Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. [10]

Однако в ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов.

В процессе принятия УУМ решения, проверки фактов, изложенных в сообщениях, документы начинают выглядеть неаккуратно, а в связи с экономией времени или низким уровнем правописания составляются неграмотно, с помарками и исправлениями.

Документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуется использование писчей бумаги серого цвета. Это обусловлено слабым финансированием ООД УУМ и приобретением необходимых в работе материалов УУМ лично.

В связи с тем, что документы в большинстве случаев создаются рукописным способом, УУМ не соблюдаются правила расположения реквизитов. При этом возникает закономерность произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта, а иногда даже размещения дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).

При оформлении дела УУМ иногда не указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц, а при составлении описи дела УУМ довольно часто не указываются порядковые номера листов, на которых расположены указанные в описи материалы дела.

Таким образом, ООД УУМ нарушаются основные правила составления и оформления документов, являющиеся обязательными для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.

2.5 Анализ автоматизации документооборота ООД УУМ

 

Эффективность борьбы ООД УУМ с преступностью определяется уровнем организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку основные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с получением необходимой информации, именно эти функции и призваны обеспечить система информационного обеспечения органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее время незначительный объем информации.

Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив оперативно-розыскной и справочной информации, необходимой работникам правоохранительных органов для проведения оперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000 документов в год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком 28.

До сих пор компьютеризация ООД УУМ сводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД УУМ техническое оборудование в соответствии с таблицей 5, можно сделать вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можно назвать неудовлетворительным.

 

Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ

Технические характеристики оборудования	Кол-во, шт	Износ, лет
Компьютер: 2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem DIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5) HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5" SONY Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Клавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS 15"Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /"95	1	20
Принтер Hp laserjet 1150, lpt	1	4
Телефонный аппарат	2	20

 

Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища колоссальных картотек - интегрированные банки данных, в которых вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с обеспечением обмена между УПМ, а также прямого доступа к УУМ с УПМ в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки и передачи информации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности общества и в том числе и в правоохранительную. Автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально не решают характерных для ООД УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота ООД УУМ. В ООД УУМ отсутствует компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком 30.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого УПМ.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД УУМ МОБ РОВД информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из УУМ. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию ООД УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в целом, в которой подсистемы УПМ должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.

Деятельность ООД УУМ будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет перейти на качественно новый уровень эффективности работы с документами.

2.6 Анализ направлений совершенствования системы документооборота ООД УУМ

 

Рациональная организация системы документооборота ООД УУМ требует решения, на наш взгляд, трех задач в соответствии с рисунком 31.

Первой задачей является совершенствование существующих в ООД УУМ порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется несвоевременность принятия УУМ решений, отправки ответов заявителям, посылки запросов, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Вторая задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ - это разработка должностной инструкции для каждого работника ООД УУМ, определяющей порядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности ООД УУМ. Решение организационных задач подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации работы с ними, создание должностных инструкций для УУМ, регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ.

Третья задача, решаемая при организации системы документооборота ООД УУМ на современном этапе - это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современным средством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.

Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение качества работы ООД УУМ в современных условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных средств вычислительной техники и программных продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение раскрытия преступлений, как на территории административного участка, района, так и всего города в целом.

 

3 Мероприятия по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

3.1 Совершенствование организации документооборота ООД УУМ

 

Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение документы движение документов в ООД УУМ проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения до отправки заявителю и сдачи в архив движение документов в ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов, увеличивает сроки прохождения документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения - принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя.

Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в ООД УУМ.

При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы УПМ и т.д.

Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь четкие представления о порядке рассмотрения и разрешения сообщений о преступлениях. В связи с этим к УУМ предъявляются такие требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые имеют принципиально важное значение.

Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего и исходящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы принятия УУМ решения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может непосредственно приступить к процессу исполнения документа, принятия решения по сообщению.

Таким образом, технологическая цепочка движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующих этапов:

- приема сообщений о преступлениях;

- регистрации сообщении о преступлениях;

- принятия решения УУМ.

Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения входящих документов в соответствии с рисунком 32.

Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 33 показывает, что после принятия решения УУМ непосредственно отправляет документ заявителю и сдает материал в архив. Таким образом, предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс исходящих документов складывается из принятия решения, отправки документа заявителю и сдачи материала в архив.