Состав кадровой документации

После указания даты заполнения сведений на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник, убедившись в правильности внесенных сведений, заверяет их личной подписью. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также должностное лицо, в полномочия которого входит выдача трудовых книжек. Подпись указанного лица заверяется печатью предприятия (службы персонала), выдающего трудовую книжку.

Все последующие записи вносятся в трудовую книжку на основании  соответствующего приказа (распоряжения) руководителя предприятия в срок не более 7 дней с даты издания такого приказа (распоряжения), а при увольнении – в день увольнения.

Все записи, внесенные  в трудовую книжку должны производиться  без каких-либо сокращений и иметь в пределах соответствующего раздела трудовой книжки свой порядковый номер.

По желанию работника  в трудовую книжку по месту его  основной работы на основании соответствующего документа могут быть внесены  сведения, подтверждающие его работу по совместительству. Заполнение соответствующих сведений производится в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в следующей последовательности:

- в графе 1 указывается  порядковый номер записи;

- в графе 2 раздела  указывается дата приема работника  на работу в качестве совместителя;

- в графе 3 раздела  указываются сведения о принятии (назначении) работника в качестве совместителя в структурное подразделение организации с

указанием его конкретного  наименования, а также наименование должности

(специальности, профессии  с указанием квалификации);

- в графе 4 раздела  указывается наименование документа,  на основании которого вносится в трудовую книжку соответствующая запись, а также его дата и номер.

В необходимых случаях  на основании соответствующих документов в трудовую книжку могут вноситься исправления. Так, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника организации может производиться на основании сведений их паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других соответствующих документов.

Оформление соответствующих  исправлений производится в следующей

последовательности:

• Одной чертой зачеркивается прежняя запись (например, фамилия – при смене фамилии при вступлении работника в брак);
• На свободном месте в непосредственной близости от зачеркнутой записи оформляется новая запись (например, новая фамилия);
• На внутренней стороне обложки трудовой книжки оформляются ссылки на соответствующие документы, заверяемые подписью работодателя (уполномоченного им должностного лица) и печатью предприятия.

Изменение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей об образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения имеющихся записей (если таковые имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. Исправленные  в трудовой книжке сведения во всех случаях должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

Выдача дубликата трудовой книжки производится, в случаях, если трудовая книжка утеряна (утрачена) работником (работодателем) либо непригодна к дальнейшему использованию по назначению в связи с износом (порчей и т.п.). В правом углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись

«Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней  трудовой книжки

– надпись «Взамен  выдан дубликат» с указанием  его серии и номера.

Выдача вкладыша в трудовую книжку производится, в случае если в трудовой книжке работника предприятия заполнены все страницы одного из ее разделов. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Выдача работнику трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) производится только после проверки и заверения всех подписей, внесенных в трудовую книжку за время работы работника на предприятии, подписью уполномоченного должностного лица персонала и подписью самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

Как правило, трудовая книжка, оформленная надлежащим образом, выда-

ется работнику в  день увольнения (последний день работы).

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движе-

ния трудовых книжек и  в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки (вкладышей в нее). В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на предприятие, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, вновь выданные работникам.

Хранение трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в соответствии с порядком и правилами, предусмотренными для хранения документов строгой отчетности, в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

 

10. Информационно-справочная  документация

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в организациях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Работникам кадровой службы довольно часто приходится составлять справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную

информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии  дел, харак-

терные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делятся на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

11. Оформление увольнения

Увольнение работника (расторжение трудового договора) осуществляется по схеме, представленной на  рис.2.⁵

 

 

Рис. 2. Последовательность документирования увольнения работника

Трудовой договор, заключенный  между работником и организацией (работодателем), может быть прекращен по различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора оговорены в ст.77 ТК РФ.

Нередко это происходит по собственному желанию работника  на основа-

нии его письменного  заявления.

На основании решения  руководителя издается приказ (распоряжение) по форме № Т-8 или Т-8а. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме  № Т-2.

Копия приказа вносится в личное дело работника.

Трудовой договор по инициативе работодателя (ст. 81,82 ТК РФ) может

быть расторгнут в  случаях:

7. ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом;
8. сокращения численности или штата работников организации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);
9. несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие:

           - состояния здоровья в соответствии  с медицинским заключением;

           - недостаточной квалификации, подтвержденной  результатами аттестации (если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу);

          4)      смены собственника  имущества организации (руководитель, его заместители и главный бухгалтер);

          5)       неоднократного  исполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

          6)     однократного грубого  нарушения работником трудовых  обязанностей:

          - прогула (отсутствия на рабочем  месте без уважительных причин  более четырех часов подряд в течение рабочего дня);

          - появления на работе в состоянии  алкогольного, наркотического или

иного токсического опьянения;

          - разглашением охраняемой законом  тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением

им трудовых обязанностей;

         - совершения по месту работы  хищения (в том числе мелкого)  чужого имущества, умышленного  его уничтожения или повреждения,  установленных вступившим в законную  силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;

         - нарушение работником требований  по охране труда, если это  нарушение повлекло за собой  тяжкие последствия (несчастный  случай на производстве,

авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления та-

ких последствий;

         7)   совершения виновных действий  работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя;

         8)   совершения работником, выполняющим  воспитательные функции, аморального  поступка, несовместимого с продолжением  данной работы;

          9) в других случаях, установленных  ТК РФ.

Не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем – физическим лицом) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

    Так же Трудовым кодексом предусматривается (ст.83) прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (призыв работника на военную службу, осуждение работника к наказанию, прекращение допуска к государственной тайне и т.п.). Трудовой договор может быть также прекращен вследствие нарушения установленных ТК РФ или иным федеральным законом заключения трудового договора (ст.84).

Общий порядок оформления прекращения трудового договора предусмотрен ст. 84′ ТК РФ.

Служба кадров организации ведет учет уволенных работников в журнале регистрации уволенных.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия тpyдового  договора (контракта) с работником (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником службы кадров, подписываются руководителем организации и объявляются работнику(ам) под роспись. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке и в трудовой книжке работника.

Образец приказа (распоряжения) о прекращении действия (расторжения) трудового договора приведен в Приложении 11.

12.  Хранение документов

  Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело включаются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 5 лет. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков, взысканиях, дежурствах. Приказы о кратковременных внутрироссийских командировках  группируются в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказов. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 5 лет.

Особого внимания требует  ведение личных дел.

В процессе деятельности служба кадров ежедневно создает  и получает

документы. После их использования  в оперативной деятельности для  решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь в любое время.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дело, служит номенклатура дел, которая по сути дела является систематизированным списком дел, которые ведутся службой кадров.