Курс лекций по "Делопроизводству"

Сегодня на белорусском рынке информационных технологий пред­лагается довольно широкий спектр АСДОУ. Представляют интерес разработки на базе системы Евфрат, созданной российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. Евфрат представляет собой настраиваемый программный комплекс, на базе которого Micro Express разработала интегральную технологию Micro Express Document Management System (MEDMS) — набор типовых модулей для быстрого создания АСДОУ, адаптированной под конкретную организацию. Важным преимуществом систем на базе Ефрата являются возможности полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которыми, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства.

В Беларуси активно продвигается очень мощная и разносторонняя система коллективной работы с документами Lotus Notes / Domino, имеющая богатые возможности для создания систем документооборота на уровне разветвленной корпорации, территориальные подразделения которой удалены друг от друга. В основе Lotus Notes / Domino лежит объектно-ориентированная (нереляционная) СУБД, позволяющая оперировать с объектами разных уровней, которые могут представлять собой папки, документы, их отдельные структуры и реквизиты, шаблоны и пр. Этот продукт также представляет собой настраеваемый программный комплекс.

Несмотря на очевидный прогресс в продвижении подобных систем, сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному до­ку­мен­то­обо­ро­ту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного доку­менто­оборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать про­це­дуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив она обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи.

3. Ведущей системой управления документами стала программа «Евфрат», разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году.

Программа «Евфрат» — коробочный продукт. Подсчитано, что при­ме­не­ние этой системы способно сэкономить до 30 – 40% рабочего времени, обычно за­т­рачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

Система «Евфрат» имеет преимущества в использовании электронной регистрации по сравнению с бумажным журналом — автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).

Для решения проблемы перевода бумажного документа в электронный вид в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем  CuneiForm. Это позволяет прямо в «Ефрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.

В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий.

В связи с тем, что основными пользователями систем управления документами являются руководители, бухгалтеры, секретари и т.д., т.е. лица, не являющиеся специалистами в области компьютерных технологий, то простота и понятность интерфейса является одним из необходимых условий эффективной работы программы. Разработчики «Евфрата» постарались создать максимально понятный интерфейс, не требующий специальных знаний и долгого обучения. Наглядное восприятие информации достигается с помощью виртуального рабочего стола с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п.

4. Наиболее популярными системами по автоматизации документооборота является «Босс – Референт» и «Золушка».

Система «Босс – Референт» разработана компанией АйТи. Она относится к категориям систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.)

Архитектура системы «Босс-Референт» — модульная. Система представлена следующим набором модулей:

1.      Обработка входящих и исходящих документов. В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.)

2.      Работа с внутренними документами. В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление и (или) исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контро­лировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу.

3.      Работа с договорами организации. В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведения реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирования платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.

4.      Управление внешними контактами. Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.

5.      Организация канала новостей и конференций. Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным вопросам, возможность подписки пользователями на получение новостей.

6.      Ведение справочника организации в электронном виде. Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).

7.      Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации. Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.

8.      Организация и планирование мероприятий. Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.

9.      Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия. Оформление и согласование заявки на получение пропуска, контроль пропускной системы.

Основное применение системы — создание корпоративной сети, охватываю­щей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов. Система ориентирована на сложную структуру организации. 

Электронная канцелярия «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):

● служебная корреспонденция — регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;

● решения и распоряжения — позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;

● письма граждан.

Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, ответы, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).

    Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела. Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электрон­ных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю пос­тупающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. В состав реквизитов РКК входят: корреспондент; краткое содержание; дата создания; регистрационный номер документа; подпись; резолюция; тематика; отметка о наличии приложений; номер дела по номенклатуре; состав документа и др. РКК можно объединять в кар­то­теки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Обработка и хранение документов в системе производится только с РКК.

Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.

Прикладная программа «Делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации  в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях.

Она обеспечивает реализацию следующих функций:

      перенос входящих документов на машинный носитель;

      регистрацию документов и направление на рассмотрение;

      рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;

      исполнение и составление отчетов о выполнении;

      контроль состояния документов при их движении по подразделениям;

      контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины;

      подготовку исходящих и внутренних документов, направление на согласование;

      согласование документов и направление на подпись, или отклонение их;

      подписание документов;

      регистрацию исходящих и внутренних документов;

      печать документов для отправки традиционным способом по почте;

      формирование дел и направление документов в дела;

      сортировку и полнотекстовый поиск документов;

      передачу документов в электронный архив.

Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет возможности по пересылке документов в электронной форме между тер­ри­то­риально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Как используется ПЭВМ в документировании?

2. Охарактеризуйте информационные технологии, внедряемые в сферу дело­про­из­водства.

3. Использование системы «Евфрат» в делопроизводстве.

4. Возможности системы «Босс-Референт».

5. Что включает в себя электронная канцелярия «Золушка»?

6. Какие операции автоматизированы в прикладной программе «Дело»?

7. Реализацию каких функций обеспечивает прикладная программа «Дело­про­изводство»?

Приложение 1

Краткий терминологический словарь

Автобиография — документ, содержащий основные данные о жизни и деятельности его автора.

Автограф — 1) документ, написанный рукой его автора; 2) рукописная помета, исправление, дополнение или подпись на документе.