Состав кадровой документации

-   анализ текучести кадров;

-   ведение установленной отчетности;

-   оформление справок, подтверждение места работы и стажа;

-   подготовка документов для назначения пенсии;

-   ведение учета личного состава;

-   ведение табельного учета;

-   контроль за состоянием трудовой дисциплины;

-   оформление пропусков и т.д.

 

Основные требования к составлению и оформлению

документов

Для всех категорий и  видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых  реквизитов, установленных правилами  документирования. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с составление документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, предусмотренных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению  и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет  индивидуальный набор реквизитов, которые  отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, являются формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться следующие реквизиты:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта  РФ;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак облуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный  номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления или  издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30. – идентификатор электронной копии документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Оформление документов при приеме на работу

 

 Прием на постоянную работу  в организацию нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением следующих документов:

-     резюме (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     заявления претендента на вакантную должность;

-     анкеты (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     автобиографии (только для руководящего состава);

-    характеристики (согласно ТК РФ не является обязательным документом);

-     трудового договора;

-     приказа о приеме на работу;

-     записью в трудовой книжке;

-     оформлением личной карточки;

-     оформлением учетной карточки (для научных, научно-педагогических

работников).

Рассмотрим каждый документ более подробно:

Резюме 

Сегодня часто от претендентов на вакантную должность требуют  предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров.

На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных  кандидатах на замещение вакантных должностей.

Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

 Анкета 

В настоящее время  широкое распространение получили анкеты – «опросные листы для  получения определенных сведений».

Анкета заполняется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются кадровым работником, заверяются его подписью и печатью.

Автобиография

Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. Автобиография пишется от руки в произвольной форме.

        Характеристика

Характеристика –  официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.

Она имеет следующие  реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдавшей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

 Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.

Характеристика как  обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при  отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

        Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу гражданин подает письменное заявление, в котором излагает просьбу о  зачислении в организацию, указывая свою фамилию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а  также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В ст. 65 ТК РФ указаны документы, которые необходимо представить при приеме на работу:

-     паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-    трудовую книжку, за исключение случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-     страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-    документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-     документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

     Трудовой договор

В настоящее время  основанием для приема является трудовой договор, который, в соответствии со ст.16 ТК РФ заключается между работником и ра-

ботодателем.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. На основании трудового договора, подписанного сторонами трудовых отношений, руководитель предприятия издает приказ о приеме соответствующего работника на работу.

К существенным условиям трудового договора относятся:

место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);

дата начала работы, с которой  работник приступает к ее исполнению. Для срочного договора указывается  продолжительность его действия – количество лет или месяцев;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации с полным соответствием со штатным расписанием организации;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя по отношению к работнику, с которым, в данном случае, заключается трудовой договор;

характеристики условий труда  работника, а также компенсации  и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных и (или) опас-

ных условиях;

режим труда и отдыха работника: в содержании трудового договора должны быть оговорены такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т.п.;

условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии). Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий) указываются основания и условия для их выплаты работнику. В этом же пункте трудового договора указываются и даты выплаты заработной платы;

В соответствии со ст.67 ТК РФ заключение трудового договора заключается по установленной форме, предусматривающей: письменное оформление трудового договора, составление трудового договора в двух экземплярах, а также подписание трудового договора обеими сторонами трудовых отношений - работником и работодателем (в лице руководителя организации).  При этом один экземпляр договора остается в организации, а другой хранится у работника.

При заключении трудового договора работник обязан предоставить работодателю необходимые документы, перечень которых определен ст.65 ТК РФ:

-    паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-    трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-    страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-   документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую от соискателя специальных знаний или специальной подготовки).

 Оформление трудового договора производится с учетом предписаний, соответствующих нормативно-методических документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 -2003

Образец рекомендуемой к использованию формы трудового договора унифицированной с формами документов по учету кадров Госкомстата РФ приведен в Приложении 2.

 

Приказ о  приеме на работу

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Личная карточка

 Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2 ГС (МС)) – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника организации. Карточка оформляется и ведется на каждого работника, принятого в организацию в соответствии с приказом (распоряжением) о приеме на работу.