Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Внутренний документопоток ООД УУМ составляют документы, создаваемые и используемые в самом ООД УУМ, не выходящие за его пределы. К ним относятся организационные документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные группы внутреннего документопотока ООД УУМ составляют плановые и отчетные документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава ООД УУМ и т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).

Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [6]

Инструкция устанавливает следующие этапы документооборота ООД УУМ в соответствии с рисунком 10:

- прием сообщений о преступлениях и иной информации;

- регистрация сообщений о преступлениях и иной информации;

- разрешение сообщений о преступлениях и иной информации;

- контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации;

- сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более подробно каждый из вышеперечисленных этапов.

Прием сообщений о преступлениях и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях и иная информация, вне зависимости от места и времени совершения правонарушений, а также полноты сообщаемых сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних дел.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в подразделения делопроизводства органа внутренних дел по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа внутренних дел и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также в органах внутренних дел, где нет дежурных частей, сообщения о преступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской Федерации «О милиции». Полученные при этом ими сообщения о преступлениях и иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной инспекции безопасности дорожного движения информацию о выявленных преступлениях или происшествиях, а также о принятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов внутренних дел.

Устные и письменные заявления о преступлении или о явке с повинной, которые подаются непосредственно заявителями, должны быть оформлены в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующих процессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовной ответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается соответствующая запись, которая удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия и оформляется в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации².

Вся информация о преступлениях и правонарушениях, в зависимости от ее содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:

- сообщения о преступлениях³:

- устные и письменные заявления о преступлениях и явки с повинной, которые подаются непосредственно заявителями;

- сообщения о совершенных или готовящихся преступлениях, полученные из иных источников.

- непосредственное обнаружение признаков преступления сотрудниками органов внутренних дел;

- иную информацию о правонарушениях (происшествиях и событиях, угрожающих личной и общественной безопасности), поступившую по телефону, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи.

Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет оперативность сбора, обработки и использования документированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ можно охарактеризовать как функцию коммуникации участковых уполномоченных милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Регистрация сообщений о преступлениях и иной информации.

Согласно Инструкции сообщения о преступлениях (письменные заявления о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков преступления) и поручения прокурора о проведении проверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации, регистрируются в Книге учета сообщений о преступлениях в дежурной части органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапорты сотрудников органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявлении ими признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения о преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее не зарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и иная информация, поступившие в ООД УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по подследственности из других правоохранительных органов, регистрируются в соответствии с требованиями Инструкции, о чем отправитель уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации исчисляется с момента поступления их в орган внутренних дел по подследственности.

При регистрации сообщений о преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.

При поступлении письменного заявления о преступлении, информация о котором ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая отметка.

Разрешение сообщений о преступлениях и иной информации.

По результатам рассмотрения сообщений и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих решений⁴:

- о возбуждении уголовного дела;

- об отказе в возбуждении уголовного дела;

- о передаче сообщения по подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении уголовного дела регистрируются в журнале учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, который ведется в органах внутренних дел сотрудником по учетно-регистрационной работе или лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной двойной порядковый номер (через дробь): номер по КУС/номер по журналу учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.

Если разрешение поступивших сообщений о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все имеющиеся материалы после регистрации по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации передаются по подследственности или в суд (по делам частного обвинения)⁵, о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления⁶.

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд⁷ в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело.

Порядок разрешения сообщений о преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без регистрации в КУС или ЖУИ категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях и иной информации осуществляется в соответствии с письменным указанием начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ часто идет с опозданием от оперативной работы, и передача информации сначала идет без документационного сопровождения в соответствии с рисунком 16.

Контроль за соблюдением порядка приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками разрешения сообщений о преступлениях и иной информации, а также правильностью ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации в ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем комиссии, как правило, назначается начальник ООД УУМ. Включение в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,

Сдача в архив.

По окончании КУС, ЖУИ, журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, накопительные дела по материалам проверок, книжки с талонами-корешками передаются из дежурной части органа внутренних дел в секретариат для их хранения в течение 5 лет.

Магнитные записи с поступившей в дежурную часть органов внутренних дел по телефону информацией о правонарушениях, в том числе полученные с помощью многофункционального цифрового регистратора сигналов, сохраняются в течение 30 суток, затем уничтожаются в установленном порядке с письменного согласия председателя комиссии.

Итак, документооборот ООД УУМ - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью ООД УУМ.

2.3 Анализ движения документов в ООД УУМ

 

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООД УУМ МОБ РОВД состоит из ряда этапов:

- приема документов и регистрации документов;

- передачи на рассмотрение начальнику РОВД;

- рассмотрения начальником РОВД;

- фиксации резолюции начальника РОВД;

- передачи на рассмотрение начальнику МОБ;

- рассмотрения начальником МОБ;

- фиксации резолюции начальника МОБ;

- передачи на рассмотрение начальнику ООД УУМ;

- рассмотрения начальником ООД УМ;

- фиксации резолюции начальника ООД УУМ;

- передачи на исполнение УУМ;

- принятия решения УУМ;

- передачи решения на рассмотрение и утверждение начальнику РОВД;

- отправки документов заявителям;

- сдачи в архив.

Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства РОВД, руководства МОБ, руководства ООД УУМ, УУМ. На основании анализа перечисленных этапов документооборота методом наблюдения и непосредственного участия в работе с документацией ООД УУМ МОБ РОВД составим оперограмму движения входящего документа в процессе принятия решения в соответствии с рисунком 17.

Как видно из рисунка 17, на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ.

Оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 18 показывает, что на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из принятия решения, согласования, визирования и отправки.

На оперограммах наглядно видны затраты времени на повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документов и централизации их обработки.