Организация управления

     Основные  задачи кадрового планирования:

• разработка процедуры кадрового планирования, согласованной с другими его видами;
• увязка кадрового планирования с планированием организации в целом;
• организация эффективного взаимодействия между плановой группой кадровой службы и плановым отделом организации;
• проведение в жизнь решений, способствующих успешному осуществлению стратегии организации;
• содействие организации в выявлении главных кадровых проблем и потребностей при стратегическом планировании;
• улучшение обмена информацией по персоналу между всеми подразделениями организации.

     Кадровое  планирование включает в себя:

• прогнозирование перспективных потребностей организации в персонале (по отдельным его категориям);
• изучение рынка труда (рынка квалифицированной рабочей силы) и программы мероприятий по его «освоению»; 
• анализ системы рабочих мест организации;
• разработка программ и мероприятий по развитию персонала.

     При осуществлении кадрового планирования организация преследует следующие  цели:

• получить и удержать людей нужного качества и в нужном количестве;
• наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;
• быть способной предвидеть проблемы, возникающие из-за возможного избытка или нехватки персонала.

 
     

5.   Проблема интеграции  кадрового планирования  в планы организации

      Кадровое  планирование включает применение базисного процесса планирования к решению потребностей человеческого ресурса в организации. Чтобы быть эффективным, любой план человеческого ресурса должен быть основан на долговременных планах организации. В сущности, успех кадрового планирования зависит в значительной степени от того, насколько тесно отдел кадров в состоянии интегрировать эффективное планирование персонала с плановым процессом организации. К сожалению, кадровое планирование подчас  недостаточно адекватно связано с полным общим планированием.

      Планирование должно отыскивать факторы, которые являются ключевыми для успеха организации.

        Процесс планирования должен  обеспечивать:

• определение цели организации;
• определение предположений, допущений;
• план действия в свете имеющихся ресурсов, включая обученный персонал.

         Кадровое планирование способно  оказать значительную поддержку  стратегическому процессу планирования  при обеспечении средствами для  достижения желаемых результатов.

      Распространенная  ошибка при кадровом планировании – сосредоточиться на краткосрочных потребностях и не скоординировать их с долговременными планами организации. Сосредоточенность на краткосрочных потребностях – естественное следствие не интегрирования кадрового планирования со стратегическим планированием. Этот подход почти всегда ведет к неожиданностям, которые вынуждают отдел кадрового планирования сконцентрироваться на краткосрочных кризисах (замкнутый круг).

      Хотя  кадровое планирование методически  имеет много общего с другими  областями планирования, тем не менее, по ряду важных аспектов оно от них отличается. Проблемы кадрового планирования обусловлены:

     1 Трудностью процесса планирования кадров, обусловленной сложностью прогнозирования трудового поведения, возможностью возникновения конфликтов и так далее. Возможности использования кадров в будущем и будущее отношение их к работе прогнозируется, если это вообще возможно, с высокой степенью неопределенности. В связи с этим в процессе планирования они представляют собой ненадежные элементы. К тому же участники организации сопротивляются тому, чтобы быть «объектами» планирования, не соглашаются с результатами планирования и реагируют на это так, что не исключается возможность возникновения конфликта.

     2 Двойственностью системы экономических целей в кадровой политике. Если при планировании в области маркетинга, инвестиций и так далее цели планирования затрагивают экономические аспекты, то при планировании кадров сюда добавляются компоненты социальной эффективности. Если в других областях можно оперировать количественными величинами (суммы денег), то данные при кадровом планировании носят преимущественно качественный характер (данные о способностях, оценки проделанной работы).

      Итак, полностью эффективным кадровое планирование является лишь в том  случае, если оно интегрировано в  общий процесс планирования, рисунок 1.9.

      В качестве интегрированной составной  части, кадровое планирование имеет своей задачей предоставление работникам рабочих мест в нужный момент и в необходимом количестве в соответствии с их способностями и склонностями.

Рисунок 1.9 – Философия кадрового планирования 

6.   Стадии процесса  кадрового планирования

      Процесс кадрового планирования состоит  из четырех базисных шагов:

1. Определение воздействия организационных целей на подразделения организации;
2. Определение будущих потребностей (необходимых квалификаций будущего персонала и общего числа служащих, которые требуются для достижения данной организацией поставленных целей);
3. Определение дополнительной потребности в персонале при учете имеющихся кадров организации;
4. Разработка конкретного плана действия по ликвидации потребностей в   персонале.

      В отечественной литературе встречается немного усеченная трактовка этапов кадрового планирования:

1. Оценка наличного персонала и его потенциала;
2. Оценка будущих потребностей;
3. Разработка программы по развитию персонала.

      Примем  за основу первый вариант и рассмотрим подробнее каждый из этапов кадрового  планирования.  

      Определение влияния стратегических целей организации  на отдельные ее подразделения. Как подчеркивалось ранее, кадровое планирование должно базироваться на стратегических планах организации. Фактически это означает, что цели кадрового планирования должны быть производными от целей организации. Иными словами, специфические исходные требования в виде набора характеристик, которыми должны обладать служащие, должны быть определены исходя из целей организации в целом.

      Цель  – определенный мотив, который находит  свое отражение в неких желаемых характеристиках.

      Процесс установки целей начинается с  утверждения глобальной стратегической задачи, или миссии, которая определяет будущее организации. Все остальные  цели сформулированы на ее основе. Она используются, чтобы установить краткосрочные (текущие) цели. Краткосрочные цели в основном имеют временной график и могут быть выражены в количественных характеристиках. Девизиональные и ведомственные цели являются производными из краткосрочных целей организации. Этот способ называется каскадным подходом к установке целей,

      Каскадный подход, не есть форма «нисходящего» планирования, где цели переданы «вниз» более низким уровням организации. Идея такова, что в процесс планирования, должны включаться все уровни управления. Такой подход ведет к восходящему и нисходящему потокам информации в течение процесса планирования. Это также гарантирует, что цели сообщаются и координируются через все уровни организации.

      Каскадный подход при правильном использовании  включает и менеджеров среднего звена, и отдел кадров в полный процесс  планирования.

    На ранних стадиях отдел кадров может влиять на установку цели в плане  обеспечения информацией относительно имеющихся человеческих ресурсов.

      Ниже  приведены некоторые предложения  для интегрирования кадровых планов в стратегические планы организации.

    Интегрирование кадрового планирования в бизнес-план организации. Администраторы общего планирования управления разработок из компании «Robbins&Mayers» полагают, что «для преуспевания кадрового планирования необходима интеграция его в стратегическое планирование».

      Некоторые из полученных «уроков» в области кадрового планирования:

• Знание деловой стратегии. Верхнее звено кадрового планирования должно быть хорошо знакомо с стратегическим планом компании и должно гарантировать, что любые предположения сделанные при разработке кадровых планов не противоречат деловой стратегии.
• Цикл бизнес-плана и кадровое планирование должны быть синтегрированы. «Robbins&Mayers» находят, что это интегрирование поощряют действующих администраторов задумываться о персонале, хотя их чаще волнует только бизнес-план.
• Кадровое планирование должно быть общей целью. В «Robbins&Mayers» система кадрового планирования позволила верхнему руководству распознавать, что непрерывный рост компании, был вынуждено спровоцирован недостатками человеческого ресурса и что необходимо внимание к данной проблеме в верхних уровнях организации.

      Определение будущих потребностей в кадрах. После того, как организационные, девизиональные и ведомственные цели были установлены, необходимо произвести собственно постановку кадровой проблемы. Здесь как бы заключен вопрос: что необходимо производству с точки зрения его кадрового обеспечения. Параметры заданной производственной программы и организационная структура предприятия определяют требуемое количество рабочей силы. И ее качество (уровень знаний, опыта, навыков).

      Разрабатывается как общая потребность в рабочей  силе, так и потребности по отдельным должностям и специальностям. Чтобы не определять потребность конкретно по каждой узкой специализации, активно используется группировка по различным параметрам.

      Здесь главное не рассматривать квалификации и способности представленных служащих, а определять квалификации и способности, которые требуются для достижения поставленной цели. Предположим, что цель промышленного отдела – повышение выпуска продукции определенного наименования на 10 процентов. Когда эта цель установлена, руководитель отдела должен определить, как это переводится в кадровые потребности. Хорошая точка старта здесь – сделать обзор текущего описания задания. Если это было сделано, менеджеры находятся в более адекватном положении, чтобы определять квалификацию и навыки работников, необходимые для достижения цели.

      И здесь менеджерам приходит на помощь ряд техник для анализа содержания работы. Это фотография рабочего места  и проведение собеседования с  теми работниками, которые сейчас выполняют  эту (или подобную) работу. Остановимся на этих методах чуть подробнее.

      В ходе использования первого из вышеназванных методов (фотографии рабочего места) определяются и регистрируются во времени задачи и действия, выполняемые работником. По результатам такого исследования могут быть достаточно точно определены степень целесообразности и ранг значимости отдельных трудовых действий.

      Другой  метод предусматривает сбор необходимой  информации путем собеседования с работниками или их непосредственными руководителями. Возможно также использование анкетного опроса, когда заполняют стандартный опросный лист или дают в свободной форме письменное описание содержания выполняемой ими работы.

      Эти методы предоставляют реальную возможность  учесть мнение непосредственного исполнителя  работы, но с другой стороны на оценку содержания работы могут повлиять субъективное восприятие реципиента, стереотипность его представлений о трудовом процессе.

          Последний шаг в этой фазе – перевести квалификационные требования и способности в типы и количество служащих.

      Учет имеющихся кадров при определении числа необходимой рабочей силы. Здесь должен быть дан ответ на вопрос: что есть и в чем несоответствие с тем, что необходимо. То есть происходит оценка кадровых ресурсов фирмы. Суть планирования в том, что оценка принимает вид постоянного отслеживания, а не периодических мероприятий.