Профессиональное управление коммерческой надвижимостью

Степень затрат - представляет собой финансовые и организационные издержки связанные с обслуживанием самим собственником объекта недвижимости предприятия. К издержкам можно отнести территориальную удаленность, отсутствие инструментов, кадров, средств для использования объекта недвижимости и как следствие объект простаивает и несет собою лишь бремя тяжелого груза для предприятия.

Вне зависимости от варианта использования и соответствия объекта недвижимости организационной стратегии, каждый из объектов нуждается в осуществлении комплекса мероприятий, поддерживающих его инвестиционную и коммерческую привлекательность. В частности, мы предлагаем в рамках предприятия создать специализированный центр управления недвижимостью, в функции которого должно войти выполнение мероприятий сервейинга. Такой центр своей главной целью может иметь обслуживание и развитие объектов недвижимости для повышения размера косвенных доходов.

Рассмотрим сущность сервейинга подробнее. Сервейинг представляет собой управление объектами недвижимости профессиональной управляющей командой (на промышленном предприятии, по нашему мнению, она должна быть преобразована в центр управления недвижимостью), которая выполняет следующий набор действий (рис. 15).

Рис. 15 Набор действия центра управления недвижимостью

Маркетинговые исследования:

              анализ местоположения объекта;

              анализ спроса и предложения на аналогичные объекты;

              анализ рынка.

Консалтинг:

              разработка программы девелопмента объекта в соответствии с организационной стратегией предприятия;

              анализ вариантов наиболее эффективного использования объекта;

              оптимизация портфелей недвижимости;

              рекомендации финансовой службе по оптимизации налогообложения в части использования объектов недвижимости.

Управление:

              технической эксплуатацией;

              объектом как инвестицией;

              комплексными проектами.

Оценка:

              текущей стоимости объекта или имущественного комплекса;

              финансового состояния объекта;

              эффективности использования объекта;

              техническая экспертиза.

Инвестиционный анализ:

              разработка инвестиционной политики;

              формирование портфеля недвижимости;

              анализ текущего финансового состояния и определение затрат на содержание объекта.

Создание на предприятии специализированного центра управления недвижимостью позволяет решить вопрос рационального использования всех непрофильных объектов недвижимости и формирования набора портфелей с целью получения определенных косвенных доходов от их использования. В чем будут выражаться эти доходы определяет предприятие, а задачей центра управления недвижимостью является поиск и оптимизация всех ресурсов объекта и построение схемы их использования с максимальной отдачей.

Таким образом, при организации центра у предприятия появляется ряд конкурентных преимуществ. В этой связи, становится очевидным, что создание профессионального управляющего подразделения имеет для предприятия собственника ряд существенных преимуществ.

Однако создание управляющей команды, а также ее знакомство и "вхождение" в работу с объектом должны осуществляться на стадии разработки организационной стратегии для своевременной подготовки проекта, документации, сопровождения реконструкции объекта. Это в первую очередь связано с тем, что период "вхождения" ЦУНП в проект занимает довольно большой временной период, который составляет от одного до трех месяцев в зависимости от сложности объекта.

За этот период предприятие формирует организационную стратегию, основные количественные и качественные цели по управлению объектами недвижимости, а также распределяет полномочия для решения поставленных задач.

3.1Уточнение структуры арендных платежей

Финансовая структура компании ООО «ИТКОЛ-сервеинг» (см. рис. 16) проецируется на организационную структуру. Формируются центры финансовой ответственности - подразделение компании или должностное лицо, которое несет ответственность за доходы и расходы, связанные с арендной деятельностью.

По доходной части арендных операций центр финансовой ответственности определен за персональными менеджерами, которые отвечают за своевременное поступление арендных платежей.

Рис. 16 Финансовая структура и центры ответственности ООО «ИТКОЛ-сервеинг»

Оплата аренды, коммунальных услуг и пропусков является ежемесячными платежами и закрепляется за отделом аренды. Закрепление персонального менеджера осуществляется по географическому принципу, т.е. каждый ПМ отвечает за один или несколько объектов недвижимости и «ведет» всех его арендаторов.

Аренда –

Коммунальные услуги –

Оплата пропусков – также является ежемесячным платежом и оплачивается до 10 числа каждого месяца включительно за прошлый месяц. На нашей площадке введен пропускной режим, соответственно – закрытая территория, охраняемая стоянка. Большинству наших арендаторов это очень выгодно и удобно и, можно сказать, только поэтому они арендуют наши помещения. Также удобное расположение нашего объекта и хорошие подъездные пути, а главное низкие цены способствуют привлечению новых арендаторов, ищущих помещения в пределах 30-45 км от МКАД.

В таблице 4 предоставлены расценки пропусков.

Табл. 4 – Оплата пропусков арендаторами

Составление счетов на оплату текущего месяца производится в последних числах предыдущего месяца или в первых числах этого. Оплата по этим счетам должна быть произведена арендаторами максимум до 10 числа каждого месяца или написано гарантийное письмо со сроком оплаты не позднее 25 числа этого же месяца. Так, во второй половине каждого месяца, персональный менеджер составляет и распечатывает контроль оплаты аренды и коммунальных услуг на текущий месяц. Этот контроль рассматривается совместно с директором площадки и приминается решение о закрытии должников. Или, если они прислали гарантийное письмо, то – об отсрочке платежа. Если посмотреть все контроли оплаты, начиная с февраля 2009 года, то у нас получается такая вот статистика:

1.                        На 20 февраля 2009 года неоплата по пропускам составила 52%, из них 10% составили должники прошлых периодов. По коммунальным услугам – 35%, из них должники прошлых периодов – 15%.

2.                        На 27 марта 2009 года не оплатили аренду 13%, из них все 13% уже являются должниками прошлых периодов. Не оплата по коммунальным услугам составила 14%, из них только половину составляют неплательщики прошлых периодов.

3.                        На 16 апреля 2009 года не оплата по аренде составила 24%, из них 19% не оплатили аренду прошлых периодов. Коммунальные услуги не оплатили 19% арендаторов, из них 16% арендаторов – должники прошлых месяцев.

4.                        На 25 мая 2009 года неоплата аренды сострила 11%, из них должники прошлых периодов составили 9%. Неоплата коммунальных услуг составила 16%, из них 10% должники прошлых периодов.

Как видно из контролей оплаты не бывает 100% оплаты счетов. Но с февраля процент не оплативших снизился, чему способствовали сами менеджеры.

Для не оплачивающих во время по счетам арендаторов предлагаю:

              Во-первых, взимать с них пени, за просроченный ими месяц. Тем самым должно произойти еще большее снижение не оплаты счетов вовремя.

              И, во-вторых, ввести должность менеджера, который будет «заниматься» этими не плательщиками. Что в свою очередь разгрузит персональных менеджеров и даст им возможность еще больше времени посвящать своей работе с уже существующими арендаторами и привлекать новых потенциальных арендаторов.

Для повышения мотивации персональных менеджеров оплату их труда предлагаю установить в виде процента от фактически поступившей платы за коммунальные услуги арендаторов по площадкам плюс 1500 рублей бонуса за каждого нового арендатора при наличии на площадке продолжительное время пустующих площадей.

Как пример, рассмотрим, из чего складывается заработная плата менеджера:

Оклад 15 000 рублей + % (предлагаю сделать 1% от фактически поступившей платы за коммунальные услуги на данной площадке) и плюс 1 500 рублей бонус за каждого нового арендатора. Тем самым повысится не только производительность труда у сотрудников, но и заполняемость пустующих площадей. А это означает большее получение прибыли собственником, ради чего и существует наша фирма.

3.3  Уточнение содержания стандарта обслуживания и  договора аренды

Таким образом, определена структура компании: имущественная в разрезе объектов аренды, организационная – в разрезе ответственных лиц и объединяющая две последние – финансовая. Теперь необходимо эти структуры заставить работать.

Для этого определены общая политика и единые правила по сдаче в аренду площадей (рис. 17).

Каждое обращение арендатора разбивалось на «элементарные» заказы, каждый из которых может быть выполнен путем составления одного типового договора аренды.

Необходимость разбиения обуславливается следующими факторами:

              Требование заключения отдельных договоров на разных арендодателей, обуславливаемое требованием гражданского законодательства.

Рис. 17 Правила по сдаче в аренду

              Требование заключения отдельных договоров на разные центры финансового учета, обуславливаемое необходимостью оценки эффективности каждого центра финансового учета с целью повышения качества принимаемых управленческих решений.

              Требование заключения отдельных договоров на помещения с различным профилем аренды.

Также для тех арендаторов, которые вносят предложения или дополнения по каким-либо пунктам Договора, не противоречащим политике нашей фирмы, составляется Приложение к Договору, в котором все это описывается и в последствии неукоснительно выполняется.

Договор составляется в 3-х экземплярах: один экземпляр остается на площадке; второй отдается на руки арендатору и третий отправляется в архив центрального офиса.

Рис. 18 Профиль аренды

Под профилем понимается набор стандартных условий и услуг, предоставляемых компанией в процессе арендных отношений, который включает в себя (рис. 18):

Определение объекта аренды – назначение, размеры площадей, включение коэффициента мест общего использования.

Определение цены аренды: состав арендного платежа, сумма арендного платежа, сумма платежа за эксплутационное обслуживание, валюта расчетов.