Состав кадровой документации

         -     установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе кадровой работы;

-    установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативных правовых актов по вопросам организации службы кадров.

8. Положение о службе кадров – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы. В дополнение к данному положению, утвержденному руководителем организации, разрабатываются положения о структурных подразделениях службы кадров, которые утверждаются ее руководителем.

9. Должностная инструкция работник службы кадров – документ, рег-

ламентирующий действия конкретного должностного лица (категории работ-

ников – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) организации и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Соответственно функциональное назначение должностных инструкций работников службы кадров заключается в:

-      регламентации повседневной деятельности соответствующих категорий должностных лиц службы;

-     установлении порядка применения указанными должностными лицами положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

Управление кадровой документацией включает:

• организацию рационального документооборота, образующегося вследствие перемещения документов, отражающих содержание кадровой работы;
• контроль исполнения указанных документов;
• оперативное хранение документов, отражающих содержание кадровой работы, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;
• последующее хранение указанных документов в архиве.²

Все этапы трудового  цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы  собственности организации подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называются документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному  составу, в том числе организационно-

распорядительную, и первичную  учетную можно классифицировать на четы-

ре группы – по этапам трудового цикла работника:

1)     документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2)    документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

3)    документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

4)    документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная документация по личному составу подразделяется на две группы:

1)     по учету кадров;

2)    по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Комплекс первичных  учетных документов по личному составу  унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.

Унифицированные формы  первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использованного времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Перечень унифицированных  форм распорядительных документов  приводится в таблице 1.

Эффективность управления кадровой документацией во многом определяется и тем, насколько оптимальны структура и состав номенклатуры дел службы кадров, т.е. надлежащим образом оформленного и систематизированного перечня заголовков дел документов, образующихся в процессе деятельности службы с указанием сроков их хранения.

 

 

 

Таблица 1

Перечень форм первичной  учетной документации по учету труда

Номер   формы	Наименование унифицированной  формы	Формат
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу	А4
Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу	А4
Т-2	Личная карточка работника	2А4
Т-2 ГС(МС)	Личная карточка государственного (муниципального) служащего	А4
Т-3	Штатное расписание	А4
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического работника	А4
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника  на другую работу	А4
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу	А4
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику	А4
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам	А4
Т-7	График отпусков	А4
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении  действия (расторжения) трудовых договоров с работником (увольнении)	А4
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении)	А4
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку	А4
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку	А4
Т-10	Командировочное удостоверение	А4
Т-10а	Служебное задание и отчет о его выполнении	А4
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении  работника	А4
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении  работников	А4

 

Функциональное назначение номенклатуры дел службы кадров заключается в обеспечении единого порядка формирования и учета дел с документами по кадровой работе, образующимися в процессе деятельности службы, и решения следующих основных задач управления кадровой документацией:

• распределение исполненных документов между делами;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел;
• организация учетно-справочной картотеки (базы данных) по делам

и документам службы кадров.

 Виды работ, выполняемые  службой кадров:

-        составление перспективных, годовых и квартальных планов по труду и кадрам;

-       создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);

-        подбор кандидатов и ведение резерва;

-        отбор на вакантные должности;

-        организация и проведение аттестации;

-     подготовка, переподготовка и повышение квалификации работни -ков;

-        оформление приема на работу;

-        оформление переводов;

-        оформление увольнений;

-       подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям;

-        оформление поощрений;

-        оформление взысканий;

-        оформление командировок;

-        подготовка документов для пенсионного страхования;

-        составление и ведение графика отпусков;

-        оформление отпусков;

-        оформление и учет трудовых книжек;

-        формирование и ведение личных дел работников;

-        анализ текучести кадров;

-        ведение установленной отчетности;

-        оформление справок, подтверждение места работы и стажа;

-        подготовка документов для назначения пенсии;

-        ведение учета личного состава;

-        ведение табельного учета;

-        контроль за состоянием трудовой дисциплины;

-        оформление пропусков и т.д.

Основные  требования к составлению и оформлению

  документов 

Для всех категорий и  видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых  реквизитов, установленных правилами  документирования. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с составление документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, предусмотренных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления.

Документы, относящиеся  к одной унифицированной системе  документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет  индивидуальный набор реквизитов, которые  отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, являются формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться следующие реквизиты:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта  РФ;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак облуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к  тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении  копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор  электронной копии документа.

 

5. Оформление документов при приеме на работу

 Прием на постоянную работу  в организацию нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением следующих документов:

-     резюме (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     заявления претендента на вакантную должность;

-     анкеты (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     автобиографии (только для руководящего состава);

-    характеристики (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     трудового договора;

-     приказа о приеме на работу;

-     записью в трудовой книжке;

-     оформлением личной карточки;

-     оформлением учетной карточки (для научных, научно-педагогических

работников).³

Рассмотрим каждый документ более подробно:

1. Резюме

Сегодня часто от претендентов на вакантную должность требуют  предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров.

На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.