Бухгалтерский учет внутрихозяйственной деятельности

Для получения от поставщиков имущества  учреждение Банка России выдает доверенность лицам, состоящим в штате учреждения Банка России, на бланках установленной формы. Доверенность подписывается должностными лицами учреждения и заверяется печатью учреждения Банка России.

Структурное подразделение бухгалтерского учета, ведущее учет хозяйственных  операций, осуществляет контроль за выдачей и использованием доверенностей.

Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей, в котором до начала выдачи доверенностей  листы должны быть пронумерованы. На последнем листе журнала делается надпись за подписью главного бухгалтера (его заместителя): «В настоящем журнале пронумеровано…….листов». Количество листов указывается прописью, ставится печать.

Журнал ведется по следующей  форме: номер доверенности, дата ее выдачи, срок действия доверенности, должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, вид ценностей, расписка лица, получившего доверенность, отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа, его номера и даты.

Журнал учета выданных доверенностей хранится в службе бухгалтерского учета у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Не позднее следующего рабочего дня после истечения срока  действия доверенности лицо, получившее доверенность, представляет в отдел  документы о выполнении поручения или возвращает неиспользованную доверенность.

Служба бухгалтерского учета следит за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, инструктирует лиц, получивших доверенность, о порядке представления документов по выполненному поручению, осуществляет контроль за использованием доверенностей и оприходованием полученного по ним имущества на основании соответствующих документов  (приемных актов, накладных и т.п.), следит за соблюдением сроков действия выданных доверенностей и своевременным возвратом их в случае неиспользования.

Все поступающее имущество принимается  ответственными за их хранение лицами, обязанности и ответственности  которых  определены Правилами № 66 от 18 сентября 1997 года.

Прием имущества материально ответственными лицами производится в день доставки имущества.

Прием имущества оформляется подписями  на накладной (счет-фактуре), принявшего имущество и лица, сдавшего имущество, его доставившего.

Если имущество куплено за наличный расчет, то должностное лицо при  приеме имущества составляет приходную накладную установленной формы.

Отпуск имущества со склада.

Отпуск имущества со склада производится на основании требований, подписанных  начальниками структурных подразделений  учреждения Банка России по форме, установленной Правилами №66 от 18 сентября 1997 года.

У материально ответственных лиц  должны быть образцы подписей должностных  лиц, имеющих право давать разрешения на отпуск имущества.

При отпуске имущества, имеющего инвентарные  номера, в требовании должны указываться  эти номера.

При вывозе (выносе) имущества из учреждения Банка России выписывается и оформляется  в установленном порядке специальный  пропуск, с указанием в нем  даты и номера доверенности, выданной получателю представляемой им организацией, если имущество передается этой организации [18, с.80].

Требования составляются в трех экземплярах, из которых:

- первый экземпляр – сдается в бухгалтерию и служит основанием для списания со счета по учету имущества;

-второй экземпляр – остается  у лица, ответственного за хранение имущества, для пользования при ведении складского учета;

- третий экземпляр – вручается получателю.

В требовании указывается цель используемого  имущества.

Оплата за приобретаемое имущество  производиться, в зависимости от условий договора, в предварительном порядке или после получения имущества.

В целях недопущения отвлечения из хозяйственной  деятельности денежных средств Банка России необходимо, чтобы сумма авансов не превышала 30 % от договорной цены.

Оплата производиться на основании  счетов поставщиков, составленных в установленном порядке.

Оплата приобретаемого имущества  без заключения договора возможна при  условии наличия товара и выписанных счетов поставщиком.

В разрешенных законодательством  случаях имущество может приобретаться  за наличный расчет.

Должностное лицо, которому поручено приобрести имущество за наличный расчет, получает необходимую наличную сумму  под отчет. Получение наличных денег  под отчет допускается в сумме  стоимости приобретаемого имущества  в день его приобретения или накануне дня приобретения на срок, определяемы руководителем учреждения Банка России. 

Не допускается выдача денег  под отчет при наличии задолженности  по ранее выданным подотчетным сумма  за данным подотчетным лицом.

Должностное лицо, купившее имущество  за наличный расчет, должно его в этот же день сдать материально-ответственному лицу, которое выписывает приходную накладную, делает отметку на товарном чеке у подотчетного лица, что означенное имущество принято по накладной № ____от ______, и расписывается в приеме на товарном чеке.

Подотчетное лицо не позднее третьего  рабочего дня по истечении срока, на который выданы деньги, сдает  в бухгалтерию авансовый отчет  об использовании денег.

Ответственные лица в сроки, установленные  руководителем учреждения Банка  России, не реже одного раза в неделю, сдает в бухгалтерию отчетность о приходе и расходе имущества.

Работник бухгалтерии при приеме отчетности проверяет наличие документов в соответствии с записями, включенными  в реестр, правильность оформления первичных документов, после чего  подписывает реестр, оформляет документы бухгалтерского учета и производит необходимые бухгалтерские проводки.

Проверка отчетности и проведение необходимых бухгалтерских записей  осуществляется бухгалтерию в течение  двух рабочих дней, включая день получения отчетности.

 

2.6 Инвентаризация имущества

 

Инвентаризация имущества осуществляется в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации. Основными законодательными документами, которыми руководствуются в расчетно-кассовом центре, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49, а при списании имущества расчетно-кассовый центр руководствуется Положением «О порядке списания Центральным  банком Российской Федерации материальных ценностей и дебиторской задолженности» от 30 декабря 1999 года № 104-П.

Целью инвентаризации является сопоставление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  и отчетности.

Инвентаризация проводится:

- при передаче имущества Банка России или его учреждений в аренду, при выкупе, продаже имущества;

- перед составлением годового отчета учреждения Банка России (инвентаризация может  проводится по состоянию на 1-е ноября , или 1-е декабря, или другие более близкие к 1-му января даты);

- при смене материально ответственных лиц (инвентаризация проводится на день приема – передачи ценностей);

- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;

- в случае пожара или стихийных бедствий;

- в случае реорганизации или ликвидации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также по решению руководителя учреждения Банка России.

При инвентаризации проверяются фактическое  наличие имущества, правильность его  хранения, ведения складского учета, выявляется излишнее, неиспользуемое, не нужное учреждению Банка России имущество.

Инвентаризация имущества проводится постоянно действующей инвентаризационной комиссией, назначаемой  приказом руководителя учреждения Банка России. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии [22, с.89].

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации  организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата)», что должно служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности,  поступившие на их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество  организации независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств. Проверка фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально ответственных лиц.

Инвентаризационные описи могут  быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники  и другой организационной техники, так и ручным способом.

Наименование инвентаризуемых  ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

Результаты инвентаризации оформляются актами, подписываемыми всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность имущества и доводятся до сведения руководителя учреждения Банка России. 

При проведении инвентаризации используется документация, аналогичная предусмотренной нормативными актами Федеральной службы  государственной статистики и министерства финансов Российской Федерации по проведению инвентаризации, которая оформляется актами.

Никаких помарок и подчисток  в описях не допускается. Исправления  оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Председатель инвентаризационной комиссии несет ответственность  за:

- своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации;

- полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках проверяемого имущества;

- правильность указания в описи отличительных признаков объектов имущества и их составных частей (тип, марка, размер, артикул, заводской номер и т.д.);

- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации, в соответствии с установленным порядком.

За внесение в описи непроверенных  или заведомо неправильных данных члены  инвентаризационных комиссий подлежат привлечению к ответственности  в установленном законодательством  Российской Федерации порядке.

По всем недостачам, порчам и другим потерям, а также излишкам имущества  комиссией должны быть получены письменные объяснения от соответствующих материально  ответственных лиц и приложены  к описям.

В случае обнаружения излишка имущества, выясняются причины его возникновения. Излишки имущества приходуются по соответствующим счетам в бухгалтерском учете.

Недостача имущества, а также выявленное при инвентаризации испорченное  имущество, возмещается за счет виновных лиц, и причиненный ущерб возмещается  в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы учреждения Банка России.

В расчетно-кассовом центре г. Барыша инвентаризация проводилась на 1 ноября 2004 года.

Инвентаризации подверглось все  имущество, имеющееся в наличии и учитываемое на следующих балансовых  и внебалансовых счетах бухгалтерского учета:  

- счет № 60302 в сумме         416-00

- счет № 60305 в сумме     56499-12

- счет № 60312 в сумме         500-00

- счет № 60401 в сумме 9582112-77

- счет № 61002 в сумме       7642-80

- счет № 61005 в сумме        2798-49

- счет № 61008 в сумме        1938-35

- счет № 61009 в сумме         380-05