Курс лекций по "Делопроизводству"

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Автор официального документа — юридическое или физическое лицо, от которого исходит официальный документ.

Автореферат — документ, представляющий краткое изложение автором своего научного труда.

Авторизованная копия — копия документа, удостоверенная автором.

Авторская рукопись — рукописный или машинописный текст документа, подготовленный автором для опубликования.

Авторское право — часть гражданского права, регулирующая отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы, искусства.

Адрес — документ, содержащий приветствие, поздравление, благодарность отдельному лицу или организации.

Адресант — отправитель документа.

Адресат — получатель документа.

Адресование документа — указание получателя документа путем указания реквизита «Адресат» в правом верхнем углу документа.

Акт — организационно-распорядительный документ, составленный комис­­сией (специально уполномоченными лицами) или одним должност­ным лицом, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акт ревизии — официальный документ, которым оформляются результаты обследования финансово-хозяйственной деятельности организации.

Акты — 1) обобщающее наименование документов, имеющих право­вое значение и оформленных в установленном порядке; 2) в праве — решения, действия или документы, имеющие юридическое значение (нор­мативные акты, акты экспертизы, акты гражданского состояния и др.).

Анкета — 1) документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них; 2) опросный лист для получения каких-либо сведений.

Аннотация — краткая характеристика содержания книги, статьи, отчета и т.п.

Аннотация документов — 1) краткое изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках (путеводителях, обзорах и т.п.) и информационных документах.

Анонимный документ — документ, в котором не указан его автор.

Архив — 1) совокупность архивных документов; 2) архивное учреж­дение или структурное подразделение государственного органа, пред­приятия, учреждения, организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Биографическая справка — архивная справка, содержащая све­дения о конкретном лице (лицах).

Биография — документ, содержащий описание жизни и дея­тельности какого-либо лица.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизве­денной на нем постоянной информацией документа и свобод­ным местом, отведенным для переменной.

Бланки строгой отчетности — разновидности бланков доку­ментов, подлежащих специальному учету.

Бухгалтерские документы — документы, отражающие веде­ние бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказатель­ством совершения финансовых, хозяйственных операций.

Вариантность документной информации — повторяемость документной информации, характеризующаяся теми или иными несущественными различиями.

Варианты текста — два (или более) текста документа, различа­ющиеся деталями, не изменяющими смысла и содержания текста.

Ведомственное хранение документов — хранение архивных документов какой-либо организации в течение установленного периода времени.

Ведомственный (межведомственный) архив — архивное уч­реждение или структурное подразделение государственного орга­на, государственного предприятия, учреждения, организации, осу­ществляющее прием и хранение документов этих государствен­ных органов, государственных предприятий, учреждений и орга­низаций в течение установленного периода времени.

Вертикальное хранение дел — способ размещения дел на пол­ках стеллажей, при котором плоскость обложек перпендикулярна плоскости полки.

Вид документа — классификационное понятие, употребляе­мое для обозначения группы документов одного названия.

Видеограмма документа — изображение документа на экране монитора.

Виды дел — первичные комплексы документов (дело, доку­менты, переписка, книга, журнал и т.п.), в основу формирования каждого из которых положен определенный принцип.

Виза официального документа — реквизит документа, выра­жающий согласие или несогласие должностного лица с содержа­нием документа.

Визитная карточка — карточка, содержащая сведения о ее владельце.

Внешние признаки документа — форма и размеры докумен­та, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Внешний документ — документ, отправленный другим орга­низациям (лицам) или полученный от них.

Внутренний документ — документ, предназначенный для ис­пользования в той организации, в которой он создан.

Внутренняя опись документов дела — учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их названий, дат, порядковых номеров (индексов) и номеров листов.

Воспроизведение документов — получение копий документов ручным, фотографическим, полиграфическим и другим способами.

Временное хранение архивных документов — хранение архивных до­ку­ментов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного действующим законодательством.

Вторичный документ — документ, полученный в результате ана­ли­ти­ческой и логической переработки информации, содержащейся в первичных до­ку­ментах.

Входящий документ —  документ, поступивший в организацию.

Входящий номер документа — регистрационный номер (индекс) документа, проставленный адресатом.

Выделение документов к уничтожению — выявление в процессе экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное и общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Выписка — копия части текстового документа.

Выписка из официального документа — копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо — служебное письмо, содержащее гарантию чего-либо.

Государственный архив — архивное учреждение, осуществляющее прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь в установленном законодательством порядке.

Грамота —  1) официальный документ, которым награждают отдель­ных лиц или трудовые коллективы за определенные успехи; 2) официаль­ный письменный акт, удостоверяющий какие-либо международные со­глашения или определяющий определенные правовые отношения (вери­тельная грамота, ратификационная грамота и др.); 3) древнее название всякого документа, письма.

График — 1) графический или текстовой документ, отражающий состояние или динамику какого-либо явления; 2) план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гриф — 1) оттиск печати или штемпеля на документе; 2) надпись или специальный знак на документах, определяющий условия их хранения или использования.

Гриф ограничения доступа к документу — реквизит официально­го документа, свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий круг пользователей документом (ограничительный гриф).

Гриф согласования — реквизит официального документа, выража­ющий согласие с его содержанием учреждения или его органа, не являю­щегося автором документа.

Гриф утверждения — реквизит официального документа, придаю­щий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата дела (даты дела) — год (годы) начала и окончания дела.

Дата официального документа — реквизит, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания или подписания, утверждения, принятия, опубликования.

Датирование документа — 1) проставление на документе даты его создания или подписания, утверждения, даты события, зафиксированно­го в документе; 2) установление не указанного на архивном документе времени его создания или подписания, утверждения.

Декрет — 1) постановление верховной власти по какому-либо воп­росу, имеющее силу закона; 2) издаваемый в порядке управления акт президентской или правительственной власти.

Дело — 1) совокупность документов (или документ), сформирован­ных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспон­дентам и т.д.) и помещенных в отдельную обложку; 2) единица хранения документов на бу­мажной основе.

Делопроизводственный индекс — индекс, включающий порядко­вый номер и различные условные обозначения, проставляемые на доку­менте при его регистрации и указывающие место его составления, испол­нения, хранения и т.п.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая документирова­ние и организацию работы с документами.

Депонирование документов — установленный порядок хранения документов, неизданных научных работ в справочно-информационном фонде с целью их дальнейшего использования.

Децентрализованное делопроизводство — делопроизводство, при котором операции по организации документов (регистрация, формиро­вание дел и т.п.) осуществляются в основном в структурных подразде­лениях организации.

Директивный документ — документ вышестоящего органа, содер­жащий обязательные к исполнению указания.

Доверенность — документ, которым доверяется одним лицом дру­гому действовать от его имени перед третьими лицами.

Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или несколь­ких сторон о взаимных обязательствах.

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопро­сов, выводов, предложений, предназначенный для выступления перед кем-либо.

Докладная записка — документ информационного характера, ад­ресованный вышестоящему руководителю, содержащий изложение ка­кого-либо вопроса с выводами и предложениями автора.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информа­ция с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обя­занностей.

Документальная россыпь — разрозненные документы или отдель­ные листы документов, несформированные в дела.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления организацией (см. также «делопроизводство»).

Документация — 1) совокупность документов по какому-либо воп­росу, явлению, лицу, учреждению и т.п.; 2) совокупность документов, оформленных по единым правилам.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация — информация, оформленная в установленном порядке и закрепленная на материальном носителе, обес­печивающем ее передачу во времени и в пространстве.

Документная информация — информация, содержащаяся в документе.

Документовед — специалист по документоведению.

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономер­ности образования документов и разрабатывающая способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документации.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документы по личному составу — документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предос­тавлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной пла­ты, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

Должностная инструкция — документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечения условий его эф­фективной работы.

Досье — комплект документов, относящихся к какому-либо вопро­су, делу, лицу, организации.

Дублетный документ — один из экземпляров размноженного до­кумента (копия).

Дубликат документа — повторный экземпляр официального доку­мента, имеющий юридическую силу подлинника.

Жалоба — обращение гражданина, содержащее требования восста­новления его прав и законных интересов, нарушенных действиями либо бездействием должностных лиц соответствующих органов, учрежде­ний, организаций и предприятий.

Журнал — документ, содержащий периодические записи опреде­ленных сведений, событий, операций, решений и т.п.