Состав кадровой документации

Титульник

 

 

Тема: Состав кадровой документации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  Содержание

 

Введение  ……………………………………………………………………….. 3

1. Кадровое делопроизводство организации……………..................................4

2. Документирование трудовых отношений …………………………………..5

3. Оформление документов  при приеме на работу ………………………….10

4. Трудовые книжки и их оформление ……………………………………….16

5. Оформление переводов и увольнения……………………………………...17 
6. Оформление отпусков и командировок……………………………………19 
7. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий………………….21

8. Информационно-справочная документация ………………………………22

9. Хранение документов ………………………………………………………22

Заключение ……………………………………………………………………..23

Список использованной литературы ………………………………………….24

 

Приложение 1. Штатное расписание………………………………………….25

Приложение 2. Трудовой договор ……………………………………………..26

Приложение 3. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу …….27

Приложение 4. Личная карточка работника …………………………………..28

Приложение 5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую

работу ……………………………………………………………………………29

Приложение 6. График отпусков ………………………………………………30

Приложение 7. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 
работнику ………………………………………………………………………...31

Приложение 8. Приказ (распоряжение) о направлении работника  
в командировку ………………………………………………………………….32

Приложение 9. Командировочное удостоверение …………………………….33

Приложение 10. Приказ (распоряжение) о поощрении работника …………..34

Приложение 11. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового

 договора (контракта) ……………………………………………………………35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Введение

 

В управленческой деятельности документ является и предметом труда и его результатом, эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами.

Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с  источниками информации, подготовкой  и принятием решений, не обходится  без документирования – процесса разработки и оформления документов.

Основой любого предприятия, организации, фирмы (далее, организации)

 являются работающие в ней люди. Открытие и дальнейшее успешное функционирование организации начинается с подбора и оформления на работу ее сотрудников. Поэтому  наличие службы кадров, отдела кадров или специалиста по кадрам (далее, службы кадров) жизненно необходимо для организации любого типа.

Управленческая информация – это социально-экономическая  информация, которую можно определить как совокупность сведений о производственной, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для осуществления этой деятельностью.

Документальное оформление управленческой информации необходимо не только для передачи ее во времени  и на расстояние, но также для  осуществления текущего контроля  исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Служба кадров нацелена на  осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед ней. С переходом нашей страны к новым экономическим отношениям особенно актуальной для большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а это возможно только при правильном подборе специалистов-профессионалов высокого класса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Кадровое делопроизводство организации.

 

Организация кадрового  делопроизводства организации, это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности работников организации, а также деятельности руководящего состава организации и службы кадров). Как правило, организация кадрового делопроизводства организации возлагается на кадровую службу. Кадровое делопроизводство организации организуется в соответствии с : законодательством Российской Федерации; нормативными правовыми актами Президента РФ; нормативными правовыми актами Правительства РФ; организационно-распорядительными и организационно-методическими документами федеральных органов исполнительной власти (в частности, Министерства здравоохранения и социального развития РФ, Государственного комитета РФ по статистике, Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии, Росархива и т.п.); организационно-распорядительными и организационно- методическими документами территориальных, отраслевых, ведомственных и местных органов управления (по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение) по вопросам кадрового делопроизводства, издаваемых ими в пределах своей компетенции; локальными актами организации.

На основе перечисленных  актов и документов организация (служба кадров) вправе разрабатывать и утверждать инструкцию по кадровому делопрои-

водству, а также инструкции и иные аналогичные документы (положения, правила, разъяснения и т.п.) по отдельным вопросам управления кадровой документацией, документирования трудовой деятельности  работников организации и деятельности службы кадров. В процессе своей деятельности служба кадров взаимодействует с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации, а в необходимых случаях – с другими организациями,  в компетенции которых находятся те или иные вопросы кадрового делопроизводства и в целом работы с кадрами.

Конечной целью кадрового  делопроизводства является обеспечение  его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами организаций требований соответствующих нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а так же сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению кадровой документацией, документированию деятельности работников организаций и кадровой службы.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документирование трудовых отношений

 

 Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

 

Для документирования мероприятий  кадровой работы применяются следующие основные документы:

1. Устав организации (положение об организации) – это учредитель-

ный документ юридического лица, устанавливающий предмет и  цели его дея-

тельности. В случаях, предусмотренных законодательством, государственное юридическое лицо, осуществляющее определенные виды деятельности, может действовать на основании положения.

2. Коллективный договор – особое соглашение, заключаемое в письменной форме между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенное для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между ними. Порядок подготовки коллективного договора определяется Законом  РФ от 11.03.1992 № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с последующими изменениями с учетом положений гл.7 ТК РФ).

3. Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, конкретизирующий порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений между работниками организации и ее администрацией. Порядок подготовки документа определяется ст. 189 – 190 ТК РФ и (в части, не противоречащей положениям ТК РФ) Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213).

4. Кадровая политика  – документ, отражающий взгляды и цели, а также содержащий описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей организации в работниках определенной численности и квалификации.

5. Положение о работниках организации – документ, устанавливающий основополагающие правила их адаптации, мотивации, тренинга, контроллинга и ротации. В содержании документа обычно освещаются основные вопросы организации повседневной деятельности работников организации, обеспечения ее эффективности, а также особенности правового статуса различных категорий работников организации.

6.  Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации на календарный год. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации.

Целью штатного расписание является нормирование численности  штатного персонала организации и соотношения специалистов (Приложение 1).

7. Инструкция об организации  кадровой работы  - документ, устанавливающий единый порядок осуществления указанной работы и применения положений нормативных правовых актов по вопросам ее осуществления соответствующими структурными подразделениями (должностными лицами) организации. Функциональное назначение документа состоит в:

         -     установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе кадровой работы;

-    установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативных правовых актов по вопросам организации службы кадров.

8. Положение о службе кадров – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы. В дополнение к данному положению, утвержденному руководителем организации, разрабатываются положения о структурных подразделениях службы кадров, которые утверждаются ее руководителем.

9. Должностная инструкция  работник службы кадров – документ, рег-

ламентирующий действия конкретного должностного лица (категории  работ-

ников – руководящего состава, специалистов, технических  исполнителей) организации и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Соответственно функциональное назначение должностных инструкций работников службы кадров заключается в:

-      регламентации повседневной деятельности соответствующих категорий должностных лиц службы;

-     установлении порядка применения указанными должностными лицами положений законодательных (нормативных правовых) актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

Всю документацию по личному  составу, в том числе организационно-

распорядительную, и первичную  учетную можно классифицировать на четы-

ре группы – по этапам трудового цикла работника:

1)     документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2)    документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

3)    документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

4)    документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Первичная документация по личному составу подразделяется на две группы:

1)     по учету кадров;

2)    по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы  первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использованного времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Виды работ, выполняемые службой кадров:

- составление перспективных, годовых и квартальных планов по труду и кадрам;

- создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров);

-   подбор кандидатов и ведение резерва;

- отбор на вакантные должности;

-   организация и проведение аттестации;

-   подготовка, переподготовка и повышение квалификации работни -ков;

- оформление приема на работу;

-   оформление переводов;

-   оформление увольнений;

-   подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям;

-   оформление поощрений;

- оформление взысканий;

-   оформление командировок;

-   подготовка документов для пенсионного страхования;

-   составление и ведение графика отпусков;

- оформление отпусков;

-   оформление и учет трудовых книжек;

-   формирование и ведение личных дел работников;