Курс лекций по "Делопроизводству"

Журнал регистрации документов — учетный документ, содержа­щий сведения о поступивших и отправленных документах.

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заверительная надпись дела — запись, содержащая указание ко­личества и физического состояния листов дела, подлежащего посто­янному или временному (свыше 10 лет) хранению.

Заверительная надпись к описи — запись, содержащая указа­ние количества и физического состояния листов описи.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содер­жании документов в деле.

Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заключение — документ, содержащий оценку, выводы организа­ции, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Закон — нормативный правовой акт, закрепляющий принципы и нормы регулирования наиболее важных общественных отношений.

Законодательные акты — законы и другие нормативные право­вые акты, имеющие силу закона.

Законодательство — система нормативных правовых актов, регу­лирующих общественные отношения.

Законченное дело — дело, законченное делопроизводством.

Записка — справочно-информационный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания ка­кого-либо документа, факта, события (см. докладная записка, объяс­нительная записка).

Заявление — 1) документ, содержащий просьбу о чем-либо; 2) об­ращение гражданина, направленное на устранение конкретных право­нарушений или реализацию его прав и законных интересов; 3) офици­альное сообщение по особо важному вопросу.

Извещение — справочно-информационный документ, содержащий офи­циаль­ное уведомление заинтересованных лиц о происшедших или предстоящих со­бытиях.

Издание документа — публикация документа путем размножения его полиграфическими или другими техническими средствами.

Индекс — регистрационный порядковый номер и необходимые ус­ловные обозначения, которые присваиваются объекту регистрации и учета.

Индекс дела — цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация — проставление индекса на документе.

Индексирование — присвоение документу индекса соответствую­щей информационно-поисковой системы для обеспечения его поиска.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполне­ния документа, установленный организационно-распорядительным до­кументом организации или резолюцией.

Инструкция — 1) нормативный правовой акт, детально определя­ющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной области общественных отношений; 2) правовой акт, содержащий правила, регулирующие научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций их подразделении, должностных лиц.

Интерполяция — позднейшая (не авторская) вставка слов или фраз в текст документа.

Интерпретация документа — истолкование смысла документа, вложенного в него автором.

Исходящий документ — документ, отправляемый из организации.

Исходящий номер (индекс) документа — регистрационный но­мер (индекс) документа, проставляемый отправителем.

Итоговая запись — запись в конце описи документов, дел или го­дового раздела описи дел, содержащая сведения о количестве единиц хранения, внесенных в опись или годовой раздел описи.

Картотека — совокупность карточек с информацией, систематизи-рованных в определенном порядке (по алфавиту, темам, срокам исполне­ния документов и др.). Может вестись с использованием средств вычис­лительной техники или вручную.

Карточка — бланк, на который заносятся какие-либо сведения.

Квитанция — официальная расписка установленной формы, выда­ваемая организацией в получении каких-либо материальных ценностей или денежных средств лицу, которому она выдана.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Классификация документов — распределение множества докумен­тов по классам (группам) на основании общности признаков в целях их научной организации и использования.

Ключевые слова — слова с предметным значением, выделяемые из текста (документа) и характеризующие содержание данного текста.

Код документа — идентификатор документа, выраженный при по­мощи кодового обозначения.

Кодекс (кодифицированный нормативный правовой акт) — за­кон, обеспечивающий полное системное регулирование определенной области человеческих отношений.

Кодификация — вид систематизации нормативных правовых актов, сопровождающийся переработкой установленного ими содержания пра­вового регулирования путем объединения нормативных правовых актов в единый нормативный правовой акт, содержащий систематизированное изложение правовых предписаний, направленных на регулирование оп­ределенной области общественных отношений.

Коллективный договор — локальный нормативный акт, регулиру­ющий трудовые и социально-экономические отношения между нанима­телем и работниками.

Коммерческое письмо — письмо, составляемое на различных эта­пах подготовки и заключения торговых сделок.

Комплектование архива — систематическое пополнение архива до­кументами, соответствующими его профилю.

Консервация документа — предохранение документа от разруша­ющего воздействия внешней среды.

Контрагент — сторона в двустороннем или многостороннем дого­воре.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обес­печивающих своевременное исполнение документов.

Контроль управленческих решений — одна из функций процесса управления, способствующая своевременному исполнению управлен­ческих решений.

Конфиденциальная информация — документированная инфор­мация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законода­тельством.

Копирование документов — воспроизведение документов без про­межуточных печатных форм.

Копия документа (копия) — документ, полностью воспроизводя­щий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Корреспондент — юридическое или физическое лицо, с которым ве­дется пере­пис­ка.

Корреспонденция — переписка между юридичес­кими и физическими лицами.

Крайние даты дела — даты (число, месяц, год) начала и оконча­ния дела.

Критерии ценности документов — система научно обоснован­ных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Ксерокопия — копия документа, полученная посредством ксе­рографии на бумаге.

Лист-заверитель дела — помещаемый в конце дела лист, содержа­щий заверительную надпись.

Лист-заверитель описи — помещаемый в конце описи лист, содер­жащий заверительную надпись к описи.

Личная карточка — документ, содержащий краткие сведения о ра­ботнике (образование, стаж, трудовая деятельность, семейное положе­ние и т.д.) и используемый для анализа состава и учета движения кадров.

Личное дело — дело, содержащее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Личный документ — официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение; иногда может содержать другие сведения био­графического характера.

Личный листок по учету кадров — документ, содержащий основ­ные сведения о работнике организации.

Материальный носитель информации — материал с определен­ными физическими свойствами, который может быть использован для записи и хранения информации.

Машинограмма — документ, созданный средствами вычислитель­ной техники на бумажном носителе и оформленный в установленном порядке.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Методические указания — нормативный документ, устанавливаю­щий методы (способы, приемы) проведения определенных работ.

Научно-техническая документация — документация, фиксирую­щая процесс и результаты научных исследований, технических разрабо­ток, а также направления и методы их внедрения в производство.

Незаверенная копия — копия письменного или графического доку­мента, не имеющая юридической силы подлинника ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов.

Незаконченное дело — дело, незаконченное делопроизводством.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименова­ний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер входящего документа — регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом.

Номер исходящего документа — регистрационный номер доку­мента, проставляемый отправителем.

Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов де­ятельности или их результатов.

Нормативный правовой акт — официальный документ установ­ленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции упол­номоченного государственного органа (должностного лица) или пу­тем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры и содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и нео­днократное применение.

Нормативы — документы, содержащие расчетные величины затрат ра­бо­чего времени, материальных, денежных ресурсов, применяемые в нор­ми­ро­вании труда и планировании производства и хозяйственной де­ятельности орга­ни­заций.

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных вели­чинах чего-либо (нормы выработки, нормы выдачи чего-либо).

Нумерация листов дела — проставление на листах дела их порядко­вых номеров.

Обеспечение сохранности документов — обеспечение физической сохранности документов и их учет.

Обзор — документ, содержащий в сжатой форме информацию о ра­ботах в той или иной области или деятельности за определенный период (эконо­ми­чес­кий обзор, обзор работы организации и т.п.).

Обмен информацией (коммуникация) — совокупность действий по обеспечению информационного взаимодействия объектов.

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию, а также созданных ею за определенный период.

Объявление — официальное извещение о чем-либо.

Объяснительная записка — 1) справочно-информационный доку­мент, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу; 2) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Обычный (массовый) документ — документ, имеющий повсеместное распространение, содержащий повторяющуюся информацию, которая мо­жет быть восстановлена по аналогичным или поглощенным документам.

Опубликование документа — доведение содержания документа до всеобщего сведения путем воспроизведения текста в печати или иных общедоступных средствах коммуникации.

Организационно-распорядительная документация — докумен­тация, обеспечивающая организацию процессов управления и управ­ленческого труда.                                          

Организационно-распорядительный документ — документ, при­меняемый при оформлении организационной, распорядительной, испол­нительной и контрольной функции управления.

Оригинал документа — 1) документ, впервые созданный каким-либо индивидуальным или коллективным автором; 2) экземпляр доку­мента, явля­ющийся исходным материалом для копирования.

Особо ценный документ — ценный документ, имеющий для госу­дарства непреходящее значение и невосполнимый при утрате.

Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специали­ста по поводу какой-либо работы, присланной на рассмотрение.

Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени: выполнении производственных планов, мероприятий, поручений, заданий и т.п., представляемый выше­стоящей орга­низации или должностному лицу.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или фи­зическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Памятка  — документ, содержащий краткую инструкцию по како­му-либо вопросу.

Первичный документ — документ, содержащий исходную ин­фор­ма­цию.