Курс лекций по "Делопроизводству"

Тезисы — кратко изложенные основные положения документа, доклада, выступления и др.

Текст документа — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текст официального документа — информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текстовой документ — документ, содержащий речевую информацию.

Телеграмма — справочно-информационный документ, текст которого передается по телеграфу.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию официальных сообщений, которые передаются по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.

Типовая номенклатура дел — нормативный документ, уста­нав­ливаю­щий типовой состав дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре.

Типовые документы — 1) нормативные документы, определяющие порядок работы организаций (типовой устав, типовая структура, типовая номенклатура дел и т.п.) или отдельных ее сторон (типовой договор, типовой контракт и т.п.) и являющиеся образцами для составления организациями одноименных документов с учетом специфики их деятельности; 2) документы, образующиеся в организациях при выполнении функций, свойственных большинству организаций независимо от их ведомственной принадлежности (планирование, учет и т.п.).

Тиражирование информации — совокупность действий по переносу имеющейся информации на материальные носители, обеспечивающие ее точное отображение в требуемом количестве экземпляров.

Товарный знак (знак обслуживания) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юридических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющий его конкретное содержание.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника.

Трудовой договор — соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Угасание текста документа — уменьшение контрастности текста в результате химического взаимодействия красителя с материальной осно­вой документа или разрушающего действия внешней среды на основу и краситель.

Удостоверение — 1) официальный документ, свидетельствующий лич­ность предъявителя (удостоверение личности); 2) документ, подтвер­ждающий определенные факты или права; 3) юридические действия ор­ганов и лиц, имеющих право проверять и констатировать подлинность документов или законность совершения сделок.

Указ — нормативный правовой акт Главы государства, издаваемый в целях реализации его полномочий и устанавливающий (изменяющий, от­меняющий) определенные правовые нормы.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указатель — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными по ним.

Уникальный документ — 1) документ особой ценности, не имею­щий себе подобных по содержанию или оформлению; 2) документ, един­ственный в своем роде, содержащий невосполнимую информацию, име­ющую исключительное значение для истории и культуры страны; цен­ность его определяется прежде всего содержанием, автографичностью, редкостью и антикварно-букинистической ценой.

Унификация документов — установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление одно­типных управленческих функций и задач.

Унифицированная система документации (УСД) — система до­ку­мен­та­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин­фор­мацию, необходимую для управления в определенной сфере дея­тельности.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность рек­ви­зитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере дея­тель­нос­ти задачами и расположенных на носителе информации в оп­ределенном по­рядке.

Управленческая документация — система документации, обеспе­чи­ваю­щая управленческие процессы в обществе.

Устав — нормативный правовой акт, определяющий порядок деятель­ности государственного органа (организации), а также порядок дея­тельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.

Учредительный договор — договор, в котором стороны (учреди­тели) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок со­вместной деятельности по его созданию, условия передачи в его соб­ственность своего имущества, участия в его деятельности, условия и порядок распределения прибыли и убытков, управления деятельнос­тью юридического лица.

Факсимиле — 1) точное воспроизведение техническими средствами ори­гинала документа, рукописи, подписи; 2) клише — печать, воспроизво­дящая собственноручную подпись.

Факсограмма (факс) — копия документа (письменного, графичес­кого, изо­бразительного) на бумажном носителе, полученная по каналам фак­симильной связи.

Физическое лицо — отдельный гражданин, являющийся субъектом (участником) гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Фондирование документов — распределение документов по архи­вным фондам и коллекциям.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письмен­ного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа — модель построения формы доку­мента, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к пост­роению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Характеристика — 1) официальный документ, содержащий сведе­ния о служебной, общественной или иной деятельности лица; 2) доку­мент, со­дер­жа­щий описание отличительных качеств, особенностей, дос­тоинств и недостатков кого (чего)-либо.

Ходатайство — письмо с просьбой о положительном решении како­го-либо вопроса.

Хозяйственный договор — гражданско-правовой договор, заклю­чаемый между субъектами предпринимательской деятельности.

Хранение архивных документов — обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Ценный документ — документ, содержащий информацию, значимую для истории общества, государства, восстанавливаемую при его утрате.

Централизованное делопроизводство — организация делопроиз­водства, при которой вспомогательные операции с документами (регис­трация, формирование дел и т.п.) осуществляются в одном структур­ном подразделении (служба ДОУ, общий отдел, канцелярия).

Частные архивы физических лиц — комплексы архивных доку­ментов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности, а также комп­лексы архивных документов, созданные на предприятиях и в организа­циях, находящихся в частной собственности физических лиц и зарегист­рированных в установленном порядке.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом документа.

Шифр — система условных знаков для секретного письма.

Шифр документа — 1) условный регистрационный знак, наноси­мый на документы для организации их поиска и хранения; 2) системати­зированная совокупность условных знаков, применяемых для сокраще­ния или замещения первичной информации.

Штамп — вид печати, обычно прямоугольный, воспроизводящий офи­циаль­ное наименование организации на документах.

Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, чис­лен­ность, наименование должностей работников организации с ука­занием их окладов.

Экспертиза — изучение специалистом (экспертом) или группой спе­циалистов вопросов, правильное решение которых требует профессио­нальных исследований и специальных знаний в той или иной сфере.

Экспертиза ценности документов — определение научно-истори­ческой, социально-культурной ценности и практической значимости до­кументов с целью установления сроков их хранения и отбора на хране­ние документов на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия — совещательный орган в организациях, осу­ществляющий экспертизу ценности документов.

Электронная цифровая подпись — набор символов, вырабатыва­емый средствами электронной цифровой подписи и ассоциированный со специальной (особенной) частью документа, который обеспечивает од­нозначную идентификацию создателя и неоспоримость происхождения содержательной (общей) части документа.

Электронный документ — документ, зафиксированный на машин­ном носителе и содержащий идентифицированную информацию, под­линность которой удостоверена электронной цифровой подписью или удостоверяющим листом.

Эмблема — 1) условное символическое изображение какого-либо понятия или идеи; 2) графическое изображение.

Юридическая сила документа — свойство официального доку­мента, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридический адрес — официально зарегистрированный адрес юри­ди­ческого лица, внесенный в регистр при его регистрации.

Юридическое лицо — предприятие, учреждение, организация, фирма (коллективный субъект гражданских прав), которые обладают обособленным имуществом, могут от своего имени приобретать имущественные и личные преимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитраже или третейском суде; имеют самостоятельный баланс или смету.

Приложение 2

Макеты основных организационно-распорядительных документов

Макет приказа по основной деятельности

Герб республики

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 № _______

г. (место составления)

Краткое содержание,

начинается предлогом «О»

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях. Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

            1. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения —предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме —срок исполнения. 

            2. Полное наименование должности исполнителя, инициалы, фамилия  или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт).

            3. Последний пункт приказа определяет контроль за его исполнением и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на…  (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, — наименование должности, инициалы, фамилия в винительном падеже).

Наименование должности

руководителя                                         Подпись              Инициалы, фамилия

Визы

Приложение 2

Макет указания

Наименование организации

УКАЗАНИЕ

00.00.0000 №_______

г. (место составления)

Заголовок к тексту, выраженный

с помощью отглагольного существи‑

тельного в предложном падеже;

начинается предлогом «О»

Текст констатирующей части указания обычно начинается устойчивыми формулировками: В соответствии…; В целях…; Во исполнение… и т.д.

Распорядительная часть указания может начинаться словом

ОБЯЗЫВАЮ

Если согласно действующему законодательству или нормативным актам исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по занимаемой должности (специальности), распорядительная часть начинается словом

ПРЕДЛАГАЮ:

           1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы, фамилия или наименование структурного подразделения) — действие (глагол в неопределенной форме) — срок исполнения.

           2. В последнем пункте указания определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением (Контроль за исполнением указания возложить на…).