Системи електронного документооборота

Реферат

Електронні Системи Управління Документооборотом

«Системи електронного документооборота.

Пакет прикладних програм Documentum»

Выполнил:

студент групи ДММ-201

Лобачев А. А.

Проверила:

Смирнова Г.Н.

Москва, 2004

Содержание:

1. Основні концепції безпаперовій технології управління 3 2. Поняття економічної системи, її структура, склад парламенту й класифікація функцій управління і бізнес-процесів 4 3. Призначення СДОУ. Структура, функції і різноманітні види. 8 4. Зміст процедури СЭДО. Контроль виконання документа 12 5. Поняття економічної інформаційної системи. Класи, структура, особливості ІВ. Особливості корпоративної економічної системи 16 6. Призначення ЭСУД, принципи побудови, склад модулів 20 7. Призначення і змістом робіт з модулем СЭДО. Вимоги до програмного і технічного забезпечення 24 8. Огляд пакета “Documentum” 25

1. Основні концепції безпаперовій технології управления

У разі ринкової економіки та зростання конкурентної боротьби помилки у діяльності будь-якій економічній системи (підприємства, фірми чи корпорації) можуть позначитися на фінансові результати її роботи і навіть призвести до банкрутства. Це призводить необхідність підвищення ефективності управління з допомогою прийняття оптимальних стратегічних партнерів і оперативних управлінських рішень та вдосконалення технології управління. Під управлінням розуміють процес завдання мети функціонування об'єкту і вироблення впливів цей об'єкт в напрямі досягнення мети. Мета функціонування підприємства реалізується з допомогою низки ділових процесів, які з окремих компонент, взаємодія яких задається певним регламентом їх виконання. Об'єктами управління може бути: матеріальні, грошові, трудові чи інформаційні ресурси, використовувані і під час ділових процесів; самі ділові процеси, що їх для підприємства задля досягнення поставленої мети; підрозділи підприємства, де протікають ділові процеси, або всі підприємство у целом.

Щоб стримувати тиск конкуруючих підприємств і закупівельних організацій, бізнес має успішно адаптуватися в мінливому оточенні, тому відзначається прагнення керівництва компаній, з одного боку, до реструктуризації системам управління й удосконаленню процедур управління та ділових процесів, і, з іншого, зменшення обсягів паперової інформації, зниження вартості обробки інформації та підвищення ефективності управління нею по дорозі організації спільного доступу фахівців до інформації, збереження і пошуку документов.

Нові інформаційні технології пропонують кошти на досягнення цього з двох підходів: . реинжиниринга бізнес - процесів; . початку безпаперовій технології управления.

У цьому роботі розглядається зміст другого підходу - вибору і застосування методів і коштів організації безпаперовій технології управління, що грунтується на використанні з трьох основних концепцій: переходу до електронним документам, створенню системам управління документами і системи електронного документооборота.

Концепція електронного документа з'явилася 80-ті роки з її появою над ринком мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як запевняють працівники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні у деяких сферах діяльності електронним способом обробляється до 90 % информации.

На відміну від документів на паперових носіях зі своїми жорсткими рамками, статичної формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільне використання, поширенні та збереженні інформації. Вони може збільшити продуктивність безлічі додатків, які у бізнесі, зменшити вимоги до величини накопичувачів, скоротити чи цілком вирішити проблему втрат перезимувало і неправильного розміщення документов.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в однієї робочої групи, відділу або тільки підприємства. Доступ до них здійснюється протягом кількох секунд, а чи не хвилин, годин, днів, котрий іноді тижнів, що відбувається під час використання документів на паперових носіях. Прискорений доступом до стратегічної інформації разом із значної економією коштів може забезпечити й стратегічно важливі конкурентні преимущества.

Крім переліченого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості комп'ютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обсягами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відеота графіки. Такі документи зможуть також вмикати гіпертекстові зв'язку, перероблені OLE- об'єкти, текстові об'єкти і реляционные дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як він вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі й, найважливіше, характер її використання. При зміні будь-якої з цих параметрів відповідно змінюватиметься документ. Він відкритим, гнучким, адаптованим, многомерным.

Протягом кількох років концепція електронного документа набула свого розвиток від зазвичайного графічного образу документа ідея управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої з допомогою послідовного застосування тісно взаємозалежних технологій у рамках про Систем Управління Електронними Документами (СУД) чи Electronic Document Management Systems (EDMS).

Потужні системи класу EDMS, працюючі найчастіше на розподілених архитектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку істини та поширення електронних документів. Значне підвищення продуктивності під час використання технології EDMS зазначено у багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорону здоров'я, виробництво і системи вищого образования.

Можна виокремити такі основні завдання, які покликана вирішувати систему управління документами - вміти переводити паперові документи у електронний вигляд і вміти перехоплювати все створювані електронні документи із усіх джерел надходження: . з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видавництв; . факсові повідомлення, які прийшли через факс - сервер підприємства; . вхідні, вихідні та внутрішні повідомлення, які з електронної пошти; . звіти інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, на печатку чи відправлені факсом, та їх треба перехопити і збирається відправити у сховищі електронних документов.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ з урахуванням мейнфреймов до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і интегрируемым програмним компонентам.

До третьої концепції є розробка Системи Електронного Документообігу (СЭДО), покликаної на інтеграцію всіх інформаційних додатків у єдину інформаційне середовище, що забезпечує оперативне взаємодія всіх користувачів і під час ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, керувати документообігом і регулювати его.

Ця концепція має стадії свого розвитку від втілення ідеї використання технології " docflow " , що з плануванням і що документопотоками, до технології " workflow " , настановленим управління діловими процесами і процедурами, і під час яких використовують і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології " workflow " , дістали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних для підприємства, контролю їхнього виконання, оцінки й аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фирмы.

2. Поняття економічної системи, її структура, склад парламенту й класифікація функцій управління і бизнес-процессов

Усі підприємства, організації ставляться до категорії систем. Система може бути оцінена як сукупність взаємозалежних елементів, має або мета функціонування, або закони свого розвитку щодо ізольовані оточуючої среды.

Є кілька підходів до класифікації систем залежно від поставлених целей.

За принципом виникнення системи можна розділити на штучні, котрим існує мети функціонування, і природні, які характеризуються законами розвитку, які пізнаються людиною й закони використовують до створення штучних систем.

За кількістю елементів і перетинів поміж ними все штучні системи діляться великі і маленькі, характером поведінки - на прості з детермінованим в поведінці складні, які мають ймовірнісними характеристиками поведения.

За наявністю зв'язків управління можна назвати клас кібернетичних і кібернетичних систем.

За призначенням штучні системи можна розділити на класи, відповідні видам людської діяльності: соціальні, економічні, інформаційні, технічні системи, медичні і др.

За рівнем управління, де міститься економічна система, можна назвати державного рівня (наприклад, Центральний Банк РФ), міністерського рівня, рівня об'єд-нань і корпорацій й досяг рівня конкретних підприємств і фирм.

Економічні системи далі можна розділити за галузями народного господарства: на системи, функціонуючі у комерційній сфері, сільськогосподарські підприємства, підприємства промислової та непромисловій сферы.

Тому економічну систему (ЕС) можна трактувати як штучну, велику, складну, кібернетичну систему, господарством і призначену для одержання прибутку шляхом випуску певної продукції або надання послуг у галузі народного хозяйства.

Можна виокремити такі властивості економічних систем: . наявність певної виховної мети функціонування - отримання прибутку на галузі народного господарства; . цілісність системи, наявністю організаційної структури, і відносна ізольованість від довкілля; . властивість гомеостазису, тобто. рівноваги системи; . властивість стійкості функціонування; . властивість керованості задля досягнення поставленої мети; . властивість адаптируемости зміну вимог довкілля; . властивість навченості з допомогою обліку досвіду своєї роботи у прошлом.

Бо будь-яка економічна система є кібернетичної системою, то її складі можна назвати дві основні компоненти (див. рис. 1): об'єкт управління і апарат управління (система управления).

Рис. 1. Структура економічної системи (ЭС)

Об'єкт управління (ЗУ) – це підсистема, у якій протікають матеріальні процеси, т. е. процеси переробки, матеріалів і інших ресурсів у готової продукції або ж послуги, т. е. процеси, пов'язані з переробкою матеріального потоку МП 1 в матеріальний потік МП 2. Крім того вхід ЗУ надходять також зовнішній інформаційний потік ИП 1, який супроводжують матеріальний, наприклад, " Накладні транспортування " , " Рахунки - фактури на оплату " та інших. Те ж саме згадати і потоці ИП 2, які супроводжують відпустку готової продукції або послуг потребителям.

Структурно об'єкт управління може складатися з відділів, цехів, ділянок та складів, де відбуваються процеси перетворення ресурсів у готової продукції і услуги.

Апарат управління (АУ) – це підсистема, у якій здійснюються інформаційні процеси, пов'язані з виконанням набору функцій, що реалізуються певному порядку, усе різноманіття управлінських функцій можна розділити на спільні смаки й конкретні функції. У загальних функціях виражається зміст управління, як особливого виду людської діяльності. До основним загальним функцій Управління ставляться такі: прогнозування; планування; обліку; контрольна функція; оперативно керувати; аналізу; нормування; організаційна; административная.

Перелічені функції взаємопов'язані між собою - і їх можна як топологічної моделі (див. рис. 2.), що відбиває технологію управления.

Перспективний розвиток підприємства чи прогнозування представляє собою процес вироблення стратегічних показників діяльності підприємства з перспективи з цих про внутрішніх резервах і зовнішньої середовищі: ринку, конкуренції, технологіях і материалах.

Планування - це функція, що з виробленням програми дій, яка послужить надалі основою формування виробничої системи чи засобом підтримки її ефективного існування. Програма дій - це водночас кінцевою метою, керівна поведінка, етапи майбутнього шляху й кошти, які використані. Підготовка програми дій є одним із найважливіших і важких завдань на усякому підприємстві. Вона спричиняє рух всієї системи підгрунтям успішної реалізації наступних функций.

Рис. 2. Схема взаємозв'язку функцій управления

Облік - це функція реєстрації, збору, передачі й оброблення і узагальненні поточних відомостей у підрозділах об'єкта управління про виконання плана.

Контроль для підприємства полягає у перевірці - чи всі протікає відповідно до прийняту Державну програму, встановленим організаційним принципам і даним розпорядженням. Його є виявлення фактів невиконання програми, допущених помилок із єдиною метою виправлення й уникнення їх повторення в подальшому. Контроль застосовується до всього: до матеріальним об'єктах, діям, людям. Щоб контроль був дієвим, його треба проводити своєчасно й супроводжувати відповідними санкціями. По результатам контролю приймаються управлінські рішення, створені задля вироблення нових планів, реорганізацію виробничої системи, активізацію і координацію її діяльність. Отже, запускається новий цикл функціонування системи. Мета координації та контролю – ефективно діюча виробнича система.

Оперативне управління. Коли виробнича система підготовлено до роботи і її потрібно активізувати чи коли намічаються збої у її роботі, необхідно змусити діяти неї. Ця функція реалізується шляхом видачі розпоряджень. Зазвичай вона розподіляється між кількома керівниками, причому кожен перебирає певний коло обов'язків і право їх виконання. Після активізації виробнича система стає действующей.

Аналіз діяльності системи грунтується на проведенні обробки отриманих зведені дані й визначенні тенденцій поведінці системи та процесів, що відбуваються у ній, й одержанні даних про ресурсах підприємства, які використовуються під час упорядкування нового плана.

Нормування - це функція визначення норм витрати сировини, матеріалів, праці та т.д. до виконання завдань кожного працівника, ділянці і цеху, рассчитываемые з урахуванням среднеотраслевых норм.

Організація - забезпечення підприємства усім тим, що необхідне його благополучного функціонування: сировиною, устаткуванням, грошима, персоналом тощо. п. Маючи необхідними ресурсами, він повинен функціонувати відповідним способом мислення й виконувати поставлені мети. Результатом виконання даної функції є створена виробнича система. Слід зазначити, що у початковому етапі існування економічної системи організація передбачає розробку моделі виробничої системи, т. е. її логічного описи, і навіть проектування її структури - складу елементів і взаємозв'язків між ними.