Состав кадровой документации

Общий порядок оформления прекращения трудового договора предусмотрен ст. 84′ ТК РФ.

Служба кадров организации ведет учет уволенных работников в журнале регистрации уволенных.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия тpyдового  договора (контракта) с работником (ф. № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются работником службы кадров, подписываются руководителем организации и объявляются работнику(ам) под роспись. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке и в трудовой книжке работника.

Образец приказа (распоряжения) о прекращении действия (расторжения) трудового договора приведен в Приложении 11.

 

 

 

 

 

 

 

5. Оформление временного отстранения от работы

Службе кадров иногда приходится оформлять отстранение работника от

работы на короткий период без выплаты заработной платы.

В соответствии со ст.76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника:

-   появившегося  на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

-     не прошедшего  в установленном порядке обучения  и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

-    не прошедшего  в установленном порядке обязательный  предваритель-

ный или периодический  медицинский осмотр;

-     при выявлении  в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работником работы, обусловленной трудовым договором.

Работодатель отстраняет от работы (не допускает к работе) работника на весь период времени  до устранения обстоятельств, явившихся  основанием для отстранения от работы или недопущения к работе.

Отстранение от работы оформляется  приказом. Основанием для его подготовки  должны быть документы, подтверждающие обстоятельства, явившиеся причиной отстранения.

Период отстранения  не всегда может быть сразу установлен, поэтому конкретная дата в приказе может не указываться.

Приказ об отстранении  не имеет унифицированной формы  и составляется индивидуально. Проект обязательно согласовывается с  юристом. Копия приказа направляется в бухгалтерию для приостановки начисления заработной платы.

6. Оформление отпусков

Всем работникам организаций всех форм собственности предоставляются отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. (ст.115 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в

соответствии с ТК РФ (гл.19) и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возмож-

ностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые прини-

маются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной  организа-

ции.

Право на использование  отпуска за первый год работы возникает  у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев.

Отпуска можно разделить по:

• видам (ежегодные основные, ежегодные дополнительные, целевые дополнительные);
• оплате  (оплачиваемые, неоплачиваемые, частично оплачиваемые).

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год в 3-х экземплярах. Один остается у работника, ведущего кадровую документацию, другой передается в бухгалтерию, и третий в виде выписки передается в структурные подразделения.

График отпусков (ф. №  Т-7) применяется для отражения  сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – это сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. График отпусков визируется руководителем службы кадров, руково-

дителями структурных  подразделений, согласовывается с  выборным профсою-

зным органом, утверждается руководителем организации.

В обязанности работника, ведущего кадровое делопроизводство, входит контроль за соблюдением графика очередности отпусков в течение года.

Образец графика отпусков приведен в Приложении 6.

Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) 

и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а)  применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Составляются работником службы кадров и объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику приведен в Приложении 7.

 

7. Оформление  командировок

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ (ст. 166 – 169).

Приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (ф. № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и) на основании служебного задания (в. Т-10а), утвержденного руководителем организации.

Приказы заполняются  работником службы кадров и подписываются руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых) , а также цель, время и место командировки.

Командировочное удостоверение (ф. № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Командировочное удостоверение  выписывается работником службы кад-

ров на основании приказа  о направлении в командировку в одном экземпляре по установленной унифицированной форме и регистрируется в журнале. Форма журнала не унифицирована.

Образец приказа (распоряжения) о направлении работника в  командировку приведен в Приложении 8.

Образец командировочного удостоверения приведен в Приложении 9.

8. Оформление  поощрений и дисциплинарных взысканий

1. Согласно ст.191 ТК  РФ поощрением за добросовестный  труд является: благодарность, премия, ценный подарок, почетная грамота,  присвоение звания лучший по  профессии.

За особые трудовые заслуги  перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.

Приказ (распоряжение) о  поощрении работника (ф. № Т-11) и  приказ

(распоряжение) о поощрении работников (ф. № Т-11а) применяются для офор-

мления и учета поощрений за успехи в работе.

Приказы составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации и объявляются работнику(ам) под роспись. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Образец приказа (распоряжения) о поощрении работника приведен в Приложении 10.

2. В соответствии со  ст. 192 ТК РФ «За совершение  дисциплинарного проступка», т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания в следующей форме:

-    замечание;

-    выговор;

-    увольнение  по соответствующим основаниям.

Для государственных  служащих применяется дополнительно  и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

За каждый проступок  может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. До применения взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменном виде. При отказе дать объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст.193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением) на

основании служебной  записки руководителя подразделения  и объяснительной записки провинившегося и объявляется под роспись работнику.

Приказ о дисциплинарном взыскании не имеет унифицированной  формы

и составляется индивидуально. Проект согласовывается с юристом.

 

9. Трудовые  книжки и работа с ними

Трудовая книжка установленного образца является основным докумен-

том о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия (ст.66 ТК РФ). Порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также формы соответствующих бланков, порядок их изготовления и обеспечения ими работодателей регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а порядок заполнения трудовых книжек (вкладышей к ним) «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Организация  обязана вести трудовые книжки на каждого своего работника, проработавшего свыше 5 дней, при условии, что работа в данной организации является для работника основной. В трудовую книжку как это предусмотрено ст.66 ТК РФ, вносятся сведения о:

• работнике;
• выполняемой работником работе;
• переводах работника на другую постоянную работу;
• награждениях работника за успехи в работе;
• увольнении работника.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, за исключением случаев, когда взыскание  является увольнением работника с работы.

В соответствии с Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи в трудовой книжке производятся аккуратно –  перьевой, шариковой или гелиевой ручкой (световодостойкими чернилами, пастой или гелем черного, синего или фиолетового цвета) и без каких-либо сок-

ращений. Записи дат во всех разделах документа производятся арабскими циф-

 рами: число и месяц  – двузначными, год – четырехзначными.

Оформление трудовой книжки работнику организации, принятому на работу впервые, осуществляется, как это предусмотрено правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, службой кадров в срок не более 7 дней, исчисляемых с даты приема на работу данного работника и в его присутствии. При оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике предприятия: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) работника, образование (профессия, специальность) работника, сведения о выполняемой работником (порученной ему в соответствии с заключенным трудовым договором) работе. Перечисленные сведения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки с соблюдением следующих требований:

• Фамилия, имя, отчество работника указывается полностью, без сокращений или замены инициалами на основании сведений из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника;
• Дата рождения работника – число, месяц и год – указывается полностью на основании сведений из тех же документов;
• Сведения об образовании работника (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) указываются на основании сведений из соответствующих документов (аттестата, диплома, удостоверения, свидетельства и т.п.);
• Сведения о профессии (специальности) работника указываются на основании сведений из документов об образовании (квалификации или наличии специальных знаний), в случае если работник принимается (переводится) на работу, требующих специальных знаний (специальной подготовки).