Система документооборота торговых организаций

Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству 

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ЭКОНОМИКИ 

                                                                                                                      

                                                                                                                                  

                                                                                Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной

деятельности  и аудит »

                                     
 
 

Реферат

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ : Особенности учета в торговле

НА  ТЕМУ: «Система документооборота торговых организаций» 

 

                                                                      

                                                                                       Выполнила

                                                                                       студентка гр.ДФБ-52                                                                                     

                                                                                      Султанова А. Р. 

               

                                                     Проверила        

                                           к.э.н. доцент Гришина С.В. 
 
 
 
 
 
 

   
 

Астрахань 2009 год 

Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….….3

1. Документ, документооборот, классификация бухгалтерских документов ……………….…4

2. Требования к оформлению документов…………………………………………………..…….9

3. Сроки хранения документов и порядок их уничтожения………………………………….....12

4. Документирование операций, связанных с учетом товаров……………………………..….20

5.  Документальное  оформление приемки товаров ……………………………………………..21

6.  Документальное оформление отпуска товаров……………………………………………....35

7.  Складской  учет товаров и товарные отчеты материально ответственных лиц………..…..38

8.  Документальное  оформление инвентаризации……………………………………………...50

9.  Продажа  товаров в кредит (документальное  оформление)…………………………...……..56

10. График документооборота  торговой организации…………………………………………..58

Заключение…………………………………………………………………………………………61

Список  литературы…………………………………………………………………………...….62

Приложение………………………………………………………………………………...……..63 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Тема организация документооборота в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

    При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию.

Создание  носителей первичной учетной  информации является ответственным  моментом, при этом следует иметь  в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

    В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

      Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать систему документооборота торговых организаций.

      Для постановки цели определим следующие задачи: рассмотреть документооборот и классификацию бухгалтерских документов, а также требования к оформлению документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть сроки хранения документов и порядок их уничтожения, а также оформления первичных документов по приемке , хранению и отпуску товаров; рассмотреть документирование операций, связанных с учетом товаров. 

1. Документ, документооборот,  классификация бухгалтерских  документов

   Слово «документ» происходит от латинского documetum - доказательство. Под термином «документ» следует понимать письменное доказательство, свидетельство.

   Согласно  ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная  информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации. Эта норма содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

   Документ  получает статус официального, если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98).

      Бухгалтерская документация является частью системы  управленческой документации организации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299                   (с изменениями и дополнениями), который классифицирует унифицированные формы управленческих документов с присвоением им кодов по следующим блокам: 

Код	Наименование форм
0200000	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0211000	Документация  по созданию организации
0251000	Документация  по распорядительной деятельности организации, предприятия
0281000	Документация  но приему на работу
0300000	Унифицированная система первичной учетной документации
0301000	Документация  по учету труда и его оплаты
0306000	Документация  по учету основных средств и нематериальных активов
0310000	Документация  по учету кассовых операций
0315000	Документация по учету материалов
0317000	Документация  по учету результатов инвентаризации
0320000	Документация  но учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
0322000	Документация  по учету работ в капитальном  строительстве
0325000	Документация  по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
0340000	Документация  по учету работы строительных машин  и механизмов
0345000	Документация  по учету работ в автомобильном  транспорте
0400000	Унифицированная система банковской документации
0500000	Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации
0600000	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий
0710000	Отчетная бухгалтерская  документация
0720000	Регистры бухгалтерского учета
0730000	Первичная учетная  документация
0800000	Унифицированная система документации по труду
0900000	Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации
1000000	Унифицированная система внешнеторговой документации

       Все записи на счетах бухгалтерского учета основываются только на документах. Бухгалтерский документ является письменным подтверждением на право совершения или действительного совершения хозяйственной операции.

   Оформление  хозяйственных операций документами  называется документацией. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Таким образом, документация - это одна из отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.

   Существует  понятие классификации бухгалтерских  документов. Это группировка документов по определенным признакам с целью их изучения и правильного использования. Такими признаками являются назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

   Ниже  приведена группировка документов по перечисленным признакам: 

Признак	Виды  документов
Назначение  документа	Распорядительные Оправдательные Комбинированные Документы учетного оформления
Порядок составления	Первичные Сводные
Порядок отражения хозяйственных операций	Разовые Накопительные
Место составления	Внутренние  Внешние
Качественные  признаки	Полноценные Неполноценные

     Дадим определение перечисленным видам документов.

Распорядительные  документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и т. п. Например, приказ на перетаривание, подработку или подсортировку товара, приказ на назначение и выплату премий, на направление работника в командировку. Распорядительные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для отражения их в учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Но если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии двух документов (распорядительного и оправдательного).