Управление затратами предприятия (на материалах розничного торгового предприятия ИП Стафеева В. В.)

 

Таким образом, запланированные мероприятия по снижению затрат торгового предприятия дают возможность увеличить прибыль на 74,7 тыс.руб. Плановые показатели проверены на возможность эффективной работы предприятия, имеются возможности для управления затратами.

 

 

3.3 ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕНТРОВ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАТРАТАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Управление  бизнес-процессами в современных  условиях требует комплексного решения  многочисленных проблем, обусловленных  как внешними, так и внутренними  факторами. Одним из основных факторов

104

неопределенности  является неполная информация, как  о текущем состоянии, так и перспективах деятельности предприятия.

Эти обстоятельства требуют формирования новых подходов к управлению и инструментов их внедрения, которые обеспечат информационную поддержку управления бизнес-процессами по установленным целям и подадут своевременные сигналы для принятия мер.

Возникла необходимость  в разработке информационных систем, обеспечивающих менеджеров оперативной  достоверной информацией о состоянии  предприятия в различных аспектах деятельности.

Эффективный суммарный  результат деятельности достигается в том случае, если каждая составляющая будет вносить свой вклад в совокупный объем. Для этого необходима комплексная методология и основанный на ней инструментарий. В качестве такого инструмента предлагается использовать достижения контролинга – управленческого инструмента, который поддерживает процесс управления и принятия решений с помощью целенаправленного подбора и обработки информации.

При исследовании предприятия розничной торговли индивидуального предпринимателя  Стафеева В.В. прежде всего обращает на себя внимание отсутствие полной и достоверной информации на текущий момент деятельности как по структурным подразделениям, так и по предприятию в целом. Вся информация скапливается по моменту совершения определенных хозяйственных операций у бухгалтера предприятия, обрабатывается и сводится к конечному результату в течении определенного времени, необходимого для ее обработки и взаимоувязки. Фактически менеджеру предприятия полностью подконтрольны лишь операции по заключению договоров и поставке товаров.  Текущее состояние товарных запасов, необходимость маневрирования ими определяется только в случае посещения торговой точки. Плохо отслеживается и возможность экономного расходования материальных, топливных и

105

энергетических  ресурсов, отсутствует нормирование этого расходования. Отсутствует детализация издержек обращения по структурным подразделениям, учет ведется котловым методом, результатом чего также является отсутствие информации о рентабельности отдельных продаж, структурных подразделений, видов деятельности.

Необходимо  прежде всего создание четкой системы  получения и восприятия информации, создание определенной точки стекания информации и ее распределения на каждый день работы предприятия. Особое внимание следует уделить необходимости оперативного планирования, для чего создать определенное расписание действий менеджера, спланировать прежде всего его рабочий день.

На предприятии  принято подготавливать список необходимых  для торговли товаров, отсутствующих в магазине или имеющихся в недостаточном количестве и передавать его с экспедитором груза в офис предприятия. Так как завоз товаров осуществляется в основном два раза в неделю по поданной таким образом заявке, а также необходимо время для приобретения этого товара на оптовой базе и доставке, проверки и подсортировки, в общей сложности наступает момент отсутствия определенных товаров в магазине для реализации. Существующие излишние запасы определенных товаров определяются только при посещении магазина хозяином предприятия, им же принимается решение о переброске этих товаров из одной торговой точки в другую.

Эти вопросы  можно решить, внедрив ежедневный телефонный мини-отчет заведующего  магазином менеджеру предприятия. Причем, отчет должен являться итогом работы структурного подразделения за день, носить оперативный характер и иметь в своем составе строго определенные позиции: дневная выручка, необходимый завоз (переброска) товаров, заявка на возможные текущие потребности (материалы, ремонтные работы и т.д.).

106

Менеджер   предприятия, имея возможность проанализировать и сопоставить полученную информация, на начало следующего дня разрабатывает план оперативной деятельности, распределяет и контролирует его выполнение.

Непосредственное  изучение проблем каждого структурного подразделения позволяет менеджеру предприятия быть в курсе хозяйственных проблем, оперативно реагировать на происходящие изменения. Для этого необходимо составить график выезда управленца на предприятия с распределением по дням недели, с тем, что бы на месте можно было проверить достоверность, во-первых, передаваемой заведующими ежедневной информации, во-вторых, выявлением возможных проблем, требующих принятия решения администрации. Отслеживание оперативной ситуации на каждом рабочем месте дает возможность учитывать возникающие нюансы работы предприятия, возможно не требующие срочного решения, но которые могут привести к определенной проблеме в будущем. И здесь, на этом этапе необходимо возникновение производственных отношений, базирующихся как на влиянии администрирующего органа сверху, так и ответный поток действий управляемого персонала.

Для того, что  бы у каждого работника предприятия  возникла потребность в достижении общего конечного результата работы предприятия, необходима мотивация  достаточно обоснованная и достижимая. В настоящее время  на анализируемом предприятии проблема экономической заинтересованности работника в улучшении конечных результатов хозяйственной деятельности предприятия остается достаточно острой. Выплачиваемая заработная плата остается низкой, ежегодное повышение стимулирующей ее части не оказывает столь серьезного влияние на мотивирование к производительности труда работников. Заработная плата должна быть непосредственно связанна с результатом конечного труда. Результатом работы прежде всего коллектива структурной ячейки – магазина, который является основным

107

производственным  звеном хозяйственного процесса и в  котором заканчивается сам процесс  доведения товарной массы до конечного  потребителя. Как сработает коллектив  магазина, такими окажутся и результаты деятельности предприятия.

На данном уровне развития предприятие вполне реально  можно рассматривать использование  элементов внутреннего хозрасчета как одну из возможностей контролинга. Часть доходов, остающихся в коллективе структурного подразделения, направляется на оплату труда работников. Распределение заработка между работниками производится в порядке, определенном самим коллективом, с учетом личного вклада каждого работника. Заработная плата должна быть действительно заработана, но и если результатом работы явилось достижение определенного успеха – естественно и выплачена. Иначе пропадает мотив трудовой деятельности.

Оплата труда  от хозрасчетного дохода позволит заинтересовать работников не только в увеличении объема продаж и росте доходов, но и в экономии текущих затрат. Сумму заработка работника можно поставить также в зависимость от экономии затрат на предприятии. Необходимо создание центров ответственности по управлению затратами, которыми должны стать магазины предприятия. Основными плановыми индикаторами должны являться для исполнителя общие плановые уровни дохода и затрат.

Расходы торгового  предприятия могут осуществляться как магазином, так и всем торговым предприятием в лице администрации. В соответствии с этим учет расходов также должен осуществляться как в каждом магазине, так и в офисе предприятия.

Для учета расходов, производимых магазином можно применить «Книги оперативного учета расходов», оформленные в виде определенной таблицы.

 

 

108

Таблица 3.7

Учет расходов

за январь 2008 г.

Центр затрат –  магазин № 1 «Продукты»

Номер п/п	Дата	Кому, за что, по какому документу  уплачено	Расходы, руб.
1.	08.01.2008г.	Карымскому филиалу  ОАО «Сибирьтелеком», за пользование  услугами телефонной связи, счет фактура  № 000172 от 04.02.2008г.	315,00
2.	12.01.2008г.	Акт о уценки товаров  № 1	117,00
3.	19.01.2008г.	Энергосбыт, за электроэнергию, квитанция № 117	1150,24
4.	23.07.2008г.	Отдел вневедомственной охраны, за охрану магазина, счет фактура  № 2	900,00
5.	25.01.2008г.	Администрация пос.Дарасун, за доставку воды водовозом Черепановым В.С., счет – фактура 78	600,00
6.	25.01.2008г.	ИП Гладких, приобретение кассовой ленты, счет фактура 12	54,00
7.	26.01.2008г.	Магазин № 7 «Хозяйственный»,  требование 3 – электролампочки,  порошок, моющие средства	294,00
8.	29.01.2008г	Иванову А.В., по договору № 1, за расколку дров	400,00
9.	29.01.2008г.	ИП Гладких, приобретение канцтоваров, счет фактура 29	115,00
		Итого расходов	3945,24
		в том числе условно-постоянные	3374,24
		условно-переменные	571,00

 

В данной книге  материально-ответственное лицо на основе первичных документов отражает в хронологическом порядке операции, содержащие расходы по магазину за каждый текущий месяц.

В конце отчетного  месяца «Книга учета расходов» представляется в бухгалтерию предприятия для проверки обоснованности произведенных расходов и последующей обработки документов.

 

109

К расходам, которые  может производить заведующий магазинов  непосредственно из выручки, отнесены:

-затраты на  текущий ремонт оборудования, зданий, сооружений;

-эксплуатационные  расходы: плата за коммунальные  услуги, тепло- и электроэнергию, охрану магазина, прочие расходы  на содержание помещений;

-потери от  порчи товаров;

-прочие расходы:  оплата услуг телефонной, почтовой  связи, расходы на приобретение  канцелярских принадлежностей и бланков, расходы по ведению кассового хозяйства.

Все фактические  произведенные расходы должны быть подтверждены соответствующими документами  – актами выполненных и сданных  работ, счет-фактурами, договорами, квитанциями.

В нашем случае у материально-ответственного лица возникла хозяйственная ситуация, требующая выполнить расчет по договору подряда на расколку дров. В этом случае, минуя бухгалтерию предприятия, материально-ответственное лицо производит расчеты по начислению заработной платы в расчетно-платежной ведомости, являющейся одновременно расчетным и платежным документом. Кроме того в данной ведомости производится и расчет отчислений во внебюджетные фонды.

Что касается расходов, производимых в целом по предприятию, то бухгалтер офиса ведет учет и ежемесячно представляет материально-ответственному лицу расчет расходов, произведенных предприятием, по данному магазину (табл. 3.8).

По статье «Амортизация основных средств» магазина № 1 «Продукты» отражена амортизация объектов основных средств, состоящих на учете в магазине по состоянию на 01.01.2008г. Балансовая стоимость основных средств составила 1568,4 тыс.руб., амортизация по этим объектам начисляется

 

110

Таблица 3.8

Расчет расходов по магазину № 1 «Продукты», производимых предприятием индивидуального предпринимателя Стафеева В.В.

за 1 квартал 2008 года

Номер п/п	Статьи расходов	Сумма расходов, руб.
		январь	февраль	март	итого за квартал
1	Условно-постоянные расходы
1.1	Амортизация основных средств	412,8	412,8	412,8	1238,4
1.2	Техническое обслуживание контрольно-кассовых машин	315,4	-	-	315,4
1.3	Аренда помещения магазина	2263,03	2263,03	2263,03	6789,09
1.4	Налог с владельцев транспортных средств	-	1084,08	-	1084,08
1.5	Расходы на рекламу	5000,0	-	-	5000,0
	Итого условно-постоянные расходы	7991,23	3759,91	2675,83	14426,97
2	Условно-переменные расходы
2.1	Стоимость запасных частей к автомашине	1255,18	109,01	-	1364,19
2.2	Стоимость горюче-смазочных  материалов для автомашин	2546,98	2394,86	2491,22	7433,06
	Итого условно-переменные расходы	3802,16	2503,87	2491,22	8797,25
	Всего расходов	11793,39	6263,78	5167,02	23224,22