245	100	345
Апрель	400	245	645
Май	243	100	343
Июнь	150	304	454
Июль	260	166	426
Август	368	196	564
Сентябрь	321	105	426
Октябрь	289	175	464
Ноябрь	128	635	763
Декабрь	228	527	755
Итого	4039	1831	5870

 

Анализ объема документооборота ООД УУМ позволит установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. В ходе анализа установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца. Как правило, это связано с отчетными кварталами, возрастающим количеством поступающих сообщений, требующих разрешения, запросов от несоподчиненных организаций и пр. Кроме этого, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения. Сроки прохождения документов увеличивает «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Это, в свою очередь, значительно увеличивает время доставки документов УУМ и самого процесса исполнения. А это, в свою очередь, влечет за собой задержку принятия решения, значительно увеличивает время разрешения сообщения, в течение которого может появиться новая информация, необходимая для решения, и, возможно даже, являющаяся решением, однако из-за длительного прохождения документов устаревает или аннулируется.

Итак, в ходе анализа движения документооборота ООД УУМ выявлено, что, к сожалению, ввиду существующей технологии работы с документами, УУМ не соблюдается главное правило организации документооборота -- оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

С нечеткой организацией движения документов в ООД УУМ связано много недостатков в организации документооборота ООД УУМ.

При существующей схеме движения документооборота сотрудникам ООД УУМ катастрофически не хватает времени приступить к оформлению дел в то время, как параллельно необходимо проверить факты, изложенные в сообщении. Следует добавить, что материалы оформляются вручную, а это занимает много времени, так что к концу рабочего дня УУМ не успевает выполнить необходимый объем работы. В течение месяца материалы накапливаются, что влечет за собой избыточность документооборота, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту, потерю документов, задержки прохождения и исполнения документов. В связи с этим возникают проблемы своевременного исполнения решений, так как неформальная передача информации и ее отсутствие в документированном виде об исполнении в реальном времени порождает противоречивость принимаемых решений.

Отсутствие контроля за соблюдением законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации, за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ, порождает противоречивость принимаемых решений.

Таким образом, в существующей системе документооборота ООД УУМ МОБ РОВД существуют следующие проблемы документационной деятельности:

- задержки прохождения и исполнения документов;

- потеря документов;

- избыточность документооборота;

- противоречивость принимаемых решений;

- сложные схемы согласования документов;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- бесконтрольность исполнителей.

В процессе управления в ООД УУМ собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, как неформальной, так и задокументированной. Эффективность управления ООД УУМ зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы ООД УУМ во многом определяется умением УУМ составлять и оформлять управленческие документы. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам ООД УУМ. По сути дела, организация работы ООД УУМ с документами является координирующим центром РОВД, что на практике означает полную осведомленность о состоянии криминальной обстановки на территории участка, правильное оформление переписки с несоподочиненными организациями, гражданами и т.д.

2.4 Анализ составления и оформления документов ООД УУМ

 

Конкретные правила составления и оформления документов ООД УУМ закреплены в Уголовно-процессуальном кодексе РФ №174-ФЗ от 29.06.2004 г., Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [4, 6]

В них закрепляются:

- состав применяемых в ООД УУМ документов;

- компетенция руководителя РОВД, его заместителей, их право на согласование и утверждение различных видов документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

В состав применяемых в ООД УУМ документов входят: рапорт об обнаружении признаков преступления, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела (приложение Б), постановление о перерегистрации в КУС, определение об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении (приложение В), постановление о передаче сообщения по подследственности (приложение Г). Данные документы составляются в соответствии с принятым УУМ решением в соответствии с рисунком 26.

Документирование в ООД УУМ может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в практике ООД УУМ преобладающим способом документирования является рукописный способ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к вышеуказанным документам предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Подписание, согласование и визирование входящих документов осуществляется начальником РОВД, в его отсутствие - начальником МОБ, и в последовательном порядке - начальником ООД УУМ. Утверждение исходящих документов осуществляется начальником РОВД. Порядок подписания, согласования и визирования входящих документов и утверждения исходящих документов представлен на рисунке 27.

Приведенный порядок движения документов в ООД УУМ включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в РОВД из одного структурного подразделения в другое, передачей УУМ к начальнику РОВД, а затем -- к начальнику МОБ. Следовательно, скорость перемещения документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.

Источник причин большинства проблем ДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом УПМ. При процедуре выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно дублировать информацию из УПМ в ООД УУМ. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД УУМ МОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Упорядочение процессов документирования ООД УУМ включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.