Курс лекций по "Делопроизводству"

● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям.

Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров.

2. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»);

● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);

● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руко­водству организации должна осуществляться после регистрации);

● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретно­му документу — одна из основных функций руководителя, центральное, ре­ша­ющее звено в технологии управления. Руководитель организации, рас­смат­ри­вая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции);

● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения);

● контроль исполнения;

● исполнение документов;

● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело).

3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется исполнителем);

● проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

● согласование проекта документа (в ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой);

● подписание документа руководителем;

● регистрация документа (после подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов»);

● отправка документа адресату;

● подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются.

Второй экземпляр отправляемого письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

4. Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (протоколы, приказы, докладные).

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа:

03-21/220, где

03 — индекс структурного подразделения;

21 — номер дела по номенклатуре;

220 — порядковый номер документа.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

● входящие документы;

● исходящие документы;

● внутренние документы;

● контракты коммерческие;

● документы, имеющие гриф КТ (коммерческая тайна).

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Форма журнальной регистрации исходящих документов

Форма журнальной регистрации входящих документов

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (поздравительные письма, приложения, программы конференций и т.д.).

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка (РКК).

В ряде организаций для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения, выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней.

5. Классификация документов — это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела.

На различных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно сис­те­ма­тизировать по одному или нескольким признакам. Практика дело­произ­водства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

● по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т.д.

● по содержанию документов, например: «Документы по поставке фарфоровых изделий за 2004 год» (контракты, акты, переписка);

● по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы, например: «Документы по совместной деятельности с ОАО «Реал» за 2004 год»;

● по корреспондентам, с которыми ведется переписка;

● по грифу ограничения доступа к документам, содержащим коммер­ческую тайну, например: «Протоколы заседаний Совета директоров за 2004 год».

Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона, например: «Переписка с учебными центрами Англии по организации стажировок за 2004 год».

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

6. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию до­ку­мен­тов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наиме­но­ваний) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. В за­го­ловке должны быть указаны: виды документов; вопрос; автор; кор­рес­пондент; период, за который создан документ.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» (дирекция, общий отдел), ему присваивается индекс «1» или «01». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 01, 02 и т.д.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

                                          01 — генеральный директор;

                                          02 — заместитель директора;

                                          03 — коммерческий директор.

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы.

Заголовок дел должен быть кратким и соответствовать смысловому содержанию документов данного дела.

Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия.

7. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм).

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

На обложке каждого дела указывают:

● название вышестоящей организации;

● название данного учреждения;