Курс лекций по "Делопроизводству"

На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись», «Фамилия исполнителя»), например:

              Составлен в 2 экз.

              1 экз. – в адрес

              2 экз. – в дело № 10-05

На обороте документа руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

              Разрешаю:

1.      Петров А. В.

2.      Сидоров Ю. П.

Подпись руководителя

Дата

Отработанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же лицом с подтверждением факта уничтожения с последующей записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно в журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).

Форма журнальной регистрации документов с грифом «КТ»

Все поступающие документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь. При поступлении проверяется его цельность, количество листов и экземпляров, наличие приложений. В случае отсутствия одного или нескольких документов составляется акт в 2-ух экз., один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. В начале дела подшивают внутреннюю опись документов, содержащихся в нем, а в конце дела — лист-заверитель дела. Хранятся такие дела в сейфе.

Движение (выдача и возврат) документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Форма журнального учета выдачи документов с грифом «КТ»

Выданный для работы документ с грифом «КТ» подлежит возврату в тот же день. С разрешения руководства отдельные документы могут находиться в течение определенного срока, необходимого для выполнения работы с ним. При возврате документа  с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет  количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам организации (предприятия), имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации.

По окончании календарного года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы:

● проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

● отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

● отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.

Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений работника с организацией, в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют  в течение двух лет, если трудовым договором не установлен иной срок.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое коммерческая тайна?

2. Что включает научно-техническая информация?

3. Какие сведения содержит деловая информация?

4. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну?

5. Назовите мероприятия, связанные с организацией ведения спе­циаль­ного делопроизводства.

6. Назовите отличительные черты документов с грифом «КТ».

7. Какие рубрики входят в журнал регистрации документов с грифом «КТ»?

8. Какие рубрики содержит журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»?

Лекция 8

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЭВМ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ

ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Вопросы:

1.      Использование компьютера в документировании.

2.      Информационные технологии в делопроизводстве.

3.      «Евфрат» — универсальные системы управления документами.

4.      Программные продукты по автоматизации делопроизводства: «Босс-референт», «Золушка», «Дело», «Делопроизводство».

1. Электронная техника стала необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.

Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

● документирование;

● организация работы с документами.

При документировании, т.е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки. ПЭВМ позволяет от­ре­дак­тировать печатный текст частично или полностью, не прибегая к мно­го­численным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно назвать документом. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, и др.

Большинство текстовых редакторов представляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, проверку орфографии, современное стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность  составления документа на нескольких языках и многое другое.

2. Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляющей собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т.п.

Признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов.) Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Русскоязычные названия таких систем обычно представляют собой более или менее удачные эквиваленты англоязычных аналогов: система управления документами (Document Management System), система управления потоками работ (Workflow Management System), электронный архив (Data Ware House).
В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Некоторые системы второго уровня манипулируют параллельно регистрационной карточкой и собственно документом как цельным текстовым или графическим файлом, позволяя оперативно разыскать его и передать пользователю, который работает с ним с помощью программы-приложения — например, текстового редактора Word  или электронной таблицы Excel (такой подход реализован, в частности, в системе «Дело» российской компании «Электронные офисные системы»).

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства.