Состав кадровой документации

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся

в ней информации о  работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью персонального компьютера.

Порядок оформления и  ведения личной карточки работника  установлен инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной  документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

        В соответствии с указанной инструкцией оформление личной карточки работника производится уполномоченным должностным лицом службы кадров непосредственно после документирования факта приема работника на работу (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения руководителя организации) на основании следующих документов:

- приказа (распоряжения) о приеме на работу;

- трудовой книжки;

- паспорта;

- военного билета (для военнообязанных);

- документа(ов) об окончании учебного заведения;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхония;

- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- иных документов, предусмотренных законодательством.

Ведение личной карточки работника предполагает внесение в ее разделы (графы) соответствующих записей. Записи должны производиться систематически, без сокращений – четким почерком, либо впечатываться на пишущей машинке или принтере.

Хранение личных карточек работников организации осуществляется в алфавитном порядке. Присоединять к личным карточкам работников организации какие-либо другие документы по кадровой работе запрещается.

Личные карточки уволенных  работников непосредственно после уволь-

нения последних изымаются из общего алфавитного порядка и в дальнейшем хранятся отдельно от личных карточек остальных работников в хронологическом порядке, в соответствии с которым карточки уволенных группируются по годам увольнения работников, а в пределах года – располагаются в алфавитном порядке. В дальнейшем, при составлении описи на дела, личные карточки уволенных работников за соответствующие годы изымаются из картотеки, после чего переплетаются и включаются в годовые разделы описей.

Личное дело

  Личное дело  представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

 Личные дела ведутся:

-     на работников из числа руководящего состава организации (руково-

дитель организации, его  заместители (помощники), начальники подразделе-

ний и т.п.);

-   на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (гл.бухгалтер (бухгалтер) организации, а также зам.гл.бухгалтера и т.п.);

-   на работников, замещающих государственные должности государст-

венной службы (государственных служащих).

Личное дело оформляется  непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность либо должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, и в дальнейшем ведется в течение всего периода работы данного работника в организации.

В личные дела работников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на ра-

боту и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц

в данной организации, в том числе:

-     анкета;

-     автобиография;

-     копии документа об образовании;

-     трудовой договор (второй экземпляр);

-    договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

-      характеристики;

-      заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

-    выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

-    выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

-    выписки (копии документов) об аттестовании работника (отзывы,

  аттестационные листы и пр.).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при  этом не

подшиваются в него) справки  о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а  также его заверенные фотографии.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения

о персональных данных и  о профессиональной деятельности работника, формируются в дело – отдельную папку, на корешке которой указывается номер дела, фамилия, имя и отчество работника (в именительном падеже).

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится  в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела считается дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном  экземпляре.

Работник, ответственный за ведение  кадровой документации, обязан сво-

евременно:

-    вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства;

-    приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело являются: 
          -     о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе; 
          -     об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство); 
          -      об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы  личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного  дела может быть произведено только с

разрешения руководства  организации. Вместо изъятого документа  вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой

документации, с указанием, с какой целью и по чьему  распоряжению документ

изъят, кому передан.

При увольнении работника  в его личное дело помещается заявление  об

увольнении и копия  приказа об увольнении.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

На лицевой стороне  обложки личного дела и в личной карточке № Т-2 (Т-2ГС) проставляется  номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния  личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Трудовые книжки и их оформление

 

Трудовая книжка установленного образца является основным докумен-

том о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия (ст.66 ТК РФ).

Организация  обязана вести трудовые книжки на каждого своего работника, проработавшего свыше 5 дней, при условии, что работа в данной организации является для работника основной. В трудовую книжку как это предусмотрено ст.66 ТК РФ, вносятся сведения о: работнике; выполняемой работником работе; переводах работника на другую постоянную работу; награждениях работника за успехи в работе; увольнении работника.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, за исключением случаев, когда взыскание  является увольнением работника с работы.

Оформление трудовой книжки работнику организации, принятому на работу впервые, осуществляется, как это предусмотрено правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, службой кадров в срок не более 7 дней, исчисляемых с даты приема на работу данного работника и в его присутствии. При оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) работника, образование (профессия, специальность) работника, сведения о выполняемой работником (порученной ему в соответствии с заключенным трудовым договором) работе.

Все последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании  соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия в срок не более 7 дней с даты издания такого приказа (распоряжения), а при увольнении – в день увольнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Оформление переводов и увольнения

 

Условия и порядок  перевода на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл.12).

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника. За исключением случаев, предусмотренных ст.74 ТК РФ (исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца).

Не считается переводом  на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует

считать поручение ему  работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер

заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда,

обусловленные при заключении трудового договора.

В приказе о переводе указывают: фамилию, имя, отчество работника; вид перевода (постоянно, временно); данные по прежнему месту работы; причину перевода (в соответствии с ТК РФ); данные по новому месту работы; изменения в оплате труда.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации и работник ознакамливается с приказом под роспись. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу служба кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

 

Увольнение  работника заявление работника или иные основания для увольнения, приказ (распоряжение) об увольнении, запись в трудовой книжке, запись в личной карточке и в личном деле, бухгалтерия (закрытие лицевого счета по заработной плате).

Трудовой договор, заключенный  между работником и организацией (работодателем), может быть прекращен по различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора оговорены в ст.77 ТК РФ.

Нередко это происходит по собственному желанию работника  на основа-

нии его письменного  заявления.

На основании решения  руководителя издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8 или Т-8а. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме № Т-2.

Копия приказа вносится в личное дело работника.

Трудовой договор по инициативе работодателя (ст. 81,82 ТК РФ) может

быть расторгнут в случаях:

1. ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом;
2. сокращения численности или штата работников организации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);
3. несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие:

           - состояния здоровья в соответствии  с медицинским заключением;

           - недостаточной квалификации, подтвержденной  результатами аттестации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);

          4)      смены собственника  имущества организации (руководитель, его заместители и главный бухгалтер);

          5)       неоднократного  исполнения работником без уважительных  причин трудовых обязанностей, если  он имеет дисциплинарное взыскание;

          6)     однократного грубого  нарушения работником трудовых  обязанностей:

          - прогула (отсутствия на рабочем  месте без уважительных причин  более четырех часов подряд в течение рабочего дня);

          - появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или

иного токсического опьянения;

          - разглашением охраняемой законом  тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением

им трудовых обязанностей;

         - совершения по месту работы  хищения (в том числе мелкого)  чужого имущества, умышленного  его уничтожения или повреждения,  установленных вступившим в законную  силу приговором суда или постановлением  органа, уполномоченного на применение административных взысканий;

         - нарушение работником требований  по охране труда, если это  нарушение повлекло за собой  тяжкие последствия (несчастный  случай на производстве,