Курс лекций по "Делопроизводству"

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть рек­визита документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.

Переписка — 1) система документальных связей организаций или лиц между собой; 2) вид дела, состоящего из документов-запросов и документов-ответов.

Перечень — документ, содержащий систематизированное перечис­ление других документов, предметов, объектов или работ.

Печать — оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге, сургуче, воске или другом материале, являющийся одним из средств удостоверения документов.

Письменный документ — текстовой документ, информация кото­рого зафиксирована любым типом письма.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, служащих средством общения между организациями, част­ными лицами.

Повестка — официальное письменное сообщение частному лицу с приглашением явиться куда-либо.

Повестка дня — перечень вопросов, подлежащих обсуждению на заседании, совещании, семинаре, собрании и т.п.

Поглощенный документ — документ, основное содержание кото­рого включено в соответствующий сводный документ.

Подлинник официального документа — первый или единствен­ный экземпляр официального документа.

Подлинник унифицированной формы документа — первый или единственный экземпляр утвержденной унифицированной фор­мы документа.

Подлинный документ — документ, сведения о времени и месте со­здания которого и/или об авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности.

Подпись — реквизит документа, включающий в себя собственно­ручную роспись полномочного должностного лица, наименование его должности и расшифровку подписи.

Положение — 1) нормативный правовой акт, определяющий поря­док деятельности государственного органа (организации), а также поря­док деятельности государственных служащих и иных лиц в определен­ных сферах деятельности; 2) правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию рабо­ты органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими органами кол­легиального управления и общественными объединениями в целях разрешения наиболее важных задач; правовой акт, фиксирующий реше­ние органов предварительного расследования, прокуроров, судей и т.д.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть рек­визита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении.

Постоянное хранение архивных документов — бессрочное (веч­ное) хранение.

Пояснительная записка — справочно-информационный документ, поясняющий основной документ (план, отчет и т.п.) или его отдельные положения.

Правила — 1) кодифицированный нормативный правовой акт, конк­ретизирующий нормы более общего характера с целью регулирования поведения субъектов общественных отношений в определенных сферах и по процедурным вопросам; 2) совокупность обязательных для выпол­нения требований, норм.

Правила внутреннего трудового распорядка — документ, опреде­ляющий трудовой распорядок в организации.

Предложение — 1) документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу; 2) обращения граждан, направленные на со­вершенствование нормативного регулирования общественных отноше­ний путем принятия новых актов законодательства или внесения измене­ний в действующие для улучшения деятельности органов управления, учреждений, организаций, предприятий.

Представление — документ, содержащий предложение о назначе­нии, переводе или поощрении работника организации.

Претенциозное письмо — письмо, направляемое стороне, нару­шившей условия договора, с требованием выполнить их или компенси­ровать причиненный ущерб.

Признаки заведения дел — формальные основания группировки документов в дела (номинальный, авторский, предметный, корреспон­дентский и др.).

Приказ — 1) нормативный правовой акт функционально-отраслево­го характера, издаваемый руководителем республиканского органа го­су­дарственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления; 2) пра­вовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Примерная номенклатура дел — документ, устанавливающий при­мерный состав дел, типичных для какой-либо группы однородных орга­низаций или их отдельных структурных подразделений, и носящий реко­мендательный характер.

Программа — документ, содержащий обоснование и основные на­правления развития той или иной сферы деятельности или управления.

Проект документа — предварительный вариант документа, пред­назначенный для рассмотрения.

Протокол — 1) документ, содержащий запись хода обсуждения воп­росов, принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах; 2) международное соглашение договарива­ющихся сторон по отдельным вопросам; 3) документ, подписанный дого­вари­ваю­щимися сторонами и фиксирующий результаты переговоров перед зак­лючением договора; 4) совокупность общепринятых правил, традиций и услов­ностей, соблюдаемых правительствами, министерства­ми иностранных дел, дипломатическими представительствами, другими организациями и офи­циальными лицами в международном общении.

Протокол административный — официальный акт о нарушении общественного порядка или закона, составляемый с целью привлечения виновного к административной ответственности.

Размножение документов — неоднократное воспроизведение документа с помощью печатных форм.

Разновидность документов — классификационное понятие, упот­ребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинако­вое целевое назначение и формуляр (например, протоколы заседаний — одна разновидность, протоколы допросов — другая и т.п.).

Расписка — документ, удостоверяющий получение чего-либо, заве­рен­ный подписью получателя.

Распорядительная документация — совокупность распорядительных до­кументов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руко­во­дителями организаций в целях реализации возложенных на них функций.

Распорядительный документ — правовой акт, издаваемый кол­легиальным органом управления, а также руководителем организа­ции в целях разрешения наиболее важных и оперативных вопросов их деятельности.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации (коллегиального органа управления) или его замести­телем для решения оперативных задач основной деятельности.

Регистр — 1) список, указатель, книга записей, учетный документ, имеющий правовое значение; 2) особый орган, осуществляющий функ­ции над­зора в специальной области управления.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для ре­гис­тра­ции документа в делопроизводстве организации.

Регистрационно-контрольная карточка — карточка, предназна­ченная для регистрации и контроля за ходом исполнения документа.

Регистрационный индекс документа — цифровое или цифробуквенное обозначение, которое присваивается документу при его регистрации.

Регистрационный штамп — штамп, воспроизводящий официаль­ное наименование организации, дату и регистрационный индекс. Про­ставляется на документе, поступившем в организацию

Регистрация документа — запись учетных данных о документе в ре­гис­тра­ционных формах, фиксирующая дату его создания, получения или отправления.

Регламент — 1) правовой акт, устанавливающий порядок деятель­ности органа управления, коллегиального или совещательного органа; 2) нормативный правовой акт, принятый (изданный) Главой государ­ства, органами законодательной, исполнительной, судебной власти, а также органами местного управления и самоуправления и содержащий совокупность правил, определяющих процедуру деятельности соответ­ствующих органов; 3) порядок проведения заседаний, совещаний, конференций.

Реестр — документ, представляющий собой список (перечень) ка­ких-либо объектов, составленный для их учета или в справочно-информационных целях.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя по исполнению или использованию документа.

Резюме — 1) составленный по определенным правилам набор сведе­ний о претенденте на работу; 2) краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; 3) краткий вывод, заключительный итог чего-либо.

Реквизит документа (реквизит) — элемент официального документа.

Рекламационное письмо — документ об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Рекомендация — 1) документ, содержащий не обязательные (реко­мендуемые) к применению порядок и методы проведения работ; 2) пись­менный или устный благоприятный отзыв о человеке или организации.

Реставрация документа — восстановление первоначальной фор­мы, укрепление основы и текста документа.

Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый коллегиальными или со­вещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важ­ных вопросов их деятельности; 2) совместный распорядительный доку­мент, принимаемый двумя и более неоднородными органами и организа­циями, действующими на основе коллегиального и единоличного приня­тия решений.

Решение органов местного управления и самоуправления —нормативный правовой акт, принимаемый местными Советами депута­тов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения и имеющий обязательную силу на соответствующей территории.

Решение референдума — нормативный правовой акт, направ­ленный на урегулирование важнейших вопросов государственной и общественной жизни, принятый республиканским или местным референдумом.

Рукописный документ — письменный документ, при создании ко­торого знаки письма нанесены от руки.

Свидетельство — документ, подтверждающий какой-либо факт (о рож­де­нии, браке, окончании курсов и т.д.).

Сводка — документ, содержащий обобщенные данные по одному вопросу.

Сводная номенклатура дел — объединенные в один документ номенклатуры дел всех структурных подразделений организации.

Система документации — совокупность взаимоувязанных до­кументов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Система документирования — совокупность норм, правил, средств и способов создания документов.

Сложный документ — документ, в котором содержатся не­сколько вопросов или тем.

Служба документационного обеспечения управления (служ­ба ДОУ) — структурное подразделение организации, подчиняю­щееся не­пос­ред­ствен­но руководителю и осуществляющее орга­низацию документационного обес­печения управления.

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между различными организациями, а также организациями и частны­ми лицами.

Согласование документа — 1) предварительная оценка проек­та до­кумента; 2) получение согласия на издание документа.

Сообщение — краткий доклад на совещании, заседании.

Сопроводительное письмо — письмо, составленное для отправ­ки при­ложенных к нему документов, не имеющих адресной части.

Список — документ, содержащий перечисление лиц или пред­метов в оп­ределенном порядке.

Срок исполнения документа — индивидуальный срок испол­нения документа, установленный организационно-распорядитель­ным документом организации или резолюцией.

Срок исполнения документа — срок, установленный норма­тивным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резо­люцией.

Срок исполнения документа — типовой срок, установленный нормативным правовым актом.

Срок хранения документа — период времени, в течение кото­рого хранение законченного делопроизводством документа явля­ется обязательным.                                

Срок хранения документов в архиве учреждения, организа­ции, предприятия — период времени, установленный законода­тельством, по истечении которого документы передаются на хра­нение в государственные архивы.         

Стандарт — 1) технический нормативный правовой акт, уста­навливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стан­дартизации; 2) образец, эталон, с которым сравниваются подоб­ные объекты.                                  

Стенограмма — дословная запись методом стенографии док­ладов, сообщений, выступлений на собраниях, совещаниях и засе­даниях коллегиальных органов.

Табель — 1) список, перечень объектов или лиц, составленный в определенном порядке; 2) документ, в котором учитывается общее время, отработанное работниками организации (структурного подразделения).

Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Таблица — документ, состоящий из цифровых или текстовых сведений, расположенных по графам в определенном порядке.