Курс лекций по "Делопроизводству"

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими: «Высылаем наложенным платежом…», «Предоставляю на утверждение проект плана…».

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Варианты текстов договорных писем могут быть примерно такими: «Направляем подписанный с нашей стороны договор №… от ...», «Справка о финансировании будет выслана…».

Письма-напоминания. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Вариант письма-напоминания: «Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет … Срок оплаты истекает …». В письмах-напо­ми­на­ниях часто встречаются следующие словосочетания:              «Напоминаем, что…», «В соответствии с … Вы должны…», «Несмотря на неодно­крат­ные напоминания, мы до сих пор не получили…».

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых со­бытий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Текст информационного письма:

«…В соответствии с планом изданий в 1997 году институтом будет создаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более … страниц до … 1997 года…».

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения могут представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Это может быть также ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения содержат сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. В письмах-подтверждениях встречаются также словосочетания: «Подтверждаем получение документов на…», «Получение Ваших условий поставки оборудования подтверждаем…».

Существуют определенные правила, которыми должен руководствоваться автор письма:

● достоверность и объективность изложения;

● полнота информации;

● краткость изложение;

● отсутствие рассуждений и повествовательности;

● нейтральность тона изложения;

● использование средств логической, а не эмоциональной экспрессивной оцен­ки ситуации и фактов.

Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение у читателя; деловое письмо должно его убедить и победить. Одним из условий убедительности является краткость делового документа. Аргументация должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Убедительность делового письма напрямую связана с этикой. Неуважительность со стороны автора документа, как бы завуалирована она ни была, всегда ощущается адресатом, и эти ощущения формируют стойкое отрицательное отношение к письму, несмотря на формально безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательным нужно быть автору письма, в котором содержится отказ. Не начинайте письмо констатацией отказа. Здесь целесообразны формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…», «К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу…» и т.п.

Профессионал думает не только над тем, что сказать, но и над тем, как сказать. Вот несколько практических советов специалистов по стилю делового письма:    

● отдавайте предпочтение коротким предложениям;

● предпочитайте простые слова, но не обедняйте язык;

● больше пользуйтесь глаголами, чем прилагательными;

● вырабатывайте свой стиль;

● стремитесь к краткости.

В деловой переписке очень важна грамотность. Будьте внимательны в употреблении синонимов, слов близких или совпадающих по своему значению. Например, будущий и грядущий, построить и соорудить и т.п.

Не употребляйте словосочетания с избыточными словами, поскольку их значение содержится в значении соседнего слова: памятный сувенир, совместное сотрудничество, прейскурант цен и т.д.

Избегайте тавтологических сочетаний слов: следует учитывать следующие факты и т.п.

Нельзя употреблять слова в значениях, которые не закреплены традицией книжно-письменного стиля, избегайте заимствованных слов типа пролонгировать (продлить), репрезентовать (представить) и др.

Нет нужды в употреблении «высоких» слов в текстах служебного характера, следует избегать использования слов устной речи.

Фразеологизмы, т.е. устойчивые обороты речи, украшают язык. Они вполне уместны в деловой речи, если используются без ошибок.

Распространенная синтаксическая ошибка — «нанизывание» форм родительного падежа существительных.

Основным информационным элементом любого документа, в том числе письма, является текст. Текст документа — это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа. В зависимости от вида письма (деловое, служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.д.) его текст будет иметь свои особенности. Общие требования к тексту письма заключаются в следующем:

●  письмо должно быть посвящено одному вопросу;

● письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы, в исключительных случаях — до пяти).

Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составить отдельные письма по каждому из них.

К тексту письма предъявляется также ряд общих требований, распро­страняемых на все виды организационно-распорядительных документов.

Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.).  С точки зрения  композиции все письма можно разделить на:

● простые;

● сложные.

Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма,  тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть). Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение (просьбу, отказ, предложение и т.д.). К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу. Формы обращения могут быть различны:

                                    Уважаемый Александр Иванович!

                                    Уважаемый господин!

                                    Уважаемый господин директор!

При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства, поручений вышестоящих органов злоупотреблять применением обращения не стоит.

Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

Заключение — это итог изложения темы или предмета письма. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы и т.д.

В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью — опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, фактов.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем», «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

Завершить текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением…». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2. Какие виды писем Вы знаете?

3. Определите языковые особенности письма-просьбы.

4. В каких случаях составляются сопроводительные письма?

5. В каких ситуациях составляются письма-нопоминания?

6. Какая цель информационного письма?

7. Назовите правила, которыми должен руководствоваться автор письма?

8. Какие практические советы по стилю делового письма Вы знаете?

9. Охарактеризуйте структуру сложного письма?

Лекция 6

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Вопросы:

1. Структура и объем документооборота.

2. Обработка входящих документов.

3. Обработка исходящих документов.

4. Регистрация и контроль исполнения документов.

5. Классификация документов предприятия.

6. Составление номенклатуры дел.

7. Формирование и оформление дел.

8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

9. Экспертиза ценности документов организации.

1.      Документооборот — это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения), внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на:

● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения;