Состав кадровой документации

авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления та-

ких последствий;

         7)   совершения виновных действий  работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

         8)   совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка, несовместимого с продолжением данной работы;

          9) в других случаях, установленных  ТК РФ.

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

    Так же Трудовым кодексом предусматривается (ст.83) прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (призыв работника на военную службу, осуждение работника к наказанию, прекращение допуска к государственной тайне и т.п.). Трудовой договор может быть также прекращен вследствие нарушения установленных ТК РФ или иным федеральным законом заключения трудового договора (ст.84).

6. Оформление отпусков и командировок

 

Всем работникам организаций всех форм собственности предоставляются отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. (ст.115 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в

соответствии с ТК РФ (гл.19) и иными федеральными законами.

Право на использование  отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев.

Отпуска можно разделить  по:

видам (ежегодные основные, ежегодные дополнительные, целевые дополнительные);

оплате  (оплачиваемые, неоплачиваемые, частично оплачиваемые).

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год в 3-х экземплярах. Один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, и третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

График отпусков (ф. №  Т-7) применяется для отражения  сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – это сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется руководителем службы кадров, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом, утверждается руководителем организации.

В обязанности работника, ведущего кадровое делопроизводство, входит контроль за соблюдением графика  очередности отпусков в течение  года.

Образец графика отпусков приведен в Приложении 6.

Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) 

и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а)  применяются для  оформления и учета отпусков, предоставляемых  работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником службы кадров и объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику приведен в Приложении 7.

 

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ (ст. 166 – 169).

Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (ф. № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и) на основании служебного задания (в. Т-10а), утвержденного руководителем организации.

Приказы заполняются  работником службы кадров и подписываются руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых) , а также цель, время и место командировки.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Командировочное удостоверение  выписывается работником службы кад-

ров на основании приказа  о направлении в командировку в одном экземпляре по установленной унифицированной форме и регистрируется в журнале. Форма журнала не унифицирована.

Образец приказа (распоряжения) о направлении работника в  командировку приведен в Приложении 8.

Образец командировочного удостоверения приведен в Приложении 9.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий

 

1. Согласно ст.191 ТК  РФ поощрением за добросовестный  труд является: благодарность, премия, ценный подарок, почетная грамота,  присвоение звания лучший по профессии.

За особые трудовые заслуги  перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Приказ (распоряжение) о  поощрении работника (ф. № Т-11) и  приказ

(распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11а) применяются для офор-

мления и учета поощрений за успехи в работе.

Приказы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации и объявляются работнику(ам) под роспись. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Образец приказа (распоряжения) о поощрении работника приведен в Приложении 10.

2. В соответствии со  ст. 192 ТК РФ «За совершение дисциплинарного проступка», т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания в следующей форме:

-    замечание;

-    выговор;

-    увольнение по соответствующим основаниям.

Для государственных  служащих применяется дополнительно  и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

За каждый проступок  может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. До применения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменном виде. При отказе дать объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание  оформляется приказом (распоряжением) на

основании служебной  записки руководителя подразделения  и объяснительной записки провинившегося и объявляется под роспись работнику.

Приказ о дисциплинарном взыскании не имеет унифицированной формы

и составляется индивидуально. Проект согласовывается с юристом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Информационно-справочная документация

 

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Работникам кадровой службы довольно часто приходится составлять справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную

информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии  дел, харак-

терные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.

 

9.  Хранение документов

 

  Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах. Приказы о кратковременных внутрироссийских командировках  группируются в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказов. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 5 лет.

Особого внимания требует  ведение личных дел.

В процессе деятельности служба кадров ежедневно создает  и получает

документы. После их использования  в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь в любое время.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Деятельность организации  любой формы собственности невозможна без определенной культуры работы персонала  с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления.

Поэтому, чтобы грамотно и правильно в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимые кадровые документы, организация должна иметь полный пакет законодательных правовых актов (в частности, затрагивающих трудовые отношения, относящиеся к ее типу) и руководствоваться ими при оформлении трудовых отношений.

Документы  требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, а в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных сделать это гораздо легче и быстрее, работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в современных автоматизированных системах, создавать и вести базы данных по личному составу, что позволит быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы службы кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документальное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007.
2. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций: Учеб.пособие. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2010.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации. М.: Проспект, 2006.
4. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2007.
5. Кузнецов Т.В. Делопроизводство (Документальное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2007.
6. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учеб.пособие / О.И. Сологуб. – М.: изд-во «Омега-Л», 2007.

7.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. –

М.: ИНФРА –М, 2010.

8. Кузнецова Т.В., Кузнецова С.Л. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2008.

9.  Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб.пособие / М.И. Басаков. 3-е изд. испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2009.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Титульник

 

 

Тема: Состав кадровой документации