Состав кадровой документации

Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место.

2.     Анкета

В настоящее время  широкое распространение получили анкеты – «опросные листы для  получения определенных сведений».

Анкета заполняется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются кадровым работником, заверяются его подписью и печатью.

3.    Автобиография

Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. Автобиография пишется от руки в произвольной форме.

6.   Характеристика

Характеристика –  официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств.

Она имеет следующие  реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдавшей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

 Подписывается характеристика  руководителем организации и  заверяется гербовой печатью.

Характеристика как  обязательный документ при приеме на работу ТК РФ не предусмотрен. Однако при отборе кандидатов на руководящие должности она находит широкое применение.

5.    Заявление о приеме на работу

При поступлении на работу гражданин подает письменное заявление, в котором излагает просьбу о зачислении в организацию, указывая свою фамилию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки.

В заявлении о приеме на работу указывают следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а  также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В ст. 65 ТК РФ указаны документы, которые необходимо представить при приеме на работу:

-     паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-    трудовую книжку, за исключение случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-     страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-    документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-     документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

6.   Трудовой договор (контракт)

В настоящее время  основанием для приема является трудовой договор, который, в соответствии со ст.16 ТК РФ заключается между работником и ра-

ботодателем.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. На основании трудового договора, подписанного сторонами трудовых отношений, руководитель предприятия издает приказ о приеме соответствующего работника на работу.

Содержание трудового  договора определено ст.57 ТК РФ. В соответствие с ее требованиями в трудовом договоре в обязательном порядке указываются  Ф.И.О. работника, а также работодателя (физического лица) и, кроме того, наименование должности работодателя и предприятия, от лица которого он действует. При этом основу содержания трудового договора образуют существенные и дополнительные условия.

К существенным условиям трудового договора относятся:

• место работы работника (с указанием наименования структурного подразделения организации);
• дата начала работы, с которой работник приступает к ее исполнению. Для срочного договора указывается продолжительность его действия – количество лет или месяцев;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации с полным соответствием со штатным расписанием организации;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя по отношению к работнику, с которым, в данном случае, заключается трудовой договор;
• характеристики условий труда работника, а также компенсации и льготы, предусмотренные для него за работу в тяжелых, вредных и (или) опас-

ных условиях;

• режим труда и отдыха работника: в содержании трудового договора должны быть оговорены такие условия, как неполный рабочий день или неделя, предоставление дополнительного перерыва в работе или дополнительного отпуска, обязательные часы работы (при гибком графике работы) и т.п.;
• условия оплаты труда работника, включая размер тарифной ставки или должностного оклада, а также доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (премии). Для доплат, надбавок и поощрительных выплат (премий) указываются основания и условия для их выплаты работнику. В этом же пункте трудового договора указываются и даты выплаты заработной платы;

В необходимых случаях  в содержание договора могут быть включены и некоторые дополнительные условия, такие как:

• Об испытаниях работника. В общем случае срок испытания не может  превышать 3-х месяцев для работников из числа исполнителей и специалистов и 6-ти месяцев – для работников из числа руководителей и их заместителей. Отдельным категориям работников испытание при приеме на работу не может быть установлено. О неразглашении работником охраняемой законом тайны. Данное условие может быть включено только в трудовой договор, заключаемый с работником, которому сведения, составляющие охраняемую законом тайну, станут известны в связи с исполнением возлагаемой на него по договору трудовой функции. Кроме того, в этом случае в трудовом договоре (приложении к нему) должно быть указано, какие именно сведения, содержащие в себе охраняемую законом тайну, доверяются работнику. С работниками, которые в соответствии с возлагаемой на них по договору трудовой функцией будут иметь доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, последний заключается только после оформления работнику допуска по установленной форме;
• Об обязанности работника отработать на предприятии по окончании обучения не менее установленного данным трудовым договором срока (данное

условие может быть включено в трудовой договор, заключаемый с работником,

обучение которого производилось  за счет организации).

В соответствии со ст.67 ТК РФ заключение трудового договора заключается по установленной форме, предусматривающей: письменное оформление трудового договора, составление трудового договора в двух экземплярах, а также подписание трудового договора обеими сторонами трудовых отношений - работником и работодателем (в лице руководителя организации).  При этом один экземпляр договора остается в организации, а другой хранится у работника.

При заключении трудового  договора работник обязан предоставить работодателю необходимые документы, перечень которых определен ст.65 ТК РФ:

-    паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-    трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

-    страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-   документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую от соискателя специальных знаний или специальной подготовки).

 Оформление трудового  договора производится с учетом предписаний, соответствующих нормативно-методических документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 -2003 и требует наличия следующих реквизитов:

-    наименование предприятия;

-    наименование вида предприятия;

-    дата документа;

-    регистрационный номер документа;

-    текст документа;

-    подпись;

-    оттиск печати;

-    отметка об исполнителе;

-    идентификатор электронной копии документа.

Образец рекомендуемой  к использованию формы трудового  договора унифицированной с формами  документов по учету кадров Госкомстата РФ приведен в Приложении 2⁴.

7. Приказ о приеме на работу

Приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу (ф. №  Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф. № Т-1а) применяются  для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка.

Образец приказа (распоряжения) о приеме на работу приведен в Приложении 3.

8. Личная карточка

Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государст-

венного (муниципального) служащего (форма № Т-2 ГС (МС)) – это основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника организации. Карточка оформляется и ведется на каждого работника, при-

нятого в организацию  в соответствии с приказом (распоряжением) о приеме на

 работу.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся

в ней информации о  работнике, что дает возможность  оперативного поиска нужной карточки с помощью персонального компьютера.

Порядок оформления и  ведения личной карточки работника  установлен инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В соответствии с указанной  инструкцией оформление личной карточки работника производится уполномоченным должностным лицом службы кадров непосредственно после документирования факта приема работника на работу (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения руководителя организации) на основании следующих документов:

-     приказа (распоряжения) о приеме на работу;

-     трудовой книжки;

-     паспорта;

-      военного билета (для военнообязанных);

-      документа(ов) об окончании учебного заведения;

-      страхового свидетельства государственного пенсионного страхо-

ния;

-      свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

-      иных документов, предусмотренных законодательством.

Ведение личной карточки работника предполагает внесение в  ее разделы (графы) соответствующих  записей. Записи должны производиться  систематически, без сокращений – четким почерком, либо впечатываться на пишущей машинке или принтере.

Коды в зонах кодирования  проставляются в  соответствии с:

- Общероссийским классификатором  информации о населении (ОКИН);

- Общероссийским классификатором  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ШКПДТР);

- Общероссийским классификатором  специальностей по образованию  (ОКСО).

Хранение личных карточек работников организации осуществляется в алфавитном порядке. Присоединять к личным карточкам работников организации какие-либо другие документы по кадровой работе запрещается.