Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Мая 2012 в 20:42, курс лекций
Цель дисциплины «Делопроизводство» — дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами.
Введение……………………………………………………………..................…... 5
Лекция 1. Определение понятия «документ». Функции документов……... 6
1. Из истории развития делопроизводства на территории Беларуси………. 6
2. Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство……….….. 9
3. Развитие делопроизводства на территории Беларуси после 1917 г…..... 19
4. Виды документов, их классификация……………………………………. 21
5. Функции документов…………………………………………………….... 23
6. Унификация и стандартизация документов……………………………... 24
Лекция 2. Реквизиты документов………………………………………….…. 26
1. Наименование реквизитов документов………………………………….. 26
2. Юридическое значение реквизитов……………………………………… 33
3. Оформление отдельных реквизитов документов………………...……... 34
Лекция 3. Составление отдельных видов документов……………………... 46
1. Требования к текстам документов……………………………………….. 46
2. Составление отдельных видов документов……………………………… 48
Лекция 4. Оформление трудовых отношений………………………………. 59
1. Документы по личному составу………………………………………….. 59
2. Содержание трудового договора (контракта)………………………….... 60
3. Оформление приказов по личному составу………………………...…… 63
4. Оформление трудовых книжек…………………………………………... 64
5. Личное дело……………………………………………………………..…. 65
Лекция 5. Современное деловое письмо…………………………………...… 68
1. Виды писем……………………………………………………………….. 68
2. Правила оформления делового письма……………………………….… 72
Лекция 6. Организация работы с документами……………………...…..…. 80
1. Структура и объем документооборота……………………………....… 80
2. Обработка входящих документов…………………………………….... 81
3. Обработка исходящих документов………………………………..….... 82
4. Регистрация и контроль исполнения документов………………..….... 82
5. Классификация документов предприятия…………………………….. 85
6. Составление номенклатуры дел……………………………………..…. 85
7. Формирование и оформление дел…………………………………....... 86
8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение………….. 88
9. Экспертиза ценности документов организации……………………..... 90
Лекция 7. Документы, содержащие коммерческую тайну……………...…. 92
1. Понятие «коммерческая тайна»……………………………………..... 92
2. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну……...... 94
Лекция 8. Использование ПЭВМ в документационном обеспечении дея-тельности предприятия……………………………………………..…………... 99
1. Использование компьютера в документировании…………………... 99
2. Информационные технологии в делопроизводстве………………... 100
3. «Евфрат» — универсальные системы управления документами..... 102
4. Программные продукты по автоматизации делопроизводства
«Босс-референт», «Золушка», «Дело», «Делопроизводство»………………… 103
Приложение 1. Краткий терминологический словарь………………...….. 109
Приложение 2. Макеты основных организационно распорядительных
документов……………………………………………………………….……… 137
Литература……………………………………………………………………..... 149
Наименование должности
руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Приложение 2
Макет распоряжения
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 №_______
г. (место составления)
Заголовок к тексту, выраженный
с помощью отглагольного существи‑
тельного в предложном падеже;
начинается предлогом «О»
Текст констатирующей части распоряжения начинается устойчивыми формулировками: В соответствии…; В целях…; Во исполнение… и т.д.
Распорядительная часть указания может начинаться словами
ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ)
В некоторых случаях распорядительное слово «ОБЯЗЫВАЮ» (или «ПРЕДЛАГАЮ») может отсутствовать.
Текст каждого пункта распорядительной части излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения) — действие (глагол в неопределенной форме) — срок исполнения.
Наименование должности
руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Приложение 2
Форма положения о структурном подразделении
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
ПОЛОЖЕНИЕ Подпись Инициалы, фамилия
00.00.0000 № _________ 00.00.0000
г. (место составления)
О ________________________
(наименование структурного
подразделения)
Структура текста
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения. Связи.
Руководитель структурного
подразделения Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Приложение 2
Форма должностной инструкции
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Подпись Инициалы, фамилия
00.00.0000 № _________ 00.00.0000
г. (место составления)
________________________
(наименование должности
работника)
Структура текста
Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Взаимоотношения (связи по должности).
Оценка работы и ответственность.
Руководитель структурного
подразделения Подпись Инициалы, фамилия
Визы
Приложение 2
Макет протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № ______
г. (место составления)
вид коллегиальной работы
и наименование коллегиального
органа
Председатель — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия, инициалы в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках — «регистрационный лист прилагается». Наименование должностей (в них включается наименование организации), инициалы, фамилия приглашенных в алфавитном порядке.
Повестка дня:
1. О … (о чем слушается вопрос).
Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
2. О … (о чем слушается вопрос)…
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия, инициалы — Краткая запись содержания доклада, изложенная в первом лице. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают — «Текст доклада прилагается». Так же пишут в позиции «ВЫСТУПИЛИ», если текст выступления прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия, инициалы — Краткая запись выступления, изложенная в первом лице (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).
Фамилия, инициалы — Краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
Текст первого пункта по первому вопросу излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.д.). Постановляющая часть строится по схеме: действие — исполнитель — срок.
2. СЛУШАЛИ:
Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель Подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 2
Макет акта по вопросам основной деятельности
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ
00.00.0000 № _______ Подпись Инициалы, фамилия
г. (место составления) 00.00.0000
Заголовок к тексту, выраженный
с помощью отглагольного существи‑
тельного в предложном падеже;
начинается предлогом «О»
Основание: Распорядительный (или нормативный) документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.
Составлен комиссией:
Председатель — | Наименование должности, инициалы, фамилия. | |
Члены комиссии: | Наименование должностей, инициалы, фамилии в алфавитном порядке | |
Присутствовали: | Наименование должностей, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта, в алфавитном порядке. | |
Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксации установленных фактов; могут содержать выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление актов.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр — кому (куда);
2-й экземпляр — кому (куда).
Приложение: текст приложения, если оно есть, оформляется в соответствии с СТБ 6.38–95.
Председатель Подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Подписи Инициалы, фамилия
Подписи Инициалы, фамилия
Присутствовали: Подписи Инициалы, фамилия
Подписи Инициалы, фамилия
Приложение 2
Макет докладной записки
Наименование организации Наименование должности
или структурного подразделения (включая наименование организа‑
ции) в дательном падеже
Фамилия, инициалы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 № ______
г. (место составления)
Заголовок к тексту, выраженный
с помощью отглагольного существи‑
тельного в предложном падеже;
начинается предлогом «О»
Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения…».
Текст состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для составления докладной записки. Во второй части приводятся выводы и предложения о конкретных действиях.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время (по состоянию на…; за период с 00.00.0000 по 00.00.0000) включается в заголовок.
Приложение: текст приложения, если оно есть, оформляется в соответствии с СТБ 6.38‑95.
Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 2
Форма личной доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
00.00.0000
Я, Фамилия Имя Отчество, доверяю получить причитающуюся мне заработную плату за _____ месяц в сумме прописью руб. ________________.
должность, Фамилия Имя Отчество
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Подпись ______________ удостоверяю
Фамилия инициалы
Инспектор отдела кадров Подпись Инициалы, фамилия
Форма справки
Наименование организации Адресат (организация, предприятие)
(предприятия)
СПРАВКА
00.00.0000 № ___________
г. (место издания)
Фамилия Имя Отчество работает ______________________________
должность
с окладом _______ (прописью) тысяч руб.
Руководитель организации Подпись Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер Подпись Инициалы, фамилия
В дело 00-00
Подпись
00.00.0000
Приложение 2
Форма расписки
РАСПИСКА
00.00.0000
Я, Фамилия Имя Отчество (паспорт серии ____, № ___, выдан ___________),
(кем и когда)
получил от ______________________________
(Фамилия Инициалы)
Обязуюсь вернуть до 00.00.0000.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Форма письма
Назва арганізацыі Наименование организации
(прадпрыемства) (предприятия)
Паштовы адрас
Каммунікацыйныя дадзенныя Коммуникационные данные
___________№______________
На №_______ ад ____________ Адресат
О………………………………..
Уважаемый.....................
Текст…………………………………………………………………