Курс лекций по "Делопроизводству"

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

В случае утраты трудовой книжки работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку и делает надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки, также с надписью «Дубликат».

5. Личное дело представляет собой совокупность документов, со­дер­жа­щих сведения о работнике организации (предприятия). Личные дела могут за­во­диться на всех работников, но чаще всего на руководителей и ведущих спе­циа­лис­тов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

В состав личного дела входят следующие документы:

● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

● заявление о приеме на работу;

● анкета или личный листок по учету кадров;

● автобиография;

● копии документов об образовании, присуждении стипендий, прис­воении ученых званий;

● копии документов об утверждении в должности;

● характеристики или рекомендательные письма;

● трудовой контракт (договор);

● копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

● дополнение к личному листку по учету кадров;

● справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все до­ку­мен­ты, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о ра­ботнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой дея­тель­нос­ти, семейном положении и т.д. В практике оформления приема на работу час­то используется «Анкета» — документ, аналогичный «Личному листку по уче­ту кадров».

Автобиография не имеет типового формуляра и составляется автором са­мостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и рек­визиты должны содержаться в автобиографии. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Все сведения даются в хронологическом порядке.

Характеристика — это официальный документ, который выдаёт адми­нистра­ция учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при ре­шении целого ряда вопросов. В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных ка­честв. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между со­бой составные части. Первая часть — анкетные данные: ФИО, должность, об­ра­зование, год рождения, национальность. Вторая часть — данные о тру­до­вой дея­тельности (специальность, продол­жительность работы на данном пред­прия­тии, уровень профессионализма). Третья часть — собственно харак­те­ристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, по­вы­ше­ние про­фес­сионального уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, от­но­шение к товарищам по работе. Здесь указывают наличие у сот­руд­ни­ка пра­ви­тельственных наград и других служебных поощрений. Четвертая часть — вы­вод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают ха­рак­те­ристику, как правило, два лица: руководитель учреждения и председатель мест­ного комитета (или профсоюзного комитета). Подписи заверяются печатью.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие документы относятся к документам по личному составу?

2. Что такое трудовой договор (контракт)?

3. Какие виды трудовых договоров Вы знаете?

4. Какие обязательные условия должен содержать трудовой договор?

5. Какие основания прекращения трудового договора Вы знаете?

6. Какие меры дисциплинарного взыскания применяются к работнику?

7. Из каких частей состоит текст приказа по личному составу?

8. Что представляет собой трудовая книжка?

9. Какие документы входят в состав личного дела?

10. Из каких частей состоит характеристика?

Лекция 5

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Вопросы:

1. Виды писем.

2. Правила оформления делового письма.

1. Основным видом документов, используемых как средство обмена ин­фор­мацией между организациями и физическими лицами, является служебное пись­мо. Письмо — это обобщенное название различных по со­дер­жанию до­ку­мен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте).              

Несмотря на снижение относительной доли почтовых сообщений на фоне ин­формационных потоков, пересылаемых с помощью телефакса, телекса и ка­на­лов электронной почты, письменная корреспонденция продолжает сох­ранять осо­бую роль. Деловое письмо практически всегда представляет собой ори­ги­нал, а не копию документа, со всеми необходимыми атрибутами, при­даю­щими ему статус офи­ци­ального. Традиция оформления делового письма имеет бо­­лее чем столетнюю историю и является своеобразным стандартом при под­го­товке со­общений.

Официальные письма составляются на бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, по­ложительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой».

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

              1 — Государственный герб (для предприятий);

              2 — эмблема организации;

              3 — код предприятия по (если есть);

              4 — код документа по (если есть);

              5 — наименование организации;

              6 — почтовый и телеграфный адреса;

              7 — номер телефона;

              8 — номер факса, телетайпа;

              9 — номер счета в банке;

              10 — дата;

              11 — индекс документа;

              12 — ссылка на индекс и дату входящего документа;

              13 — адресат;

              14 — заголовок к тексту;

              15 — текст;

              16 — подпись;

              17 — фамилия и телефон исполнителя.

При изготовлении бланков следует помнить, что согласно Указу Пре­зи­ден­та Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357, а также ре­ше­нию Кон­сти­туционного Суда Республики Беларусь государственные органы, а также все ор­ганизации независимо от формы собственности и ведомственной под­чи­нен­ности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух языках (бе­ло­рус­ском и русском).

Государственный герб

Республики Беларусь

Назва вышэйстаячай                                                        Наименование вышестоящей

      арганізацыі                                                                                    организации

Назва арганізацыі                                                        Наименование организации

   Паштовы адрас                                                                      Почтовый адрес

Камунікацыйныя даныя                                          Коммуникационные данные

____________№______

На № _______ад______                           

Бланк для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Формат А5 используют в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк.

Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на:

● деловую;

● коммерческую.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К коммерческим письмам относятся: письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

● инициативные письма;

● письма-ответы.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Кроме этого обязательного ответа требуют письма-обращения, просьбы.    

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся на:

● обычные;

● циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанции.

По форме отправления наряду с традиционным почтовым отправлением можно выделить:

● деловую электронную корреспонденцию;

● факсовые отправления.

При этом письма, имеющие большое юридическое значение, — договоры, предложения, рекламации и т.п. — высылаются обычным почтовым отправлением.

По структурным признакам деловые письма делятся на:

● регламентированные (стандартные);

● нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу, это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов. Письма такого типа решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.  

Деловые нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на:

● одноаспектные;

● многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектные письма  несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением и т.п.

2. Существует около 40 видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму.

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в это случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лица множествен­ного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания: «Просим Вас проверить качество изготовления станков…», «Просим Вас включить в план приобретений…», «Прошу принять меры…», «Прошу сообщить данные о сроках поставки…», «Прошу направить нам договор…».

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими: «Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе … нет возможности из-за отсутствия свободных мест», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»,               «Считаем нужным сообщить вам…», «Предлагаемые вами сроки проведения…», «Ваше предложение не получило поддержки…».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а дату, адрес, и индексы письма можно указать прямо в самом документе.