Состав кадровой документации

Личные карточки уволенных  работников непосредственно после уволь-

нения последних изымаются  из общего алфавитного порядка и  в дальнейшем хранятся отдельно от личных карточек остальных работников в хронологическом порядке, в соответствии с которым карточки уволенных группируются по годам увольнения работников, а в пределах года – располагаются в алфавитном порядке. В дальнейшем,  при составлении описи на дела,  личные карточки уволенных работников за соответствующие годы изымаются из картотеки, после чего переплетаются и включаются в годовые разделы описей.

Образец личной карточки работника приведен в Приложении 4.

9. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы Т-2, заполняется дополнительная учетная

карточка научного, научно-педагогического  работника (ф. № Т-4).

Она заполняется на основании  соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Данные этой учетной  формы отражают специфику научных  кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы.

Учетная карточка заполняется  на основании соответствующих документов и одном экземпляре.

10. Личное дело

 Личное дело  представляет  собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

 Личные дела ведутся:

-     на работников из числа руководящего состава организации (руково-

дитель организации, его  заместители (помощники), начальники подразделе-

ний и т.п.);

-   на работников организации, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (гл.бухгалтер (бухгалтер) организации, а также зам.гл.бухгалтера и т.п.);

-   на работников, замещающих государственные должности государст-

венной службы (государственных  служащих).

Личное дело оформляется  непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность либо должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, и в дальнейшем ведется в течение всего периода работы данного работника в организации.

В личные дела работников из числа руководящего состава (и приравненных к ним категорий сотрудников организации, а также материально ответственных лиц) группируются документы, представленные при поступлении на ра-

боту и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц

в данной организации, в  том числе:

-     анкета;

-     автобиография;

-     копии документа об образовании;

-     трудовой договор (второй экземпляр);

-    договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

-      характеристики;

-      заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

-    выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

-    выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

-    выписки (копии документов) об аттестовании работника (отзывы,

  аттестационные листы и пр.).

Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при  этом не

подшиваются в него) справки  о состоянии здоровья работника, справки с места жительства, а также его заверенные фотографии.

Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения

о персональных данных и  о профессиональной деятельности работника, формируются в дело – отдельную папку, на корешке которой указывается номер дела, фамилия, имя и отчество работника (в именительном падеже).

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного  дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела считается дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется  в одном экземпляре.

Работник, ответственный  за ведение кадровой документации, обязан сво-

евременно:

-    вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства;

-    приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело являются: 
          -     о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе; 
          -     об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство); 
          -      об изменении фамилии, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы  личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного  дела может быть произведено только с

разрешения руководства  организации. Вместо изъятого документа  вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой

документации, с указанием, с какой целью и по чьему  распоряжению документ

изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об

увольнении и копия  приказа об увольнении.

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом.

На лицевой стороне  обложки личного дела и в личной карточке № Т-2 (Т-2ГС) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния  личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Оформление переводов

Условия и порядок  перевода на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл.12).

Законодательство допускает  три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника. За исключением случаев, предусмотренных ст.74 ТК РФ (исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца).

Не считается переводом  на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором. Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует

считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер

заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда,

обусловленные при заключении трудового договора.

Переводы по характеру  делят на постоянные и временные, а по основа-

ниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

Наиболее часто встречающимся  вариантом перевода является перевод  в другое подразделение организации на другую должность. Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-5. Форма заполняется работником службы кадров.

В приказе о переводе указывают:

-     фамилию, имя, отчество работника;

-      вид перевода (постоянно, временно);

-      данные по прежнему месту работы;

-      причину перевода (в соответствии с ТК РФ);

-      данные по новому месту работы;

-      изменения в оплате труда.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации и работник ознакамливается с приказом под роспись. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу служба кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Образец приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу приведен в Приложении 5.

 

 

 

 

 

 

 

 

11. Оформление увольнения

Увольнение работника (расторжение трудового договора) осуществляется по схеме, представленной на  рис.2.

 

 

Рис. 2. Последовательность документирования увольнения работника

Трудовой договор, заключенный  между работником и организацией (работодателем), может быть прекращен по различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора оговорены в ст.77 ТК РФ.

Нередко это происходит по собственному желанию работника  на основа-

нии его письменного заявления.

На основании решения  руководителя издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8 или Т-8а. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме  № Т-2.

Копия приказа вносится в личное дело работника.

Трудовой договор по инициативе работодателя (ст. 81,82 ТК РФ) может

быть расторгнут в  случаях:

4. ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом;
5. сокращения численности или штата работников организации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);
6. несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие:

           - состояния здоровья в соответствии  с медицинским заключением;

           - недостаточной квалификации, подтвержденной  результатами аттестации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);

          4)      смены собственника  имущества организации (руководитель, его заместители и главный бухгалтер);

          5)       неоднократного  исполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

          6)     однократного грубого  нарушения работником трудовых  обязанностей:

          - прогула (отсутствия на рабочем  месте без уважительных причин  более четырех часов подряд в течение рабочего дня);

          - появления на работе в состоянии  алкогольного, наркотического или

иного токсического опьянения;

          - разглашением охраняемой законом  тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением

им трудовых обязанностей;

         - совершения по месту работы  хищения (в том числе мелкого)  чужого имущества, умышленного  его уничтожения или повреждения,  установленных вступившим в законную  силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;

         - нарушение работником требований  по охране труда, если это  нарушение повлекло за собой  тяжкие последствия (несчастный  случай на производстве,

авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления та-

ких последствий;

         7)   совершения виновных действий  работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

         8)   совершения работником, выполняющим  воспитательные функции, аморального  поступка, несовместимого с продолжением  данной работы;

          9) в других случаях, установленных  ТК РФ.

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

    Так же Трудовым кодексом предусматривается (ст.83) прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (призыв работника на военную службу, осуждение работника к наказанию, прекращение допуска к государственной тайне и т.п.). Трудовой договор может быть также прекращен вследствие нарушения установленных ТК РФ или иным федеральным законом заключения трудового договора (ст.84).